Senior Admin/HR Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities

Administration

• Prepare administrative documents such as internal memos and letters upon request.
• Ensure that administrative procedures are implemented according to both Acted guidelines and Ukrainian legislation;

• Review, refine and update existing HR policies, procedures and systems that will support and enhance the overall organizational performance; 

Filing:

• Maintain all administration files in the country office, including personal folders for every staff member;
• Monitor the maintenance of up-to-date personnel records for all staff (on paper and on a hard drive), including contract documents, recruitment package, payroll and working time and policies documents;
• Ensure that no-one has access to personal folders, except upon specific request from Manager.

Staff Follow-Up

• Make sure all HR procedures are implemented according to Acted guidelines and standards;
• Maintain staff records and effective HR databases; monitor contractual status of staff;
• Ensure that staff appraisals are regularly made, as per Acted policies;
• Prepare the monthly HR reports according to Acted policies

Trainings management 

• Ensuring all staff understand Acted’s Code of Conduct and Organizational Policies, including providing relevant trainings to staff on these topics;
• Organize and conduct onboarding trainings for newcomers;
• Facilitate the development of staff orientation materials and trainings system.

Benefits management

• Monthly support and reporting on current benefits package services; 
• Provide information for staff about available benefits and any changes to the benefits package.
• Assist employees with benefit enrollment and ensure timely processing of benefit enrollment applications.
• Designing and implementing of new possible benefits.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”