Procurement Assistant/Асистент із закупівель

АСИСТЕНТ ІЗ ЗАКУПІВЕЛЬ ДЛЯ ВІДОКРЕМЛЕНОГО ПІДРОЗДІЛУ ХЕЛП – ХІЛЬФЕ ЦУР ЗЕЛЬБСТХІЛЬФЕ Е.Ф. В УКРАЇНІ

Про Help:

Німецька гуманітарна організація «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) працює по всьому світу протягом вже 40 років. Наразі ми впроваджуємо проекти у більше ніж 25-х країнах. (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua ).

З часу свого заснування у 1981 році, Help прагне надавати швидку, стабільну та довгострокову допомогу та підтримку людям, що її потребують. Help покращує умови життя та підвищує стійкість людей у скрутному становищі в усьому світі.

Help шукає кваліфікованого кандидата на позицію Асистент із закупівель для забезпечення проектної діяльності. 

Місце діяльності: Київ.

Дата початку роботи: якнайшвидше

Обов’язки та відповідальність:

• Підготовка документів для аудиту дотримуючись процедур закупівель Help.
• Організація закупівлі товарів і послуг, проведення дослідження ринку, розробка відповідних документів, вибір постачальників.
• Допомога фахівцям на місцях створювати чіткі та зрозумілі запити на купівлю.
• Підготовка необхідної документації щодо поставок і фінансових операцій Help.
• Збір, архівування та регулярне оновлення документів, що стосуються проектів (контракти, пропозиції,  додатки, накладні, звіти).
• Допомога програмному та офісному персоналу у закупівлях.

Кваліфікації та навички:

• Вища освіта бажана (фінанси, адміністрація, юриспруденція тощо)
• Необхідне знання англійської мови не нижче рівня B1 (читання, письмо).
• ІТ обізнаність (word, excel).
• Наявність досвіду в сфері закупівель або в суміжній сфері бажано.
• комунікативні навички, ініціативність, відповідальність.
• Здатність до ефективного вирішення конфліктів.
• Здатність працювати як самостійно, так і в складі команди.
• Здатність швидко навчатися та адаптуватися до нових завдань.

Ми пропонуємо:

• Гідну офіційну зарплату, прив’язану до євро
• Медичне страхування
• Уроки англійської мови
• Комфортний офіс з безперебійним енергоживленням та інтернетом, розташований в центрі Києва
• Кар'єрне зростання при продуктивній роботі

Звітність: Асистент з закупівель звітуватиме  фахівцю із закупівель згідно із процедурою, встановленою Help.

Запрошуємо кандидатів з інвалідністю подавати заявки.

Зацікавлені кандидати, що відповідають вимогам, запрошуються надсилати резюме (CV) англійською мовою до 30.09.2024.

Додаткові підтвердження (дипломи, рекомендаційні листи тощо) на цій стадії не потрібні.

Запрошуємо кандидатів з інвалідністю подавати заявки.

Повідомлення отримають лише ті кандидати, що пройдуть відбір для співбесіди.

Ми закликаємо кваліфікованих кандидатів надіслати резюме якомога швидше, адже заявки розглядатимуться на поточній основі.

PROCUREMENT ASSISTANT FOR THE REPRESENTATIVE OFFICE OF HELP - HILFE ZUR SELBSTHILFE E.V. IN UKRAINE

About Help:

German organization «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) has been active worldwide for 40 years. We are currently implementing different programs in more than 25 countries (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua ).

Since its foundation in 1981, Help has been committed to providing people in need with prompt, sustainable, and long-term aid and support. Help strengthens survivability, improves living conditions, and increases the resilience of people in difficulty worldwide.

Help is looking for a qualified candidate for the position of Procurement Assistant to support project activities.

Location: Kyiv.

Start date: ASAP

Duties and responsibilities:

• Preparation of documents for audit following Help procurement procedures.
• Organize the procurement of goods and services, conduct market research, develop relevant documents, and select suppliers.
• Assist field specialists in creating clear and understandable purchase requests.
• Prepare the necessary documentation for Help's supplies and financial transactions.
• Collecting, archiving and regular updating project-related documents (contracts, proposals, attachments, invoices, reports).
• Assist the program and office staff in procurement.

Qualifications and skills:

• University degree preferred (finance, administration, law, etc.)
• English language proficiency at least B1 level is required (reading, writing).
• IT skills (word, excel).
• Experience in procurement or related field is desirable.
• communication skills, initiative, and responsibility.
• Ability to effectively resolve conflicts.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Ability to learn quickly and adapt to new tasks.

We offer:

• Decent legal salary tied to the Euro
• Medical insurance
• English language lessons
• Comfortable office with uninterrupted power supply and internet, located in the centre of Kyiv
• Career growth in case of productive work

Reporting: The Procurement Assistant will report to the Procurement Officer according to the procedure established by Help.

Candidates with disabilities are welcome to apply.

Interested and eligible candidates are invited to submit their CVs in English by 30.09.2024.

No additional confirmation (diplomas, letters of recommendation, etc.) is required at this stage.

Only those candidates who are selected for an interview will be notified.

We encourage qualified candidates to submit their CVs as soon as possible, as applications will be reviewed on a rolling basis.