Communiactions Officer

Duty Station: Kyiv, Ukraine (hybrid / partly remote) 

Duration: 6 months 

Expected Start Date: February 2026 

Reports to: Communications Manager

Location of Activities: Kyiv (with optional field visits to project locations)

1. Background Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 with extensive experience in emergency relief, recovery, and innovative reconstruction projects. Team4UA collaborates with UN agencies, international partners, and local organizations to implement high-impact humanitarian interventions, including frontline assistance, community support, and capacity-building activities.

2. Purpose of the Assignment

The Communication Associate/Officer will support the communications function across ongoing projects, campaigns, and partnerships. This role focuses on implementation, coordination, and day-to-day execution of communication tasks, working closely with the Communications Manager and other teams.

The Communication Associate/Officer will contribute to external visibility and outreach activities, ensuring quality, clarity, and consistency of communication materials and messaging across platforms.

3. Key Responsibilities

A. Design & Visual Communication

• Create visual materials in Figma or Adobe Illustrator following brand guidelines.
• Design layouts for social media, events, and visibility materials (posters, leaflets, brochures, infographics, banners, merch, etc.).

B. Social Media & Content

• Draft and schedule posts and stories for social media channels.
• Assist in preparing materials for events and campaigns (presentations, visuals, photo selections).

C. Communications & External Outreach

• Produce and compile materials for external communications.
• Edit and abstract project documents into articles for newsletters and the website.
• Maintain and expand media contact lists; support outreach to journalists and media outlets when needed.
• Support development of communication outputs: newsletters, articles, website content, flyers, briefing notes, short video films, etc.

D. Internal Communications & Coordination

• Organize and support internal communication workflows (content collection, approvals, archiving).
• Improve internal and external communication processes and ensure quality of communication materials.

E. Other Responsibilities

• Perform any other related duties as assigned by the supervisor and organizational needs.

4. Deliverables

• Visual communication materials designed and delivered according to organizational brand guidelines.
• Social media content (drafts and scheduled posts) prepared for campaigns and ongoing project activities.
• External communication products prepared (newsletter inputs, website articles, communication packages).
• Updated media contact lists and outreach support documentation (when required).
• Organized archives of approved communication products and related internal files.

5. Qualifications and Experience

Education

• Bachelor’s degree (completed or final year) in Journalism, Political Science, International Relations, or related fields.

Experience

• Previous experience in a similar role, including managing digital communication and digital marketing channels in mission-driven or social impact projects.
• Strong awareness of current trends and developments in communications, with the ability to apply them to support outreach, engagement, and project growth.

Technical Skills

• Proficiency in design tools used for creating communication materials (Figma or Adobe).
• Familiarity with content management systems (CMS) like WordPress or similar.
• Strong writing and editing skills.

Languages

• Ukrainian: fluent.
• English: excellent command required.

Competencies

• Strong communication skills and ability to collaborate effectively with team members.
• Detail-oriented, able to follow procedures and meet deadlines.
• Proactive, flexible, and creative in problem-solving.

6. Supervision and Reporting

The Communication Associate/Officer will report to the Communications Manager and will coordinate closely with project teams and relevant internal staff to ensure timely delivery of communication and visibility outputs.

7. Duration and Duty Station

Duration: 6 months Duty Station: Kyiv (hybrid / optional remote work) Travel: Opportunities for business trips in various locations for project monitoring and visibility purposes may be available, but are not mandatory.

Місце роботи: Київ, Україна (гібридний формат / частково дистанційно)

Тривалість: 6 місяців

Очікувана дата початку: травень 2026 року

Підпорядкування: Менеджеру з комунікацій

Локація діяльності: Київ (з можливими виїздами на локації проєктів)

1. Загальна інформація

Team4UA — це українська благодійна організація, заснована в березні 2022 року, яка має великий досвід у наданні екстреної допомоги, відновленні та впровадженні інноваційних проєктів відбудови. Team4UA співпрацює з агентствами ООН, міжнародними партнерами та місцевими організаціями для реалізації високоефективних гуманітарних заходів.

2. Мета завдання

Асистент / Спеціаліст із комунікацій (Communication Associate/Officer) підтримуватиме комунікаційну функцію в поточних проєктах, кампаніях та партнерствах. Ця роль зосереджена на впровадженні, координації та щоденному виконанні комунікаційних завдань у тісній співпраці з Менеджером із комунікацій та іншими командами.

Спеціаліст сприятиме забезпеченню зовнішньої видимості та охопленню аудиторії, гарантуючи якість, чіткість та послідовність комунікаційних матеріалів і ключових повідомлень на всіх платформах.

3. Основні обов’язки

А. Дизайн та візуальна комунікація

• Створення візуальних матеріалів у Figma або Adobe Illustrator відповідно до гайдлайнів бренду.
• Розробка макетів для соціальних мереж, заходів та матеріалів видимості (плакати, листівки, брошури, інфографіка, банери, мерч тощо).

B. Соціальні мережі та контент

• Підготовка та планування публікацій (постів та сторіз) для каналів у соціальних мережах.
• Допомога в підготовці матеріалів для заходів та кампаній (презентації, візуальні ефекти, підбір фото).

C. Комунікації та зовнішні зв’язки

• Підготовка та збір матеріалів для зовнішніх комунікацій.
• Редагування та адаптація проєктної документації у статті для розсилок та вебсайту.
• Ведення та розширення списків медіа-контактів; підтримка зв’язків із журналістами та ЗМІ за потреби.
• Підтримка розробки комунікаційних продуктів: дайджестів, статей, контенту для сайту, флаєрів, брифінгів, коротких відеороликів тощо.

D. Внутрішні комунікації та координація

• Організація та підтримка внутрішніх робочих процесів комунікації (збір контенту, погодження, архівування).
• Вдосконалення процесів внутрішньої та зовнішньої комунікації та забезпечення якості матеріалів.

E. Інші обов’язки

• Виконання інших пов’язаних функцій за призначенням керівника та відповідно до потреб організації.

4. Очікувані результати (Deliverables)

• Розроблені та надані матеріали візуальної комунікації згідно з брендом організації.
• Підготовлений контент для соцмереж (чернетки та заплановані пости) для кампаній та поточної діяльності.
• Підготовлені продукти зовнішньої комунікації (матеріали для розсилок, статті для сайту, комунікаційні пакети).
• Оновлені списки медіа-контактів та документація з підтримки зв’язків (за потреби).
• Упорядковані архіви затверджених комунікаційних продуктів та відповідних внутрішніх файлів.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта

• Ступінь бакалавра (завершений або останній курс) у галузі журналістики, політології, міжнародних відносин або суміжних сфер.

Досвід

• Попередній досвід на аналогічній посаді, включаючи управління цифровими каналами комунікації та цифровим маркетингом у соціально значущих проєктах.
• Глибоке розуміння сучасних трендів у комунікаціях та здатність застосовувати їх для залучення аудиторії та розвитку проєктів.

Технічні навички

• Вільне володіння інструментами дизайну (Figma або Adobe).
• Знайомство з системами управління контентом (CMS), такими як WordPress або аналогічними.
• Сильні навички написання та редагування текстів.

Мови

• Українська: вільне володіння.
• Англійська: необхідний рівень «відмінно» (Excellent command).

Компетенції

• Розвинені комунікативні навички та вміння ефективно співпрацювати в команді.
• Уважність до деталей, здатність дотримуватися процедур і дедлайнів.
• Проактивність, гнучкість та креативність у вирішенні завдань.

6. Нагляд та звітність

Асистент/Спеціаліст із комунікацій підпорядковується Менеджеру з комунікацій та тісно координує роботу з проєктними командами для забезпечення своєчасного випуску комунікаційних матеріалів.

7. Тривалість та місце роботи

• Тривалість: 6 місяців.
• Місце роботи: Київ (гібридний формат / за бажанням дистанційна робота).
• Відрядження: Можливі бізнес-поїздки в різні локації для моніторингу проєктів та забезпечення видимості (не є обов’язковими).