Офіс-менеджер

Цілі посади

Забезпечення адміністративного управління роботи офісу та міжнародних проектів LHSI з метою дотримання корпоративних політик, вимог донорів, національного законодавства для забезпечення повсякденної роботи офісу та проектних команд.

Основні обов'язки

• Забезпечення офісу необхідними ресурсами (канцелярія, техніка, витратні матеріали, тощо) та контроль за їх використанням.
• Координація роботи підрядників (клінінг, ремонтні роботи, IT-підтримка, тощо).
• Вирішення організаційних питань для забезпечення комфортної роботи співробітників (замовлення води, організація харчування, прибирання тощо).
• Участь в веденні обліку фінансових операцій, пов'язаних із потребами офісу, підготовка звітів для керівника та донорів.
• Контроль бюджету офісу, зберігання та архівування документів, підготовка та моніторинг витрат, інвентаризація, співпраця з фінансовим відділом.
• Взаємодія з бухгалтерією: підготовка рахунків, актів виконаних робіт, перевірка відповідності документів щодо роботи офісу.
• Організація процесів укладення договорів з підрядниками, контроль виконання фінансових зобов’язань за ними.
• Згідно корпоративної політики та вимог донорів, проведення закупівель необхідних товарів та послуг для організації (канцелярія, меблі, обладнання, сервіси тощо).
• Пошук постачальників, отримання та аналіз комерційних пропозицій, узгодження умов.
• Контроль якості та своєчасності постачання замовлених товарів/послуг.
• Ведення реєстру постачальників та замовлень, реєстру консультантів та послуг.
• Допомога керівництву в проведенні стратегічних зустрічей правління, наглядової ради, тощо
• Організація внутрішніх і зовнішніх заходів (логістичні питання, відрядження, переговори, семінари, корпоративні події). Підготовка матеріалів для зустрічей, презентацій.
• Допомога в кадрових питаннях персоналу проектів.
• Виконання інших завдань.

Необхідні компетенції

Освіта:

• Вища освіта. Бажано в економіці, фінансах, менеджменті, праві або інших сферах.
• Сертифікати з підвищення компетенцій можуть бути додатковою перевагою.

Досвід:

• Щонайменше 2 роки релевантного досвіду у адміністративному, операційному або фінансовому менеджменті.
• Досвід роботи з адміністративними, закупівельними або бухгалтерськими програмами буде вважатися перевагою.

Навички та знання:

• Розуміння адміністративного та операційного менеджменту роботи.
• Навички роботи в кризових ситуаціях та складному середовище.

Інші вимоги:

• Вільне володіння українською мовою. 
• Відданість місії та цінностям організації.

Процес подачі заявок

Зацікавлені кандидати повинні подати:

Детальне резюме із зазначенням відповідного досвіду та компетенцій.

Мотиваційний лист, у якому пояснюється їхня придатність до посади.

Заявки надсилати на електрону пошту; Відправити резюме з надписом Офіс менеджер