Project Support Officer/ Керуючий регіональним офісом у м.Суми

Загальна мета: PSO працює як важливий член різноманітної команди, яка прагне служити найвразливішим групам шляхом надання допомоги та піклування. Він/вона виконуватиме адміністративні та матеріально-технічні функції, а також підтримуватиме зв’язок із ключовими органами влади. Він/вона забезпечить економічно ефективну роботу команд підтримки Medair. 

Огляд проєкту: Medair почала працювати в Україні на початку березня 2022 року у відповідь на конфлікт між Росією та Україною. Заходи у сферах охорони здоров’я, психічного здоров’я, житла, розподілу та водопостачання та санітарії здійснюються різноманітною командою професіоналів, розташованих по всій країні. Деякі є статичними, інші пересуваються для підтримки кількох місць.

Основні обов'язки та відповідальність

Лідерство

• Заміщення Координатора програми, який включатиме координацію функцій і нагляд за командами програми та підтримки.

Управління програмою та якістю

• Підтримка гуманітарних принципів гуманності, нейтралітету, неупередженості та незалежності.
• Повага до цінностей Medair завжди, як у робочий час, так і поза ним.
• Знання, розуміня та дотримування внутрішньої політики та процедур Medair.
• Дотримування посібника та правил Medair для внутрішнього персоналу (ENC).
• Тісна співпраця з відповідними сторонами, внутрішніми та зовнішніми, щоб забезпечити ефективну матеріально-технічну підтримку команди
• Підтримка в аналізі та визначенні пріоритетів заходів на основі потреб, визначених під час актуальних оцінювань.
• Визначення, залучення та рекомендація місцевих професійних постачальників послуг на основі їх здатності запроваджувати якісні технічні заходи реагування в надзвичайних ситуаціях
• За необхідності; мобілізація/набір команди тимчасових робітників (кваліфікованих і некваліфікованих), пропонуючи навчання, яке б відповідало необхідним завданням, надання їм всіх необхідних засобів для роботи і координування їхньої участь у проекті.

Фінансове та матеріально-технічне управління

• Логістичне забезпечення офісу, обслуговування об'єктів, управління автопарком, управління обладнанням.
• За необхідності контактування з орендодавцем приміщення та/або агентом.
• За необхідності контактування з орендодавцем автомобіля.
• Підтримка фінансової звітності щодо всіх видів діяльності та ресурсів.
• Підтримка команди логістів у зіставленні та раціоналізації подібних проектів для підвищення економії закупівель.
• Ведення точних записів, щоб підтримувати оплату постачальників і працівників для діяльності з інфраструктури, напрямку притулків та водопостачання/водовідведення.
• Підтримка команди логістики в питанні контролю якості запитів на закупівлі, поданих для проектів інфраструктури, водопостачання і притулків.

Комунікація та координація

• Ефективна співпраця з різними зацікавленими сторонами, включаючи багатогалузеві проектні групи, допоміжні служби (наприклад, відділ кадрів, фінанси, охорона) і зовнішні сторони (наприклад, НУО, уряд, постачальники, постачальники послуг), щоб забезпечити своєчасне виконання робочих планів.
• Забезпечення проактивної підтримки лінійного керівника для виконання інших завдань за запитом.

Управління якістю

• Підтримка координатора програми, щоб переконатися, що проекти реалізуються відповідно до вимог донорів і відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів.
• За допомогою регулярних візитів на місця контролювати роботу підрядників і працівників у сфері інфраструктури, укриття та водопостачання. Особливо слідкуйте за охороною здоров’я та безпекою, технічною якістю, екологічністю (тобто управлінням відходами), а також залученням бенефіціарів та відгуками.
• Надавати відгуки про роботу підрядників/нерегулярних робітників, звертаючись за вказівками щодо вирішення будь-яких проблем.
• Дотримання протоколів Medair щодо COVID-19 і поширення їх під час реалізації заходів щодо інфраструктури/притулків.
• Активна підтримка та керування механізмом зворотного зв’язку бенефіціарів Medair — позитивним і негативним.

  Кваліфікація / Досвід 

Професійна кваліфікація 

• Професійна / спеціалізована / технічна кваліфікація у відповідній галузі
• Знання відповідних будівельних матеріалів / методів.

Досвід роботи 

• Досвід роботи за фахом 2 роки. Мінімум 3 роки досвіду роботи в логістиці, бажано в НГО
•  Досвід управління. Гуманітарний досвід. Досвід в проектуванні і будівництві буде перевагою. 

Мови 

• Гарна українська (розмовна та письмова)
• Письмова та розмовна англійська

IT 

• Грамотний та досвідчений користувач програмного забезпечення MS Office, включаючи Word та Excel         

Мотивація 

• Захоплюється служінням найуразливішим. Ентузіазм. Самомотивований.
• Бажання вчитися. 

Командоутворення 

• Командний мотиватор, координатор з відмінними здібностями до командоутворення. 
• Командний гравець з чудовими навичками спілкування. 
• Бажання підтримати інших і розділити навантаження. 
• Здатність до нарощування потенціалу. 
• Попередній досвід роботи в мультикультурній команді. 
• Досвід навчання/наставництва персоналу. 

Адаптивність 

• Гнучкий і готовий виконувати інші відповідні завдання, щоб полегшити виконання проекту. 
• Вирішувач проблем.
• Креативний, відкритий, гнучкий, здатний самонавчатися. 
• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.

Технічна експертиза 

• Сильне спілкування, особливо вербальне.

   Менеджмент і лідерство 

• Вміє розставляти пріоритети та керувати часом. 
• Здатний представити чіткі та точні дані.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.  

The PSO works as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care. The PSO will lead administrative and logistical functions as well as liaison with key authorities. He / She will ensure the cost-effective running of the Medair support teams. 

Medair began operating in Ukraine early in March 2022 in response to a conflict arising between Russia and Ukraine. Interventions in the sectors of Health, Mental Health, Shelter, Distributions, and Water & Sanitation are delivered by a diverse team of professionals located across the country. Some are static, other are roving to support multiple locations.

Leadership

• Deputise for the Program Coordinator, which will include coordination of functions and oversight of program and support teams.

Program and Quality Management

• Uphold the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence.
• Respect the Medair values at all times, both within and outside of working hours. 
• Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures.
• Adhere to Medair Employees on National Contract (ENC) handbook and regulations.
• Work closely with relevant parties, internal and external to provide effective logistical support to the team
• Support in the analysis and prioritisation of interventions based on needs identified through desktop studies.
• Identify, engage, and recommend local professional service providers based on their capacity to implement quality technical responses in an emergency timeframe
• Where appropriate; mobilise/recruit teams of casual workers (skilled and unskilled) offering proportional training to the required tasks, equip them and coordinate their project engagement.

Financial and Logistical Management

• Logistical support for the base, facility maintenance, fleet management, equipment management.
• Liaise with house owner and/or the agent as necessary.
• Liaise with car lease owner as necessary.
• Maintain financial accountability of all activities and resources.
• Support logistics teams in collating and rationalising similar projects to increase economy in procurement.
• Keep accurate records to support supplier and labour payments for Infrastructure, Shelter and WASH activities. 
• Support logistics teams in quality control of purchase requests raised for Infrastructure, WASH and Shelter projects.

Communication and Coordination

• Work effectively with various stakeholders including multi-sector project teams, support functions (e.g. HR, Finance, Security) and external parties (e.g. NGOs, government, suppliers, service providers) to ensure timely implementation of work plans.
• Provide proactive support to the line manager for other tasks as requested.

Quality Management

• Support the program coordinator to ensure projects are implemented in line with donor requirements and in accordance with Medair, donor, country and international standards.
• Through regular field visits, monitor performance of Infrastructure, Shelter and WASH contractors and labour teams. Specifically monitor the health and safety, technical quality, environment consideration (i.e., waste management) and beneficiary engagement and feedback.
• Provide feedback on the performance of contractors/casual labour, seeking guidance as required for dealing with any issues.
• Observe and promote Medair’s COVID-19 protocols throughout the implementation of infrastructure/shelter interventions.
• Actively support and lead Medair’s beneficiary feedback mechanism—positive and negative.

Qualification / Experience

• Professional / vocational / technical qualification in a relevant field
• Knowledge of appropriate construction materials/ methods.

 Work experience 

• 2 years Post-qualification professional experience. 
• Minimum 3 years work experience in logistics, preferably in an NGO setting

 Management experience.

•  At least five years of experience working in the design and construction industry. 
• Humanitarian experience. 

 Languages 

• Good Ukrainian (spoken and written)
•  English written and spoken 

IT 

• Competent and experienced user of MS Office software, including Word and Excel         

 Motivation 

• Passionate about serving the more vulnerable. 
• Enthusiasm. 
• Self-motivated. 
• Desire to learn. 

 Team-building 

• Team motivator, coordinator with excellent capacity for team building. 
• Team-player with excellent inter-personal skills. 
• Willing to support others and share workloads. 
• Aptitude for capacity-building. 
• Previous experience working in a multi-cultural team. 
• Experience in training/mentoring staff.

Adaptability 

• Flexible and willing to perform other relevant tasks in order to facilitate the running of the project. 
• Problem solver.
• Creative, open-minded, flexible, self-learner. 
• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels.

 Technical expertise 

• Strong communication, particularly verbal.

 Management and leadership 

• Able to prioritise and manage time. 
• Able to present clear and accurate data.

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.