Офіс Менеджер/-ка / Office Manager

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Responsibilities:

Ensuring smooth office operations, providing administrative support to the team, and creating a comfortable working environment. 

The office manager is responsible for administrative processes in the office, document flow, communication with contractors, procurement, and support for internal services. 

• Organization and coordination of the office’s day-to-day operations 

• Receipt, registration, and distribution of incoming and outgoing correspondence; interaction with courier and delivery services, including Nova Poshta.

• Preparation, record-keeping, systematization, scanning, and storage of internal documents 

• Administrative coordination with the accounting function regarding invoices, acts, and agreements 

• Monitoring the validity periods of contracts with contractors and notifying about the need for their extension or renewal 

• Organization and support of procurement for office needs (stationery, water, office and household supplies) 

• Interaction with contractors (cleaning companies, internet service providers, landlords, etc.) 

• Monitoring the quality and timeliness of services provided by contractors and reporting any identified deficiencies 

• Handling internal administrative requests from employees 

• Assistance in organizing corporate and business events (meetings, team buildings, holiday events) 

• Record-keeping of administrative and office-related expenses 

• Preparation of monthly reports on services rendered and expenses incurred 

• Organization and administrative support of business travel, including booking transportation (bus and train tickets), accommodation arrangements, and coordination of all related travel logistics.

We offer:

• A competitive salary commensurate with qualifications and experience.

• Medical insurance to ensure your health and safety.

• Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.

• Coverage of professional training and development courses for continuous growth.

• A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.

• English language courses to improve proficiency.

• An office located just a 2-minute walk from the metro station, equipped with reliable internet, a generator, and a shelter for safety.

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

____________________________________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Основні обов'язки:

Забезпечення безперебійної роботи офісу, адміністративна підтримка команди та створення комфортного робочого середовища. 

Офіс-менеджер відповідає за адміністративні процеси офісу, документообіг, комунікацію з підрядниками, організацію закупівель та підтримку внутрішніх сервісів. 

• Організація та координація щоденної роботи офісу. 

• Прийом, облік та розподіл вхідної та вихідної кореспонденції, взаємодія зі службами доставки, зокрема ТОВ «Нова пошта» 

• Підготовка, облік, систематизація, сканування та зберігання внутрішніх документів  

• Адміністративна взаємодія з бухгалтерією з питань рахунків, актів та договорів  

• Контроль строків дії договорів із підрядниками та інформування про необхідність їх продовження або переукладення. 

• Організація та супровід закупівель для офісних потреб (канцелярія, вода, офісне та господарське приладдя) 

• Взаємодія з підрядниками (клінінгові компанії, інтернет-провайдери, орендодавці тощо). 

• Контроль якості та своєчасності надання послуг підрядниками та повідомлення  про виявлені недоліки 

• Опрацювання внутрішніх адміністративних запитів співробітників. 

• Сприяння в організації корпоративних та робочих заходів (зустрічі, тімбілдінги, святкові події) 

• Ведення обліку адміністративних та офісних витрат. 

• Підготовка щомісячних звітів про надані послуги та понесені витрати. 

• Організація та адміністративна підтримка ділових поїздок, включаючи бронювання транспорту (автобусні та залізничні квитки), організацію проживання та координацію всіх пов'язаних з поїздкою логістичних питань. 

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату, яка відповідає кваліфікації та досвіду.

• Медичне страхування для забезпечення вашого здоров’я та безпеки.

• Доступ до послуг психологічної підтримки, що допомагає зберігати добробут у складних ситуаціях.

• Оплату професійного навчання та тренінгів для подальшого розвитку.

• Гібридний формат роботи, що дозволяє поєднувати роботу в офісі та дистанційно.

• Курси англійської мови для підвищення рівня володіння мовою.

• Офіс розташований за 2 хвилини ходьби від станції метро, обладнаний стабільним інтернетом, генератором та укриттям для безпеки

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!

У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.