Асистент(-ка) з логістики / Logistics Assistant

Місце роботи: Миколаїв

Дата початку: Лютий 2026 року

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом фахівця з логістики, асистент з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезпечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні.  Асистент з логістики виконує різноманітні доручення, пов'язані з логістичним плануванням, надає адміністративну підтримку в організації заходів,   та адміністративну підтримку офісів.  

Характерні обов'язки та відповідальність 

Організація закупівель:

• Проведення різних заходів (круглі столи, тренінги, воркшопи тощо);
• Знаходити приміщення задля проведення зустрічей команд з урахуванням вимог донорів;
• Створювати договори з підрядниками (приміщення, кейтеринг тощо);
• Контролювати закупівельні процеси запитів на всіх рівнях;
• Узгоджувати локації з відділом безпеки PIN;
• Надавати своєчасний зворотній зв’язок запитувачу на всіх етапах організації закупівлі.

Керування адміністративних питань офісу та службових квартир:

• Організація регулярної закупівлі для офісу (доставка води, Інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, медичні засоби та предмети захисту);
• Проводити опитування співробітників, щодо покращення роботи в офісі;
• Організовувати прибирання в офісі;
• Підтримувати комунікацію з орендодавцями щодо перевірки лічильників комунальних послуг в квартирах та в офісі, ремонтних робіт, в будь-яких надзвичайних ситуаціях і т.д.

Організація проживання:

• Організовувати проживання для колег/гостей, вести при цьому графік проживання у службових квартирах, або замовляти номери в готелі, бронювати додаткові апартаменти;
• Спілкуватись з гостями щодо їх логістичних запитів під час їхнього візиту;
• Підтримувати зв'язок з готелями щодо рахунків на оплату та інших необхідних документів.

Організація транспортної підтримки:

• Організовувати трансфер для гостей/ співробітників на залізничний вокзал, на зустрічі тощо;
• Придбання квитків для співробітників.

Підтримка фінансового відділу:

• Відслідковувати всі пов'язані (оренду офісу та службових квартир, постачальників матеріалів з візуалізації, постачальників послуг з перекладу тощо) контракти, витрати, операції, супутню документацію та оформлювати в ELO. 
• Здійснювати  платежі, аванси, та закривати аванси лише після отримання повної та правильної документації, яка має всі підтвердження та необхідні  підписи 
• Оформляє акти та звіти для бухгалтера, що стосується виплат ФОП – щомісячно. 
  Оформляє та надає у відділ бухгалтерії Форми затвердження платежів за кожну оплату, здійснену з корпоративної банківської карти( щотижня)
• Нести матеріальну відповідальність за доручені грошові цінності.
• Завантажувати в електронний архів ELO договори оренди та додатки до них, інші контракти та фінансові документи.
• Відповідати за щомісячні орендні виплати та комунікацію з власниками квартири. 

Координація активів:

• Забезпечувати належне управління всіма активами (документація та інформація).  
• Забезпечувати маркування активів, наявність та функціонування бази даних активів, відстежувати рух активів, розпорядження, дарування, крадіжки/втрати, списання та дотримання відповідних процедур. 
• Забезпечувати підписання, розуміння та правильне оформлення паперів щодо зобов'язань за активами, передачі активів та повернення при закінчені контракту. 
• Працівник несе відповідальність за збереження та належне використання матеріальних активів організації, закріплених за ним. Також працівник несе відповідальність за якість, комплектність  та кількість прийманого товару, а також за якість і належність прийманих виконаних робіт і наданих послуг. У випадку приймання неякісного та/або некомплектного та/або у невідповідній кількості товару, а також приймання неякісних та/або неналежно виконаних/наданих робіт та/або послуг, працівник несе відповідальність у межах, передбачених чинним законодавством та внутрішніми нормативними документами організації.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта у відповідній сфері
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Досвід роботи в сфері логістики або закупівель від 1 року;
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички;
• Володіння англійською на базовому рівні;
• Високий рівень уважності та відповідальності;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.

Ми підтримуємо принципи інклюзивності та недискримінації у процесі відбору. Ви можете подати анонімізоване резюме — без вказання імені, віку, статі, фото або інших персональних даних. Таке резюме буде розглянуто на загальних підставах відповідно до професійного досвіду та кваліфікацій.