Асистент/-ка проєкту з партнерських відносин (Partnership Assistant)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Призначення

Під керівництвом Офіцера проєкту з партнерських відносин / Координатора з партнерських відносин / Регіонального координатора Асистент з партнерських відносин підтримує впровадження та супровід партнерських відносин із місцевими громадськими організаціями, волонтерськими групами та іншими місцевими партнерськими організаціями.

Посада передбачає надання адміністративної, координаційної та моніторингової підтримки процесам управління партнерськими відносинами на рівні регіону або проєкту. Асистент з партнерських відносин сприяє забезпеченню ефективної комунікації з партнерами, належному веденню документації та базовому супроводу реалізації грантів відповідно до процедур Acted та вимог донорів.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Підтримка партнерських відносин та координація

• Підтримка щоденної координації з партнерськими організаціями під керівництвом Офіцера проєкту з партнерських відносин.
• Виконання ролі першої контактної особи для рутинної комунікації з партнерами (електронна пошта, планування зустрічей, подальші контакти).
• Допомога в організації стартових зустрічей проєкту, оглядових та координаційних зустрічей із партнерами.
• Супровід виконання партнерських завдань і дедлайнів, за потреби передаючи питання безпосередньому керівнику. 

Підтримка реалізації грантів та документації

• Підтримка збору, організації та архівування документації партнерів, пов’язаної з реалізацією грантів.
• Допомога партнерам у розумінні базових вимог до звітності та строків подання (під керівництвом старшого персоналу).
• Підтримка перевірки партнерських звітів з адміністративної точки зору та на повноту.
• Підтримка актуального стану файлів з партнерських відносин (електронних та паперових) відповідно до стандартів архівування ACTED.

Підтримка розвитку потенціалу та навчання

• Допомога Офіцеру з розвитку потенціалу та Офіцеру проєкту з партнерських відносин у визначенні базових потреб у розвитку потенціалу на основі спостережень та зворотного зв’язку від партнерів.
• Підтримка організації тренінгів і воркшопів (логістика, запрошення, облік присутності).
• Ведення списків учасників, навчальних записів та документації щодо подальших дій.
• Підтримка поширення стандартів Acted, гуманітарних принципів, принципів підзвітності перед постраждалим населенням (AAP) та підходу «Не нашкодь» серед партнерів.

Моніторинг та польова підтримка

• Підтримка спільних польових візитів і моніторингових заходів, включаючи логістичну підготовку та ведення нотаток.
• Допомога команді моніторінгу та оцінки під час моніторингових заходів за участю партнерів (за запитом).
• Підтримка подальших дій щодо рекомендацій команди моніторінгу та оцінки спільно з партнерами та внутрішніми командами.

 Операційна підтримка (логістика, фінанси – лише підтримка)

• Логістика та закупівля (лише підтримка):

1. Підтримка підготовки форм замовлень або закупівельної документації за запитом безпосереднього керівника.
2. Підтримка планування переміщень у координації з програмними та логістичними командами.

• Фінанси (лише підтримка):

1. Підтримка базового фінансового супроводу бюджетів та підготовки документації під керівництвом відповідальних осіб.
2. Допомога у зборі підтверджуючих документів для фінансової звітності.

Дотримання вимог та прозорість

• Підтримка дотримання внутрішніх процедур Acted та вимог донорів шляхом належного документування та подальшого супроводу.
• Забезпечення точного ведення обліку:

1. протоколів зустрічей;
2. списків присутності;
3. фотографій та матеріалів з видимості;
4. кореспонденції та звітів у межах партнерських відносин.

• Своєчасне інформування безпосереднього керівника про потенційні ризики або питання відповідності.

 Інші завдання

• Надання перекладацької підтримки за можливості та за запитом.
• Виконання інших відповідних завдань за дорученням безпосереднього керівника.

Ключові показники ефективності 

• Своєчасне та точне архівування документації у сфері партнерських відносин
• Рівень адміністративної підтримки процесів партнерських відносин
• Своєчасний супровід комунікацій і зустрічей з партнерами
• Належна організація та документування тренінгів і координаційних заходів
• Дотримання процедур Acted та стандартів звітності

Навчання та розвиток

• Зобов’язання до безперервного навчання та участі у відповідних тренінгах.
• Поступовий розвиток навичок у сфері партнерських відносин, дотримання процедур та координації під наглядом.
• Активний внесок у вдосконалення процесів підтримки партнерських відносин через зворотний зв’язок та навчання. 

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

– Офіційне працевлаштування;

– Регулярний перегляд заробітної плати;

– 28 календарних днів щорічної відпустки;

– 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;

– Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;

– Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;

– Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;

– Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;

– Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;

– Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;

– Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;

– Перспективи кар’єрного зростання.

____________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”