Асистент(-ка) з адміністративних питань

Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистента(-ки) з адміністративних питань у м. Києві.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Асистента(-ка) з адміністративних питань підпорядковується Керівнику регіонального офісу та Координатору адміністративного відділу і тісно співпрацює з регіональною командою на місці та командою фінансово-адміністративного відділу Фонду.

ОБОВ'ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Збір, систематизація та зберігання документації та матеріалів за результатами діяльності регіонального офісу у паперовій та електронній формі;

• Зустріч бенефіціарів на рецепції;

• Організація та підтримка зустрічей з донорами;

• Організація, контроль та поповнення всього необхідного для кімнат перемовин, зони очікування,  зони рецепції;

• Збір фінансової документації (рахунки тощо) регіональної команди та подання їх на відшкодування витрат, відповідно до процедур БФ «Право на захист» та у визначені строки; 

• Замовлення необхідних послуг, канцелярських товарів тощо; 

• Підтримка контактів з постачальниками з питань організації тренінгів, семінарів, робочих зустрічей, публічних заходів, прес-конференцій;

• Консультація команди щодо процедури бронювання готелів, квитків на потяг/автобус/літак та оформлення відрядження;

• Підготовка різноманітних протоколів засідань, контроль за тим, щоб персонал дотримувався термінів виконання завдань, визначених зазначеними протоколами (за наявності), підготовка наказів, пов’язаних з організацією зустрічей, робочих груп, публічних заходів, круглих столів тощо;

• Моніторинг обліку персоналу в ССО, щоденні записи заїзду/виїзду; підтвердження наявності списків відвідувань тренінгів, зустрічей та заходів, належним чином підписаних учасниками;

• Ведення та розподілення вхідної кореспонденції корпоративної пошти Фонду;

• Переклад різноманітних вхідних/вихідних документів та усний переклад за потреби;

• Контроль здачі МТЗ та брендового одягу, посвідчень та ін при звільненні працівника з регіональної команди;

• Видача та облік брендованого одягу та канцелярії;

• Відправка документів НП Київської команди;

• Збір щомісячної звітності по результатам діяльності регіональної команди;

• Замовлення друкованої продукції та контроль залишків роздаткових матеріалів;

• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;

• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;

• Гарні комунікативні навички;

• Здатність і готовність навчатися;

• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;

• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;

• Сильні організаційні здібності;

• Вільне володіння українською, російською, знання англійської мови буде перевагою;

• Гнучкість та відповідальність.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до 30 грудня 2024 року з можливістю продовження, що залежатиме від виконання завдань та подальшого фінансування;

• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;

• Наставництво;

• Дружня та енергійна команда.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надсилайте резюме на адресу  Отправить резюме  зазначивши в темі листа "Адміністративний асистент_Київ". Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

ДАТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ЗАЯВОК

10 жовтня 2024 року. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право дострокового завершення конкурсу.