Finance Manager / Менеджер/-ка фінансового департаменту

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Responsibilities:

• Review all financial reports and supporting documents of partner organisations. 
• Prepare bank and cash payments. 
• Verify and monitor daily updates of expense logs and cash books in Excel format to reflect actual cash on hand and bank balance in all currencies. 
• Verification and control of bank statements and signing of cash books by the 5th day of each calendar month. 
• Ensure timely month-end accounting, including cash counts and bank reconciliations. 
• Verify and control the monthly entry of all expenses into the BAS accounting programme for accounting purposes in accordance with Ukrainian legislation. 
• Review and sign purchase requisitions, approve payments from the finance department. 
• Ensure accurate and timely posting of accounting entries in accordance with internal guidelines and Ukrainian legislation by reviewing and approving journals prior to posting. 
• Developing work procedures for the finance function. 
• Planning of support costs (fuel, salaries, rent, etc.) based on accountable costings supported by appropriate supporting documents. 

Key qualities for success in this role:

• Higher education in finance, such as Degree in Economy and Commerce, Finance or Executive management or Business Administration.
• Solid knowledge of national tax legislation.
• Solid knowledge of Labour law.
• Solid knowledge of budgets and budget monitoring.
• Excellent knowledge in written and spoken English.
• Minimum 5 years of experience in finance management.
• Good knowledge of tender processes and donor requirements.
• Proven knowledge of the Country’s and HIS anti-corruption policy and measures.
• Good analytical and conceptual skills.
• High responsibility and reliability.
• Ability to collaborate closely in multicultural environment.
• Ability to work cross-cultural groups to achieve consensus on financial and technical issues.
• Willing to undertake duty travel, both domestic and international.

We offer:

• A competitive salary commensurate with qualifications and experience.

• Medical insurance to ensure your health and safety.

• Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.

• Coverage of professional training and development courses for continuous growth.

• A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.

• English language courses to improve proficiency.

• An office located just a 2-minute walk from the metro station, equipped with reliable internet, a generator, and a shelter for safety.

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! 

At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

_____________________________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Основні обов'язки:

• Перевірка фінансових звітів та супровідних документів партнерських організацій. 

• Підготовка банківських та готівкових платежів. 

• Перевірка та контроль щоденного оновлення журналів витрат та касових книг у форматі Excel для відображення фактичного стану наявної готівки та банківського балансу у всіх валютах. 

• Перевірка та контроль банківських виписок та підписання касових книг до 5 числа кожного календарного місяця; 

• Забезпечення своєчасного проведення бухгалтерського обліку на кінець місяця, включаючи підрахунок готівки та звірку банківських рахунків; 

• Перевірка і контроль щомісячного внесення всіх  витрат до бухгалтерської програми BAS для цілей бухгалтерського обліку відповідно до українського законодавства; 

• Перевірка та погодження заявок на закупівлю, затвердження платежів з боку фінансового відділу; 

• Забезпечення точного та своєчасного здійснення бухгалтерських проводок відповідно до внутрішніх інструкцій та українського законодавства шляхом перевірки та затвердження журналів перед їх проведенням; 

• Розробка процедур роботи для фінансової роботи; 

• Планування витрат на підтримку (паливо, заробітна плата, оренда тощо) на основі підзвітних калькуляцій витрат, підкріплених відповідними підтверджуючими документами.

Ключові якості для успіху в цій ролі: 

• Вища освіта в галузі фінансів, така як ступінь з економіки, комерції, фінансів або управління бізнесом.

• Ґрунтовні знання національного податкового законодавства.

• Ґрунтовні знання трудового права.

• Ґрунтовні знання бюджетів та моніторингу бюджетів.

• Відмінне володіння англійською мовою (письмово та усно).

• Мінімум 5 років досвіду у фінансовому управлінні.

• Добре знання процесів тендерів і вимог донорів.

• Підтверджене знання антикорупційної політики та заходів країни та HIS.

• Добрі аналітичні та концептуальні навички.

• Висока відповідальність та надійність.

• Незалежність та добре структурована робота.

• Здатність до тісної співпраці в мультикультурному середовищі.

• Здатність працювати в міжкультурних групах для досягнення консенсусу з фінансових і технічних питань.

• Готовність до службових відряджень як в межах країни, так і за кордоном.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату, яка відповідає кваліфікації та досвіду.

• Медичне страхування для забезпечення вашого здоров’я та безпеки.

• Доступ до послуг психологічної підтримки, що допомагає зберігати добробут у складних ситуаціях.

• Оплату професійного навчання та тренінгів для подальшого розвитку.

• Гібридний формат роботи, що дозволяє поєднувати роботу в офісі та дистанційно.

• Курси англійської мови для підвищення рівня володіння мовою.

• Офіс розташований за 2 хвилини ходьби від станції метро, обладнаний стабільним інтернетом, генератором та укриттям для безпеки

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!

У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.