HR officer, фахівець з підготовки кадрів

Вступ:

У 2024 році Україна оголосила обов’язкову евакуацію через посилення обстрілів і повітряних атак російських сил на прифронтові регіони. Щоденні обстріли Харківщини, Сумщини та Донеччини призвели до значної внутрішньої міграції, а понад 15 000 цивільних у Покровську перебувають під безпосередньою загрозою. За даними ООН, понад 300 000 людей у цих регіонах потребують підтримки, але фінансові ресурси для евакуації обмежені.

Проєкт «Екстрена допомога та підтримка евакуації» від Team4UA пропонує комплексне рішення, що забезпечує безпечне транспортування і тимчасове житло для цивільних із зон ризику. Консорціум ТЕРА, створений Team4UA спільно з українськими НУО, включає «Схід SOS», як провідним асоційованим партнером, а також Благодійна організація «Координаційний центр допомоги» та «Ангели порятунку», як члени Консорціуму, координує евакуаційні зусилля з фокусом на вразливих групах населення.

Team4UA Опис:

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, з досвідом у сфері надзвичайної допомоги, відновлення та інноваційних проєктів реконструкції. Ми співпрацюємо з агентствами ООН (ВПП, ЮНІСЕФ) та міжнародними організаціями і фондами (Mercy Corps, TED). З моменту заснування Team4UA надала гуманітарну допомогу 2,3 мільйонам осіб, зокрема реалізувала такі проєкти, як будівництво школи у Львові за допомогою технології 3D-друку з бетону.

Team4UA була створена командою колишніх технологічних підприємців, які об'єднали свої навички та досвід для вирішення найважливіших довгострокових потреб України. Організація має великий досвід роботи у прифронтових регіонах та районах, що найбільше постраждали від бойових дій, зокрема поблизу кордону з Росією. Від початку повномасштабного вторгнення наша діяльність охоплює найважкодоступніші регіони, а також ті, де найбільше зосереджені внутрішньо переміщені особи або люди, що повертаються додому.

Команди Team4UA базуються у Львові, де забезпечують адміністративну та фінансову підтримку, у Києві, де знаходиться наша штаб-квартира, та у Дніпрі, де здійснюються операційна діяльність, моніторинг та оцінка проєктів.

Загальне резюме позиції:

Під керівництвом HR-менеджера Фахівець з підготовки кадрів відповідає за якісне управління повним циклом роботи співробітників Team4UA. Фахівець з підготовки кадрів допомагає HR-менеджеру в управлінні персоналом, оцінці результатів, винагороді, а також у перегляді кадрових політик і питань, пов’язаних із взаємовідносинами працівників. До обов’язків входять оформлення трудових документів, оновлення HR-бази даних, підготовка звітів, листів, навчальних матеріалів і відповіді на HR-запити. В процесі рекрутингу Фахівець з підготовки кадрів забезпечує дотримання всіх політик, правил і регламентів Team4UA. Особлива увага приділяється конфіденційності, акуратності та дотриманню вимог щодо обробки HR-документів.

Завдання і обов’язки :

1. Загальні :

• Проводити весь процес набору персоналу, починаючи з підготовки посадових інструкцій залучаючи керівників відділів, запитів на створення посад, оголошень, співбесід і супровідної документації, процесу відбору, керувати збором даних, тощо.
• Забезпечити перевірку та аудит кадрових файлів і документів щодо вакансій, а також контролює актуальність архіву та правильний облік усіх кадрових файлів і документів з вакансіями як в паперовому, так і в електронному форматі.
• Вести бази даних HR, HCM та трекери відпусток, щомісячне оновлення та підтримання належним чином.
• Допомагати HR-менеджеру у проведенні оцінювання роботи членів команди.
• Контролювати графік відпусток працівників для забезпечення належного відпочинку, включаючи визначення точних святкових днів заздалегідь (наскільки це можливо) та інформувати про це всіх членів команди.
• Проведення процесу аутбордингу звільнених працівників (членів команди) відповідно до кадрової політики та процедур Team4UA, ведення досьє звільнених членів команди.
• Відповідати за ознайомлення всіх нових співробітників з системами, політиками та процедурами Team4UA, а також за організацію вступних тренінгів для нових співробітників.
• Виконувати повний життєвий цикл заходів із залучення/рекрутингу людей для різних департаментів і рівнів посад відповідно до встановленого процесу рекрутингу та кадрової політики.
• Підготовка та проведення тренінг для нових співробітників щодо мандату та цінностей Team4UA, гуманітарних стандартів та принципів, актуалізації захисту, внутрішніх політик та процедур Team4UA.
• Переконайтеся, що всі документи, пов’язані з управлінням персоналом, належним чином підготовлені для розгляду та затвердження менеджером з управління персоналом та/або вищим керівництвом.
• Переконайтеся, що всі члени команди дотримуються всіх політик і процедур Team4UA, як описано вище.
• Допомагати менеджеру з персоналу, фінансовому директору та фінансовому відділу у щомісячному нарахуванні заробітної плати (перевіряти та завантажувати в базу даних табелі обліку робочого часу допоміжного персоналу, понаднормових та відпусток).
• Переконайтеся, що всі члени команди та нові члени команди мають актуальні бейджи Team4UA та актуальні контактні дані для екстрених випадків.
• Інші завдання, доручені HR-менеджером, пов’язані з управлінням персоналом.

2. Стратегія та планування:

• Підтримувати менеджера з персоналу в впровадженні, дотриманні та загальному розумінні кадрової політики.
• Підтримувати HR-менеджера у впровадженні засобів контролю для забезпечення прозорості та неупередженості HR-процесів і систем.
• Забезпечити наявність проактивної та стабільно системи планування набору персоналу.

3. Управління відділом:

• Розвивати потенціал команди, поглиблюючи розуміння ролей та підтримуючи кар'єрне зростання. 
• Забезпечувати членів команди інформацією, інструментами та ресурсами для підвищення продуктивності й досягнення цілей. 
• Підтримувати підзвітність та давати конструктивний зворотний зв’язок через регулярні індивідуальні бесіди та оцінювання. 
• Створювати робоче середовище, де цінуються досконалість і взаємна повага. 
• Наймати, адаптувати та підтримувати співробітників за потреби. 
• Мотивувати команду інвестувати у спільну культуру, місію та візію Team4UA.

Знання та досвід:

• Вища освіта в галузі управління персоналом або еквівалентна відповідна освіта.
• Мінімум 2-3 роки досвіду роботи у сфері управління персоналом, суміжних сферах та пошуку талантів, бажано у місцевій та/або міжнародній НУО.
• Навички проведення співбесіди
• Продемонстровані вміння та навички в системі планування підбору персоналу
• Доведена здатність перетворювати HR-дані в інформативні звіти для вищого керівництва.
• Потрібен відмінний рівень володіння українською та англійською мовами (B2/C1).
• Досвід роботи з етнічно різноманітною командою в чутливому середовищі.
• Увага до деталей, дотримання процедур, дотримання дедлайнів, робота та вирішення проблем самостійно та у співпраці.
• Вміння працювати над кількома завданнями та ефективно розставляти пріоритети
• Впевнене володіння комп’ютером (MS Office)
• Потрібні сильні комунікативні навички 

Умови роботи: Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії. Посада може базуватись в Києві/Дніпрі з комфортним офісом у самому центрі міста. А також є можливість віддаленої роботи (за попереднім погодженням).

Ми пропонуємо офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України, яке включає всі необхідні соціальні гарантії та пільги, соціальний пакет, що включає медичне страхування та мобільний зв’язок. 

Графік роботи: Пн-Пт з 9:00 до 18:00/10:00—19:00 Ми цінуємо баланс між роботою та особистим життям і надаємо стабільний графік роботи. 

Наша організація надає можливості для кар'єрного та професійного зростання. Ви зможете розвивати свої навички та досягати нових професійних висот. 

Відрядження: можливі короткі поїздки (до 5% часу) в інші офіси в Київ/Дніпро чи Львові.

Контракт: до 29 серпня 2025 року (в зв’язку з закінченням проєкту) з можливістю продовження за наявності нових.