Архівіст

Ми шукаємо Архівіста, який приєднається до нашої команди lifecell — українського діджитал-оператора, який вже більше 15-ти років на ринку, що надає справжню свободу спілкування. lifecell входить до групи компаній Turkcell — міжнародного постачальника конвергентних телекомунікаційних і технологічних послуг, головний офіс якого знаходиться у м. Стамбул, Туреччина.

До сфери відповідальності посади буде входити адміністратор системи електронного документообігу та електронного архіву, забезпечення обліку, збереження та знищення архівної документації Компанії відповідно до чинного законодавства України. 

Функціональні обов’язки:

1. Участь у проекті розробки та впровадження системи електронного документообігу та електронного архіву документів. 
2. У якості адміністратора систем та процесів електронного документообігу: адміністративна координація та підтримка; ініціювання та координація впровадження нової функціональності та змін в системах електронного документообігу та електронного архіву. 
3. Моніторинг кількості підписаних в системі документів за період та підписання щомісячних Актів з підрядником. Інформування колег у разі виявлення помилок.
4. Приймати участь в розробці номенклатури справ, термінів та правил  зберігання та знищення документів. 
5. Контролювати своєчасність передачі документів на архівне збереження, приймати від структурних підрозділів документи, закінчені діловодством; перевіряти правильність формування та оформлення справ при передачі в архів (процес передбачає видачу спецодягу).
6. Шифрувати одиниці збереження, готувати зведені описи одиниць постійного та тимчасового збереження, систематизувати їх, вести облік справ; забезпечувати збереження документальних матеріалів в архіві.
7. Передавати документальні матеріали до архівної компанії, державного архіву. 
8. Проводити експертизу наукової та практичної цінності архівних документів.
9. Проводити списання та знищення матеріалів, терміни збереження яких закінчились (процес передбачає видачу спецодягу).
10. Видавати архівні копії та документи (в разі необхідності), складати необхідні довідки, відповіді на запитання та вести їхній облік.
11. Побудова та підтримка системи архівного зберігання: оперативний та класичний архів.
12. Проводити аудит системи документообігу та архівного збереження.
13. Здійснювати методологічну та інформаційну підтримку підрозділів з питань діловодства та архівної справи (розробка інструкцій, процедур та політик).
14. Створювати, впорядковувати та здійснювати адміністрування електронного архіву.
15. Реєструвати накази з основної діяльності по підприємству; вести журнал реєстрації наказів; забезпечувати контроль наявності зареєстрованих наказів.
16. Контролювати додержання Процедури видання, реєстрації і виконання наказів.

Координація процесу електронного документообігу з контрагентами:

• Створення \ видалення користувачів системи
• Надання прав користувачам системи
• Створення тегів в системі (та їх призначення користувачам і документам)
• Координація процесу видачі ЕЦП:

a. Організація тендеру з вибору провайдера ЕЦП 

b. Консультація виконавців процесу- асистентів дирекцій

c. Супровід фізичної видачі (контроль заповнення внутрішніх документів компанії при видачі цифрових ключів)

d. Адміністратор цифрових ключів в SAP (внесення в САП для співробітникам дати видачі ЕЦП та терміну її дії)

e. Відкликання ЕЦП у провайдера

f. Фізичне вилучення флешки в разі звільнення працівника (або переведення)

g. Контроль наявності цифрових носіїв та їх замовлення, у разі необхідності. 

• Маршрутизація в системі документів із загального пулу нерозібраних документів
• Контроль підписання акту виконаних робіт з провайдером

Вимоги:

1. Освіта - бажано напрям архівної справи

2. Досвід робои - від 2 років на аналогічній позиції

3. Англійська – середній рівень

Що ми пропонуємо?

• Роботу у великій міжнародній компанії
• Можливість кар'єрного розвитку
• Офіційне працевлаштування
• Медичне страхування
• 28 днів оплачуваної відпустки
• Конкурентний рівень оплати праці та річний бонус
• Тренінги та навчання

Чекаємо на Ваше резюме!