Керівник(-ця) ввіділу діловодства та документообігу

Київська школа економіки (KSE) — провідний освітній та дослідницький центр, що об'єднує академічну досконалість із практичними рішеннями для суспільства та бізнесу. До структури KSE входять п'ять ключових бізнес-юнітів: KSE University, що пропонує міжнародні бакалаврські та магістерські програми; KSE Graduate Business School, що надає програми MBA та корпоративні тренінги; KSE Institute, аналітичний центр із досліджень економіки, політики та бізнесу; KSE Foundation, що реалізує гуманітарні та освітні проєкти та KSE ProfTech, що пропонує професійно-технічне навчання.

Шукаємо Керівника відділу діловодства та документообігу, який відповідатиме за організацію щоденної роботи команди у частині документообігу, службової кореспонденції та підготовки адміністративних документів за шаблонами. Роль передбачає координацію руху документів між підрозділами, контроль строків, статусів і якості обробки, а також своєчасне виявлення та сигналізування про проблеми, затримки й вузькі місця в процесах. 

Вашими обов'язками будуть:
- налаштування та контроль різних частин організації в розрізі документообігу та офісної підтримки; 
- управління командою: розподіл задач, контроль виконання, пріоритизація навантаження;
- забезпечення повного циклу контролю за отриманням вхідної документації, включаючи системний моніторинг в eDocs та роботу з переліком неотриманих документів;
- координація проходження документів, кореспонденції та пов’язаних запитів між підрозділами;
- організація прийому, первинного опрацювання, реєстрації та маршрутизації вхідних документів, зокрема рахунків, актів, накладних та інших первинних документів;
- контроль строків, статусів, комплектності та якості обробки документів;
- організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією;
- організація підготовки типових документів за шаблонами, зокрема наказів;
- ескалація проблемних кейсів і затримок у погодженні, підписанні та зберіганні документації;
- проактивне виявлення ботлнеків, ризиків і системних проблем у процесах, пов?язаних із документообігом та кореспонденцією;
- підготовка короткої операційної звітності по навантаженню, строках і проблемних ділянках ввіреної роботи;
- формування пропозицій до архітектури документообігу в eDocs: логіки маршрутів погодження для різних типів документів та контроль за дотриманням матриці повноважень при розподілі ролей користувачів;
- розробка, впровадження та актуалізація внутрішніх регламентів і Положення про документообіг
контроль за дотриманням єдиних стандартів роботи з документами всіма підрозділами компанії;
- перевірка та валідація звітності від грантоотримувачів на відповідність вимогам грантових угод, контроль якості та повноти супровідного пакету документів.

Ми очікуємо:
- досвід управління командою або координації операційної функції;
- досвід роботи з документообігом, кореспонденцією або адміністративними процесами і управління відповідними командами, що обслуговують ці процеси;
- сильні навички організації роботи, контролю строків і виконавчської дисципліни;
- системність, уважність до деталей, вміння працювати з великим потоком задач;
- здатність координувати роботу між різними підрозділами;
- проактивна позиція: вміння бачити проблеми наперед, сигналізувати про ризики та налагоджувати порядок у процесах;
- впевнене користування робочими системами обліку та супроводу документів;
- буде перевагою досвід роботи у великій або структурованій організації, супроводу погоджувальних процесів, підготовки типових внутрішніх документів за шаблонами, а також роботи з електронним документообігом (eDocs або аналогічні системи) чи сервісними системами.

Ми пропонуємо:
- медичне страхування для вашого спокою та безпеки;
- корпоративні курси англійської – прокачуємо разом;
- комфортний офіс із власним укриттям за 5 хвилин від метро;
- турботу про ментальне здоров’я: корпоративний психолог, оплачувані лікарняні та додаткові дні відпочинку;
- корпоративне ком?юніті: івенти, нетворкінг, внутрішні ініціативи.

Ми існуємо, щоб створювати інтелектуальну основу для сильної та інноваційної економіки України. Приєднуйтесь до команди, яка формує економічне майбутнє України!