Логістичний асистент (закупівлі) / Logistics (Procurement) Assistant

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту. NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну. 

Асистент з логістики (закупівель) повинен підтримувати повсякденну діяльність відділу; підтримувати управління постачальниками, обробляти невеликі закупівлі, обробляти платежі тощо під керівництвом та наставництвом координатора з логістики (закупівель).  

Загальні обов'язки:

1. Дотримуватися політик, посібників, керівних принципів та вимог донорів NRC.

2. Виконувати делеговані логістичні функції відповідно до Плану дій під наглядом координатора з логістики.

3. Забезпечувати виконання щоденних оперативних закупівельних заходів відповідно до плану.

4. Забезпечувати належне зберігання всіх документів, що стосуються закупівель.

5.    Просувати та ділитися ідеями щодо вдосконалення функції закупівель.

6.    Надавати допомогу в процесі закупівель, включаючи проведення маркетингових досліджень, виявлення потенційних постачальників та отримання пропозицій або пропозицій.

7.    Надавати допомогу в регулярному оновленні трекерів закупівель, якщо це необхідно.

8.    Допомагати у створенні та управлінні замовленнями на закупівлю, забезпечуючи точність та дотримання встановлених процедур.

9.    Допомагати у веденні вичерпних та актуальних записів про закупівельну діяльність, контракти та інформацію про постачальників у паперовому та електронному вигляді на SharePoint.

10.    Виконувати інші обов'язки, доручені лінійним менеджером.

Конкретні обов'язки: 

1.    За відсутності відповідального за закупівлі, координатори з логістики допомагають у підготовці запитів на надання цінових пропозицій та джерел пропозицій і цінових пропозицій відповідно до правил та порогових значень NRC щодо закупівель.

2.    За відсутності відповідального за закупівлі, координатори з логістики (закупівель) готують листи про присудження та відмову, а потім розсилають їх відповідним учасникам тендеру.

3.    За відсутності відповідального за закупівлі, координатори з логістики (закупівель) допомагають у підготовці контрактів, використовуючи шаблони NRC Україна. Надають підтримку у підготовці запитів на надання цінових пропозицій, тендерних пакетів та аналізі пропозицій для складних закупівель і подають їх підписантам для перевірки та затвердження.

4. У разі необхідності та відповідно до робочого навантаження вводять дані та належним чином відображають усі етапи закупівель у системі закупівель Agresso відповідно до інструкції. Завантажувати в систему Agresso всі необхідні документи щодо закупівель.

5. Інформувати співробітників відділу логістики (закупівель), інших співробітників служби підтримки та програми про доставку товарів або надання запитуваних послуг.

6. Готувати пакети платежів, отримувати затвердження та подавати їх до фінансового відділу для обробки, а також ділитися оновленою інформацією з відповідними співробітниками.

7. Переконатися, що всі регулярні щомісячні/щоквартальні та щорічні платежі підготовлені. Перевірені та подані до фінансового відділу.

8. Здійснювати контроль та переконатися, що необхідні документи зібрані від інших колег/відділів/постачальників/постачальників послуг NRC.
9.    Після завершення формування файлу закупівлі регулярно переміщайте/переносьте файли закупівлі з робочої папки в нову папку для зберігання.

10.    Ведіть належний облік документів закупівель (та завантажуйте всі документи в Agresso). 

11.    Переконайтеся, що щотижневі результати роботи (планування завдань + регулярне оновлення завдань) узгоджені з координаторами з логістики та менеджером із закупівель.

12.    Підсумкові щомісячні звіти, включаючи кількість оброблених платежів та перелік завершених закупівель, перемістіть до нової папки для архівування.

Загальні професійні компетенції: 

• Бакалаврський ступінь у відповідній галузі (економіка, логістика або будь-яка інша галузь).
• Рівень англійської мови — середній.
• Бажаний попередній досвід роботи в міжнародних неурядових організаціях/агентствах ООН
• Впевнене володіння програмним забезпеченням та Microsoft Office (Word, Excel та PowerPoint).
  Ефективні комунікативні навички, як усні, так і письмові.
• Здатність працювати в команді.    
  
  Ми пропонуємо:
  
  
• Офіційне працевлаштування, фіксований національний контракт до кінця 2026р. з можливістю продовження;
• Конкурентну заробітну плата та медичне страхування;
• Графік роботи з 9.00 до 17.00;
• Можливості професійного зростання;
• Робота в динамічному та впливовому середовищі;
• Дана вакансія передбачає роботу в офісі.
  
  
  Норвезька рада у справах біженців (NRC) – роботодавець, що надає рівні можливості для розвитку. Вашу заявку на вакансію буде розглянуто за критеріями необхідних для позиції професійних навичок. Інші особистісні характеристики (такі як стать, вік, інвалідність, релігія, національне походження, сексуальна ідентифікація та інші) не будуть враховуватись при розгляді резюме.
  Ми контактуємо лише з кандидатами, які увійшли у “короткий список” претендентів за результатами відбору.
  Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.
  Щоб подати заявку на цю вакансію, натисніть посилання