Адмінстративний менеджер

Міжнародна фармацевтична компанія Гленмарк Україна оголошує конкурс на вакансію "Адміністративний менеджер".

Обов’язки:

1. Управління автопарком Компанії:

• проведення тендерів на лізингові автомобілі та паливо;
• контактна особа для працівників Компанії щодо службових транспортних засобів та під час дорожньо - транспортних пригод;
• отримання / повернення автомобілів лізинговим компаніям;
• прийом / передача транспортних засобів працівникам;
• організація підмінних автомобілів;
• контроль страхових випадків;
• узгодження та контроль за проведенням ремонтних робіт транспортних засобів;
• контроль пробігу транспортних засобів та координація сезонного шиномонтажу;
• координація страхування автомобілів;
• адміністрування паливних карток і Медичних довідок щодо придатності до керування транспортним засобом;
• контроль та координація сплати штрафів за порушення правил дорожнього руху між працівниками і лізинговими компаніями;
• організація відряджень співробітникам (у разі необхідності);
• координація процесу оренди автомобілів працівниками на період відпустки;
• документообіг (внутрішні документи та з зовнішніми контрагентами); 
• платіжні запити / узгодження витрат / сплата рахунків / контроль здійснення розрахунків з контрагентами.

2. Управління медичним страхуванням працівників Компанії:

• проведення тендерів на послугу медичного страхування працівників;
• контактна особа для працівників Компанії щодо програми медичного страхування та відшкодування самостійно сплачених медичних послуг;
• координація роботи страхового брокера;
• контроль та оформлення медичного страхування працівникам після випробувального терміну/ скасування страхового полісу після звільнення;
• організація вітамінізації та вакцинації працівників;
• узгодження / виділення корпоративного ліміту на Виключення з програми медичного страхування для працівників Компанії;
• організація тренінгів /лекцій з профілактики здорового способу життя;
• документообіг;
• платіжні запити / сплата рахунків.

3. Управління та підтримка процесів / процедур HR/Admin відділу:

• проведення вступного інструктажу новим співробітникам, ознайомлення з Корпоративними Політиками Компанії, інструктаж з пожежної безпеки та охорони праці, адаптація;
• ведення адміністративного, кадрового діловодства та бази даних працівників;
• зберігання та видача трудових книжок працівникам;
• взаємодія та координація роботи провайдера з кадрового обліку;
• подання інформації та документів щодо утримань із заробітної плати працівників;
• співпраця з юридичним відділом;
• підготовка бюджетів.

4. Сприяння та реалізація адміністративних, кадрових проєктів та корпоративних заходів.

5. Координація роботи офісу Компанії (забезпечення безперебійної роботи офісу та комфортних умов праці, організація ремонтних робіт, закупівлі меблів і устаткування, перевірка вогнегасників, страхування офісу, замовлення господарських та супутніх товарів для офісу).

6. Співпраця із зовнішніми постачальниками (переговори, тендери та управління відносинами з постачальниками).

7. Забезпечення дотримання кадрових, адміністративних стратегій та процедур Компанії.

8. Повсякденна співпраця з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.

Вимоги:

• Вища освіта;
• Досвід роботи адміністративним менеджером в міжнародній компанії (робота з автопарком, медичним страхуванням);
• Відмінні організаторські та комунікативні навички;
• Уважність до деталей, системний підхід, клієнтоорієнтованість;
• Навички систематизації, обліку та введення документації з використанням сучасних технологій;
• Проактивність у вирішенні проблем;
• Навички управління проєктами;
• Володіння ПК на рівні просунутого користувача: MS Excel, Power Point, Word, Outlook, Internet Explorer;
• Англійська - вище середнього, вільне володіння українською мовою.

Ми пропонуємо:

• Роботу в міжнародній компанії, що динамічно розвивається
• Офіційне працевлаштування
• Конкурентну заробітну плату
• Медичну страховку
• Корпоративний мобільний зв'язок
• Сприятливу робочу атмосферу