Старший фахівець з питань дотримання вимог донорів (Senior Compliance Officer)

Місце роботи: Київ

Дата початку: липень-серпень 2024

Тривалість контракту: 12 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття. 

Жінки настійно заохочуються подавати заявки.

Загальна інформація про роль співробітника

Cтарший фахівець з питань дотримання вимог донорів під загальним керівництвом лінійного менеджера - Заступника директора філії з операційної діяльності (надалі – керівник), виконує обов’язки, зазначені нижче та співпрацює з відділом дотримання вимог донорів та юридичними відділами головного офісу, іншими відділами організації.

Характерні обов'язки та відповідальність 

• Бере активну участь у перших зустрічах з реалізації проектів і презентує частину дотримання вимог донорів та законодавства (вимоги щодо аудитів, правила архівування, основні вимоги донорів щодо наявності проектної документації, супровідної документації та інші);  відповідно до правил, політик, правил донорів, проектних угод та документів;
• Визначає та звітує DCD SO про проблеми, пов'язані з контролем за дотриманням вимог донорів, внутрішніх політик організації. Формулює ризики, пов'язані  з дотриманням вимог українського законодавства та донорів у реєстрі ризиків та дає поради щодо заходів з пом'якшення на користь гуманітарної діяльності та в інтересах організації;
• Регулярно слідкує за змінами в вимогах Донорів та загальних політиках організації, надає аналіз ризиків та пропонує коригувальні заходи для захисту програмних цілей та організаційних інтересів; своєчасно доводить до відома керівництва відділу та операційного департаменту; консультує колег з цих питань;
• Веде процес реєстрації МТД для отримання безподаткових домовленостей для проектів міжнародної технічної допомоги (де цього вимагає Донор): коммунікує з программами, колегами з відділу грантів; представником донора та представниками профільного Міністерства з питань визнання бенефіціаром проєкта;
• Визначає правові рамки та ризики, пов'язані з розробкою програм та впровадженням нових підходів з надання допомоги бенефіціарам, порадами щодо питань захисту даних бенефіціарів та ін. Консультує щодо оптимальних та прийнятних рішень у рамках вимог донорів;
• Своєчасно інформує про проведення планових аудитів проєкту всіх відповідальних осіб; Приймає участь у підготовці  документів на аудит, координує підготовку відповідних матеріалів та надання головному офісу/аудиторам тощо;
• Координує проведення проектних аудитів (що проводяться в країні чи з  головного офісу) та є відповідальною особою за комунікацію з головним офісом з приводу підготовки та збору фінансової документації, перевірки програмними колегами проектної документації, та надання відповідей на питання аудиторів на рівні місії;
• Проводить остаточну перевірку отриманих відповідей та пояснень, у разі необхідності консультується з керівником щодо змісту, та своєчасно передає до відповідальної особи головного офісу;
• Слідкує за дотриманням збереження персональних даних у разі проведення аудитів, надання юридичних послуг або оцінки роботи сторонніми постачальниками (Угода про збереження конфедиційності та про збереження або передачу персональних даних, підписані та ви конуються);
• За запитом вищого керівництва виконує внутрішні аудити діяльності, що здійснюється в місії (забезпечення наявності всіх обов'язкових документів, що містять точну та повну інформацію);
• Зберігає реєстр усіх спостережень за результатами перевірок в місії, забезпечує подальший контроль за здійсненням коригувальних заходів;
• Рекомендує заходи готовності щодо переміщення конфіденційної документації під час надзвичайних ситуацій. Проводить навчання та надає консультаційну підтримку всім  відділам з питань вимог донорів. Внутрішніх політик;
• Здійснює контроль та координацію антитерористичної перевірки постачальників PIN  через  українські спеціальні веб-сайти відповідно до процедури перевірки PIN;
• Приймає участь у  тендерах з закупівель, є членом тендерного комітету.;
• Приймає активну участь  з боку комплаєнс в оцінці партнерських організацій для залучення у реалізацію проектів та грантоотримувачів за запитом відділу Партнерства;
• Виконує анті-терористичну та юридичну перевірку керівників партнерських організацій та НДО згідно внутрішніх процедур організації, надає рекомендації щодо мінімізації ризиків;
• Надає  тренінги та приймає участь у консультаційних     зустрічах  з партнерськими організаціями з питань пояснень вимог донора та рекомендованих політик організації;
• Виконує комплаэнс перевірку партнерських угод та угод з надання грантів перед їх погодженням фінансовим менеджером;
• Приймає участь у короткострокових перевірках\візитах партнерських організацій з питань якісного виконання проектів разом з командою фінансів (за дорученням керівника);
• Виконує інші доручення керівника  що відносяться до роботи відділу;
• Виконує обов’язки інших старших фахівців з комплаєнс відділу у разі їх відпустки або хвороби за дорученням керівника.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Ступінь магістра у відповідній галузі, такій як українське право, економіка, облік і аудит; документаційне адміністрування або аналогічна ступінь.
  Сертифікація у гуманітарній сфері буде перевагою;
• Добре розуміння українського законодавства та сфери відповідності в цілому;
• Сильні організаційні навички, критичний аналіз і вирішення проблем; оцінка ризиків;
• Сильні навички співпраці та орієнтація на результат;
• Здатність працювати в умовах стислих термінів; багатозадачність;
• Добрі комунікативні навички та інші м'які навички;
• Уміння працювати в команді та сильні міжособистісні навички;
• Вільне володіння усною та письмовою українською та англійською мовами;
• Бажання навчатися та розвиватися професійно;
• Відповідальний підхід до виконання завдань;
• Добре управління часом і стійкість до стресу;
• Хороші навички презентації та досвід проведення тренінгів;
• Дипломатичний підхід до стилю спілкування.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 1 442 - 1 518 USD GROSS до стягнення податків на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.