Менеджер (управитель) систем якості ISO (ISO Quality Management Officer)

ISO Quality Management Officer

REPORTS TO:  Compliance Manager

LOCATION: Kyiv (Country wide)

GENERAL MISSION

 Reporting to HI Compliance Manager, The ISO QM Officer contributes to the implementation of the mandate and the 10-year strategy of Humanity & Inclusion.  The ISO QM Officer is responsible for overseeing the development, implementation, and continuous improvement of the organisation’s Quality Management System in accordance with ISO 9001 standards. This role involves managing all aspects of the QMS, ensuring compliance and driving a culture of quality throughout the organization.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

1. ISO 9001 Compliance

1. Lead the development, implementation, and maintenance of the organisation’s Quality Management System in accordance with ISO 9001 requirements.
2. Ensure ongoing compliance with ISO 9001 standards through regular audits and assessments.

2. Process Mapping and Improvement

1. Collaborate with cross-functional teams to map and document key processes within the organization using relevant process mapping as propagated by the ISO 9001 QMS standard.
2. Identify opportunities for process improvement and lead initiatives to enhance efficiency and effectiveness in line with ISO and prescribed HI protocols.

3. Internal Audits

1. Plan and conduct regular internal audits of the QMS as well as internal HI audit procedures to verify compliance and identify areas for improvement.
2. Work with relevant departments to address non-conformities and implement corrective actions.

4. Documentation and Records Management

1. Establish and maintain comprehensive documentation of the QMS, including HI procedures, work instructions and records.
2. Ensure proper control and management of quality-related documentation.

5. Training and Awareness

1. Provide training on ISO 9001 requirements and the QMS to employees at all levels.
2. Foster a culture of quality and continuous improvement through education and awareness programs.

6. Customer Feedback and Satisfaction

1. Monitor customer feedback and satisfaction metrics.
2. Implement measures to enhance customer satisfaction and address any quality-related concerns.

7. Supplier Quality Management

1. Collaborate with the procurement team to establish and maintain quality standards for suppliers in accordance with HI procurement protocols.
2. Conduct supplier audits and assessments to ensure compliance with ISO 9001 and HI audit requirements.

8. Management Review.  

Coordinate and facilitate management review meetings to assess the performance of the QMS and identify opportunities for improvement.

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Minimum of a Bachelor's degree in a relevant field (e.g. Quality Management, Engineering, or a related discipline)
• Certification in quality management (e.g. as ISO 9001 Lead Auditor) is highly desirable

Experience:

• Proven experience in quality management with a focus on ISO 9001 compliance
• In-depth knowledge of ISO 9001 standards and requirements

 Skills:

• Strong analytical and problem-solving skills
• Excellent communication and interpersonal skills

 Personal qualities: 

• Process mapping and improvement methodologies
• Internal auditing and root cause analysis
• Document control and records management
• Training and facilitation skills
• Strong project management abilities

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

How to apply

Attention: Please send your CV in English.

Please note that the application deadline is 31/01/2025. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.

If you do not hear from us within two weeks of the application closing date, please consider your application unsuccessful. 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

___________________________________________________________________________________________________

Менеджер (управитель) систем якості ISO

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКУВАННЯ:  Керівник відділу внутрішнього контролю

ЛОКАЦІЯ: Київ (вся країна)

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Менеджер (управитель) систем якості ISO підпорядковується керівнику відділу внутрішнього контролю та працює над реалізацією мандату та 10-річної стратегії Humanity & Inclusion.  Фахівець відповідає за нагляд над розробкою, впровадженням і безперервним вдосконаленням системи управління якістю організації за стандартами ISO 9001. Ця посада передбачає регулювання всіх аспектів роботи системи управління якості, забезпечення відповідності стандартам та впровадження культури управління якістю по всій організації.

 ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ 

1. Відповідність стандартам ISO 9001

1. Управління процесом розробки, впровадження і підтримки системи управління якістю організації згідно з вимогами ISO 9001.
2. Забезпечення стабільного дотримання стандартів ISO 9001 за рахунок регулярних аудитів і оцінювань.

2. Картування та вдосконалення робочого процесу

1. Співпраця з міжвідомчими каналами над картуванням і документуванням ключових робочих процесів організації з використанням актуальних інструментів картування, що відповідають стандарту ISO 9001.
2. Визначення можливостей вдосконалення робочого процесу та просування ініціатив зі збільшення продуктивності й ефективності згідно з ISO та чинними протоколами HI. 

3. Внутрішні аудити

1. Планування й регулярне проведення аудиту системи управління якістю, а також внутрішніх процедур HI з метою перевірки відповідності стандартам і виявлення аспектів, що потребують вдосконалення.
2. Співпраця з відповідними відділами над виправленням невідповідностей і впровадженням коригувальних заходів.

 4. Управління документацією й записами

1. Впровадження та ведення всієї документації, що стосується системи управління якістю, включно з процедурами HI, робочими інструкціями та записами.
2. Забезпечення належного контролю та ведення документації з управління якістю.

5. Навчання та інформування працівників

1. Проведення навчання щодо вимог ISO 9001 та системи управління якістю для працівників організації на всіх рівнях.
2. Просування культури управління якістю та безперервного вдосконалення за допомогою освітніх та інформаційних програм.

6. Зворотній зв’язок і задовольняння потреб кінцевих клієнтів

1. Моніторинг показників зворотного зв’язку і задовольняння потреб клієнтів.
2. Впровадження заходів, спрямованих на краще задовольняння потреб клієнтів та реагування на скарги, що стосуються якості.

7. Управління якістю постачальників

1. Співпраця з відділом закупівель над встановленням і підтримкою стандартів якості для постачальників згідно з протоколами закупівель HI.
2. Проведення аудиту й оцінювання постачальників з метою забезпечення відповідності вимогам ISO 9001 та HI щодо аудиту.

8. Проведення аналізу з боку керівництва.  Координація та проведення засідань щодо аналізу з боку керівництва для оцінки ефективності системи управління якістю й виявлення можливостей для вдосконалення..

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ

Кваліфікація: 

• Щонайменше ступінь бакалавра з відповідної спеціальності (управління якістю, інженерія чи дотична дисципліна)
• Дуже бажаною є наявність сертифікації з управління якістю (наприклад, статус провідного аудитора ISO 9001)

Досвід:

• Документально підтверджений досвід роботи в області управління якістю з акцентом на відповідність стандартам ISO 9001
• Глибока обізнаність щодо стандартів і вимог ISO 9001

 Навички:

• Потужні аналітичні навички та навички вирішення проблем
• Відмінні навички комунікації та міжособистісного спілкування

Особисті якості: 

• Володіння методологією картування та вдосконалення робочого процесу
• Навички проведення внутрішнього аудиту та аналізу першопричин
• Навички управління документами та записами
• Навички навчання й проведення тренінгів
• Потужні навички з управління проектами

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Як подати заявку

Увага: Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою.

Зверніть увагу, що кінцевий термін подачі заявок – 31 січня 2025 року. Співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансії. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до шорт-листа.

Якщо ви не отримаєте відповіді протягом двох тижнів після завершення терміну подачі заявок, це означає, що ваша заявка не була відібрана.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).