Logistics Finance Administrator / Діловод (Логістичний відділ)

MAG Ukraine 

Position Title: Logistics Finance Administrator

Duty Station: Kyiv

Type of Appointment: 13.12.2024 with the possibility of extention

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: 21 October 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate

Salary: 38 500 UAH gross / 30 993 UAH 

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

ABOUT THE ROLE:

Detailed Responsibilities

• Liaises between Logistics & Finance for documentation required by Ukrainian Legislation   
• Prepares necessary documents.  
• Provides reception, accounting, registration, control of the execution of documents, information and reference service and storage of document information. 
• Sends documentation to structural units and ensures sending of documents to counterparties.
• Controls the quality of preparation, the correctness of drafting, coordination, and approval of documents submitted for signature to management.  
• Performs operational communication with counterparties regarding the request and provision of the necessary documents. 
• Performs typewriting and duplicating works. 
• Performs document accuracy checks as requested by management for compliance with internal MAG policies and procedures. 
• Performs other separate management assignments.

ABOUT YOU:

• Higher specialized education (bachelor).
•  It is desirable to have work experience in the field - from 1 year. 
• Ability to use Microsoft Office (Word, Excel) and professional software. 
• Experience in working with primary accounting documents 
• Language skills: Ukrainian – native; English - intermediate level

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 21 October 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 

MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

MAG Україна

Назва посади:  Діловод (Логістичний відділ)
 Тип призначення: до 13.12.2024 з можливістю подовження
Дата завершення: 21 жовтня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Дата початку роботи: ASAP

Заробітна плата: 38 500 грн на місяць (до оподаткування) / Приблизно 30 993 грн на місяць 

Бачення MAG - MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Місія MAG - З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.
 
 MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Обов`язки:

• Здійснення зв’язку між відділами логістики та фінансів щодо необхідної документації відповідно до встановлених Законодавством України вимог.
• Ведення обліку необхідної документації.
• Відповідати за: прийом, облік, реєстрацію та контроль оформлення документів, надання інформації відповідно до запиту, зберігати та контролювати ведення важливих для роботи документів.
• Надсилати документацію до структурних підрозділів та забезпечувати відправку необхідних
• документів контрагентам.
• Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження та затвердження поданих документів на підпис керівництву.
• Здійснює оперативний зв'язок з контрагентами щодо запиту та надання необхідних для робочих процесів документів.
• Перевіряти наявну документацію відносно правильності та витриманості відповідно зі встановленими нормами та політики MAG.
• Інші окремі управлінські доручення
     ПРО ВАС:
• Ми шукаємо кандидата:
• Вища освіта 
• Досвід роботи на аналогічній посаді
• Просунутий рівень користувача Microsoft Office (Word, Excel) та інше професійне програмне забезпечення.
• Досвід роботи з первинною бухгалтерією  
• Знання мови:
• Українська – рідна
• Англійська мова - середній рівень

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до  21 жовтня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена. 

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.