Асистент з забезпечення

Про IRC:
Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити та відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC надає життєво важливу допомогу та підтримку біженцям, змушеним тікати від війни або катастрофи. Сьогодні IRC працює у понад 40 країнах та 22 містах США, відновлюючи безпеку, гідність та надію для мільйонів людей.

Опис роботи:
 Асистент з забезпечення підтримує операції   ланцюга постачання, забезпечуючи ефективні закупівлі, логістику та управління запасами. Ця роль є критично важливою для своєчасної доставки гуманітарної допомоги та ресурсів у постраждалі райони.

Основні обов’язки:

1. Поставки та транспортування:
   • Координувати транспортування та розподіл товарів для забезпечення своєчасної доставки.
   • Моніторити статус відправлень та надавати регулярні оновлення менеджеру з забезпечення.
   • Забезпечувати отримання та зберігання всієї необхідної документації щодо всіх логістичних заходів.
   • Допомагати у розробці логістичних планів для підтримки реалізації проектів.
   • Контролювати та приймати участь узавантажувальних та розвантажувальних роботах для забезпечення належного поводження з товарами.
   • Підтримувати співпрацю з транспортними постачальниками для узгодження вигідних умов та тарифів.
   • Вирішувати будь-які логістичні проблеми та пропонувати рішення для підвищення ефективності.
   • Допомагати офіцеру з управління автопарком з іншими завданнями, пов’язаними з управлінням автопарком.

1. Управління запасами та активами:
   • Підтримувати точні записи інвентаризації та активів і проводити регулярні перевірки.
   • Забезпечувати належне маркування всіх активів відповідно до стандартних операційних процедур IRC.
   • Допомагати в управлінні складськими операціями, забезпечуючи належне зберігання та обробку товарів.
   • Готувати та подавати звіти про інвентаризацію за потреби.
   • Впроваджувати та контролювати використання систем управління інвентаризацією.
   • Допомагати у проведенні періодичних фізичних перевірок інвентаризації та усувати розбіжності.
   • Забезпечувати, щоб усі процедури інвентаризації відповідали стандартам безпеки та нормативним вимогам.

1. Дотримання вимог та звітність:
   • Працювати з персоналом складу, автопарку, управління активами та адміністративним персоналом для підготовки та підтримки всебічних записів і звітів щодо автопарку, транспортування, активів та адміністративних завдань за запитом.
   • Забезпечувати цілісність та конфіденційність даних у всіх звітних заходах.

1. Адміністративні завдання:
   • Сприяти управлінню комунікацією з постачальниками, включаючи відповіді на запити, перевірку рахунків, організацію запитів на закупівлю, запитів на оплату тощо.
   • Приймати, реєструвати, консультувати, направляти та контролювати внутрішніх і зовнішніх відвідувачів.
   • Забезпечувати наявність всього необхідного обладнання та матеріалів під час зустрічей, конференцій.
   • Організовувати місцеві поїздки до/з Миколаєва, включаючи бронювання готелів.
   • Організовувати офісний простір, включаючи меблі та екскурсії для відвідувачів і новоприбулих співробітників.

Вимоги до кандидата:

Освіта:

• Диплом коледжу або еквівалент у галузі управління постачання, логістики, бізнес-адміністрування або суміжній галузі.
• Додаткові сертифікації у сфері постачання або логістики є перевагою.

Досвід:

• Мінімум 1 рік досвіду у сфері постачання, логістики або закупівель, бажано у гуманітарному секторі.
• Досвід роботи у багатокультурному середовищі є перевагою.
• Досвід роботи з системами управління інвентаризацією та програмним забезпеченням для закупівель є бажаним.
•  

Навички та компетенції:

• Сильні організаційні та навички управління часом.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички.
• Володіння пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Знання програмного забезпечення для управління постачання є плюсом.
• Здатність працювати під тиском та виконувати кілька завдань одночасно.
• Сильні аналітичні та проблемно-орієнтовані навички.
• Увага до деталей та здатність підтримувати точні записи.

Мова:
 Вільне володіння українською, базове володіння англійською обов’язкові. Вільне володіння англійською буде додатковою перевагою.

Робоче середовище:
 У деяких частинах країни триває активний конфлікт, і є можливість подальшого розширення конфлікту та насильства в інші райони. Персонал повинен дотримуватися всіх політик та процедур безпеки IRC, що застосовуються до персоналу. Питання безпеки буде ретельно обговорено під час співбесіди.

Стандарти професійної поведінки:
 IRC та працівники IRC повинні дотримуватися цінностей та принципів, викладених у Кодексі поведінки IRC Way. Це Чесність, Служіння та Відповідальність. Відповідно до цих цінностей, IRC впроваджує та забезпечує дотримання політик щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та насильства, захисту дітей, створення робочого місця без домагань, фінансової чесності, захисту від репресій, боротьби з торгівлею людьми та кількох інших.

IRC є роботодавцем, що надає рівні можливості. IRC розглядає всіх кандидатів на основі їхніх заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або інвалідності.