Асистент програми / Program Assistant (Livelihood)

Місце роботи: Харків

Дата початку: Березень 2026

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі успішного проходження.

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним контролем Старшого фахівця програми, Асистент програми відповідає за коректність та повноту наданої інформації, забезпечуючи вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/ проекту, та збереження (архівування) всіх доручених та отриманих документів відповідним чином. 

Опис загальних обов'язків: 

•    Бере участь у щотижневих оперативних нарадах відділу, включаючи звітність та планування роботи. 

•    Забезпечує безперервну комунікацію протягом робочого часу через доступні канали: 

В офісі: електронна пошта, Microsoft Teams 

Під час подорожей: мобільний зв’язок 

•    Постійно підвищує кваліфікацію у сферах: 

аналіз МСП, бізнес-плани, звіти про рух коштів 

основи бухгалтерського обліку, маркетинг, e-маркетингові інструменти 

інші теми, затверджені керівництвом, через тренінги, вебінари, літературу 

•    Виконує затверджений план імплементації активності, інформує керівника про ризики. 

•    Розповсюджує інформацію про умови проєкту. 

•    Контролює динаміку заявок на участь у проєкті, пропонує шляхи підвищення ефективності інформаційних заходів. 

•    Допомагає оцінювати заявки:

•    Перший етап: аналіз економічної доцільності, перевірка бізнес-плану, публічної інформації, підготовка висновків. 

•    Телефонне інтерв’ю: збір та перевірка додаткової інформації. 

•    Польовий візит: перевірка умов, збір документів, складання звіту з обґрунтованим рішенням щодо гранту. 

•    Бере участь у Комітеті з прийняття рішень щодо грантів, обґрунтовує позицію. 

•    Формує справи бенефіціарів, перевіряє повноту документів. 

•    Готує договір про надання фінансової допомоги (бізнес-гранту), забезпечує підписання та архівацію, співпрацює з бухгалтерією для оплати. 

•    Приймає та переадресовує скарги керівнику відділу. 

Документація та звітність 

•    Збирає та подає оновлення щодо проєкту (щодня/щотижня/щомісяця), включаючи звіти з моніторингу та оцінки. 

•    Організовує архівування документації, сканування та завантаження в систему ELO. 

•    Сприяє підготовці звітів, планів, презентацій результатів проєкту. 

Зовнішні відносини 

•    Представляє PIN перед зацікавленими сторонами (міжнародні/громадські організації, місцеві установи, державні органи, донори). 

•    Координує взаємодію з іншими організаціями та місцевою владою. 

•    Інформує керівника про конфлікти, дублювання чи прогалини та пропонує рішення. 

Кваліфікаційні вимоги:

Освіта та спеціальність:  

Вища освіта у сфері соціальних наук, менеджменту, гуманітарних наук, міжнародних відносин, публічного управління, економіки або іншої релевантної галузі. 

 Стаж роботи за фахом: 

•  Досвід роботи у громадському секторі, проєктах розвитку або гуманітарній сфері - бажаний. 
• Бажаний досвід співпраці з місцевою владою та неурядовими організаціями. 
• Перевагою є досвід роботи з базами даних, реєстрами або CRM-системами. 

Необхідні знання: 

• Базове володіння офісними програмами. 
• Забезпечення якісного документообігу та точності даних. 
• Розуміння гуманітарних принципів, підходів захисту та роботи з персональними даними. 
• Здатність проводити базові оцінки потреб та збирати інформацію на місцях. 
• Уміння взаємодіяти з місцевими громадами, органами влади та іншими стейкхолдерами. 
• Навички ділового листування та ведення комунікації. 

Необхідні навички та якості: 

• Висока організованість та відповідальність. 
• Уважність до деталей та здатність працювати з великим обсягом інформації. 
• Командність та здатність працювати під керівництвом. 
• Готовність до роботи у польових умовах та відряджень у регіоні. 
• Дотримання політик організації, правил безпеки та процедур захисту даних.

Англійська мова:

Початковий рівень.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1006 EUR (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 3% після випробувального терміну;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.