Спеціаліст з діловодства та документообігу

Спеціаліст з діловодства та документообігу до Міністерства оборони України

Огляд: 

Вакансія передбачає службу в структурному підрозділі Міністерства оборони України, по напрямку цифрового розвитку.

Кандидат буде учасником команди, яка буде впливати на розвиток і масштабування технологічних рішень, які важливі для підвищення обороноздатності країни.

Це можливість працювати у професійному середовищі, із сучасними інструментами цифровізації для розробки поточних і впровадження нових цифрових продуктів в Силах Оборони України.

Потрібен фахівець з діловодства та документообігу, бюрократ в хорошому сенсі. Основний напрямок діяльності – здійснювати фінальне редагування текстів вихідних документів, забезпечуючи їхню граматичну, стилістичну та технічну відповідність, відповідність мовним стандартам і вимогам; забезпечувати контроль за рухом документів, їх реєстрацію, зберігання та архівацію.

Основні обов‘язки:

1. Фінальне редагування текстів вихідних документів:

• Граматична перевірка: Виявлення та виправлення орфографічних, пунктуаційних та граматичних помилок у текстах.
• Стилістична коректура: Забезпечення узгодженості стилю документів з корпоративними стандартами та вимогами. Внесення необхідних змін для покращення читабельності та ясності тексту.
• Технічна відповідність: Перевірка документів на відповідність технічним вимогам (форматування, шрифти, розміри відступів, використання таблиць, графіків тощо).
• Мовні стандарти: Забезпечення відповідності текстів мовним стандартам та нормативам, встановленим для конкретної галузі або організації.
• Редагування змісту: Виявлення та виправлення логічних неузгодженостей, фактичних помилок та некоректної інформації.
• Перевірка посилань і джерел: Перевірка правильності та актуальності посилань, цитат та інших джерел інформації в документах.

2. Забезпечення контролю за рухом документів:

• Реєстрація документів: Реєстрація вхідних та вихідних документів у системі електронного документообігу або у відповідних журналах.
• Відстеження документів: Відстеження стану та місцезнаходження документів у процесі їх руху всередині організації.
• Контроль за термінами виконання: Відстеження строків виконання завдань та надання документів для підписання чи перегляду.
• Взаємодія з підрозділами: Координація з іншими підрозділами для забезпечення своєчасного руху документів та виконання завдань, пов'язаних з документами.

3. Зберігання та архівація документів:

• Організація зберігання документів: Забезпечення належного зберігання документів відповідно до внутрішніх політик та нормативних вимог.
• Систематизація документів: Систематизація та класифікація документів для зручного пошуку та доступу до них у майбутньому.
• Архівація документів: Підготовка документів для архівування, включаючи вибір відповідних методів зберігання та забезпечення захисту інформації.
• Знищення документів: Організація безпечного знищення документів, термін зберігання яких закінчився, відповідно до нормативних вимог.
• Ведення архіву: Ведення та оновлення архівних записів, забезпечення їх актуальності та доступності.
• Забезпечення конфіденційності: Дотримання політик конфіденційності та безпеки при зберіганні та обробці документів.

4. Додаткові обов'язки:

• Навчання та консультування: Надання консультацій та навчання співробітникам щодо правильного оформлення документів та дотримання вимог до їх зберігання.
• Вдосконалення процесів: Участь у розробці та впровадженні заходів щодо вдосконалення процесів документообігу та зберігання документів в організації.
• Звітування: Підготовка звітів щодо стану документообігу та архівування документів, надання рекомендацій щодо покращення процесів.

Обов‘язкові вимоги:

• Високий рівень грамотності: Відмінне знання граматики, орфографії, пунктуації та стилістики мови, на якій створюються документи. Вміння виявляти та виправляти граматичні, орфографічні та стилістичні помилки.
• Уважність до деталей: Здатність ретельно перевіряти текст на наявність помилок та невідповідностей. Уміння виявляти навіть найменші помилки та неточності в текстах.
• Аналітичні здібності: Здатність аналізувати зміст документів, забезпечуючи їхню логічну та змістову цілісність. Вміння виявляти неузгодженості та суперечності в документах.
• Організованість: Здатність ефективно організовувати робочий процес, управляти часом та дотримуватися строків. Вміння систематизувати інформацію та документи, забезпечуючи їх належне зберігання та архівацію.
• Технічна компетентність: Навички роботи з офісним програмним забезпеченням, системами електронного документообігу та іншими інструментами для обробки текстів і управління документами. Розуміння вимог до технічного оформлення документів.
• Комунікативні навички: Здатність чітко та зрозуміло формулювати думки в письмовій формі. Вміння ефективно взаємодіяти з колегами та іншими зацікавленими сторонами для обговорення та вирішення питань, пов'язаних з документами.
• Відповідальність: Високий рівень відповідальності та самодисципліни у виконанні завдань. Здатність працювати самостійно та приймати обґрунтовані рішення.
• Стресостійкість: Здатність ефективно працювати в умовах високого навантаження та тиску строків. Уміння зберігати спокій та концентрацію в складних ситуаціях.

Умови роботи (державна служба):

• робота в м. Київ (центр міста)
• робочий графік Пн-Пт, з 09-00 до 18-00
• державна служба, бронювання немає
• вилка заробітної плати в діапазоні від 20 до 30 тис грн.
• якщо ви військовозобов’язаний/на – будь ласка відразу вказуйте ваш статус: звання, ВОС, періоди служби (якщо був)
• ця посада не дасть можливості високого доходу зараз, але успішний досвід роботи на цій посаді дасть можливість розвитку на державній службі

Для відгуку на вакансію надсилайте Ваше CV (резюме) українською мовою та короткий супровідний лист