Помічник Генерального директора (Assistant to General Manager)

Наш партнер, міжнародна компанія, оголошує конкурс на вакансію Assistant to General Manager

Мета посади:

Своєчасне виконання завдань, що визначаються Генеральним директором. Забезпечення допомоги Генеральному директору у щоденній роботі.

Професійні вимоги:

• Вища освіта
• Володіння англійською мовою на рівні Upper Intermediate
• Досвід роботи а адміністративному напрямку
• Досвід роботи персональним асистентом керівника від 3 років 
• Відмінні навики роботи з PC (Outlook, Word, Excel, Power Point, Internet)

Особисті вимоги:

• Вміння працювати з людьми, комунікабельність
• Відповідальність, пунктуальність, уважність, самостійність
• Здатність працювати в режимі багатозадачності
• Розуміння правил роботи з конфіденційною інформацією
• Адаптивність, гнучкість, порядність

Функціональні обов'язки:

1. Виконання завдань, що визначаються Генеральним директором
2. Збір документів на підпис Генерального директора. Допомога Генеральному директору у веденні та зберіганні документації.
3. Організація зустрічей, здійснення дзвінків, обмін кореспонденцією з клієнтами, партнерами.
4. Допомога в організації зустрічей з клієнтами та бізнес-партнерами.
5. Ведення протоколів зборів керівників.
6. Організація візитів VIP-гостей: підготовка запрошень, організація проживання гостей, допомога у підготовці програми перебування та зустрічей, допомога у перекладі за необхідністю.
7. Організація відряджень Генерального Директора та підготовка авансових звітів.
8. Допомога Генеральному Директору в підготовці необхідних звітів.
9. Інформування Президента Європейського регіону про графік роботи Генерального директора на поточний місяць (Visitor Tracking file)
10. Допомога у підготовці та проведенні спеціальних заходів Компанії.
11. За необхідністю виконання за дорученням керівника завдань та обов'язків тимчасово відсутніх працівників відділу
12. Ведення календаря подій Компанії.
13. Прийом кореспонденції, розподіл вхідної кореспонденції між співробітниками, реєстрація вхідних і вихідних документів, оформлення загальних наказів по компанії.
14. Замовлення обідів і води на заходи Special Events.
15. Допомога в організації відряджень співробітників компанії (перевірка заявок на відрядження, отримання підтвердження від Генерального директора компанії, бронювання готелів, замовлення і викуп ж/д і авіаквитків, підготовка наказів та посвідчень про відрядження, надання інформації по закордонним відрядженням співробітників). 
16. Допомога в організації візитів гостей в офіс компанії: ведення переговорів, бронювання готелів, підготовка інфо-пакетів, організація бізнес-ланчів для гостей, оформлення вітальних табличок для іноземних гостей компанії і розміщення їх в офісах. 

 Компанія пропонує:

• Офіційне працевлаштування згідно з КЗпП України в штат компанії
• Повний соціальний пакет (24 дні оплачуваної відпустки та оплата лікарняних)
• Прозора та вчасна з/плата
• Медичне страхування та страхування життя 
• Графік роботи: пн-пт 9-18, з обов’язковим відвідуванням офісу 2-3 рази на тиждень, а також за вимогою керівника. Протягом першого місяця та адаптації, відвідування офісу може бути частішим. 
• Локація офісу - недалеко від ст. м Палац Україна

Прохання надсилати CV із вказаним рівнем фінансових очікувань.