Підтримка інструменту Запитів Планування та Реагування у сфері Охорони Здоров'я (Health Request Planning and Response), включаючи отримання запитів від партнерів, їх обробку в системі, перевірку та підтвердження актуальності. Зведена звітність для команди Кластеру Здоров'я та відділу логістики. Робота зі спільнотою Кластеру Здоров'я. Обмін інформацією з кластерами по всій Україні, відділу Логістики ВООЗ та Міністерством Охорони Здоров'я, підтримка та навчання представників партнерів з охорони здоров'я та медичних закладів щодо роботи інструменту HRPR, стосовно вмісту наборів невідкладної медичної допомоги та консультації щодо процесу замовлення та закупівлі в Україні, транспортування та зберігання медичних виробів відповідно до GDP (Належної практики розподілу щодо якості та цілісності лікарських засобів). Робота з інструментом HRPR за запитами, зробленими ВООЗ. Створення запитів для виконання у відділі Логістики, ведення та управління базою даних та надання повної інформації на вимогу керівництва.

Оперативне управління медичними та немедичними запасами, що зберігаються на складах ВООЗ для реагування на надзвичайні ситуації в Україні, забезпечуючи повний контроль та гарантуючи ефективний та результативний процес запасів на рівні місця інциденту. Звітування менеджеру ланцюга поставок під загальним керівництвом керівника логістики ВООЗ та менеджера з інцидентів тв межах делегованих повноважень. Підтримання потужності складу для зберігання та розподілу шляхом ініціювання, організації та забезпечення виконання операційних політик і процедур, функціонування систем бухгалтерського обліку, звітності та внутрішнього контролю зберігання, а також належного ведення всіх відповідних записів.

Планування та організація доставок медичних вантажів на основі запитів клієнтів зі Східної України та Київського офісу. Підготовка повного пакету документації для кожної доставки, включаючи пакувальні листи, накладні, переклади, довіреність та перепустки ATO. Співпраця з командами логістики МКЧХ в Маріуполі, Сєвєродонецьку, Слов'янську, Донецьку та Луганську для забезпечення своєчасних та ефективних поставок, а також точного ведення обліку. Ведення документації та обробка транзакцій в ERP-системі JDE Oscar. Контроль роботи та координація роботи аутсорсингового медичного складу. Підтримка менеджера автопарку в Києві (21 вантажівка, 2 фургони, пікап та 11 легкових автомобілів)

Технічне обслуговування та експлуатаційне функціонування складу площею 4000 м2. Забезпечення належних умови зберігання всіх товарів, захищаючи їх від перегріву, замерзання, вологи, вогню, бруду та шкідників відповідно до Правил перевезення небезпечних вантажів (DGR). Розміщення товарів за категоріями/сімействами, дотримуючись принципів управління запасами, таких як ABC-аналіз, FIFO, FEFO та LIFO. Контроль за термінами придатності товарних запасів. Контроль приймання та перевірки вхідних товарів, координація роботи з відділом закупівель та відповідними відділами для забезпечення контролю якості. За необхідності підготовка та подача запитів на оцінку якості (з доданими специфікаціями та сертифікатами) до відповідних міністерств або інститутів, особливо для чутливих товарів, таких як обладнання, продукти харчування та гігієнічні набори. Координація розподілу та пакування на основі заявок на склад, виданих відділом логістики МКЧХ, та документування будь-які розбіжностей між замовленими та відібраними партіями. Проводення регулярних та позачергових інвентаризацій. Тісна співпраця з 3PL-провайдерами (FM Logistics, UVK, Raben , Epicenter, Fozzy ) та транспортними компаніями (FormInvestgroup , Autocat ) для забезпечення ефективної роботи.

Підтримка та постачання товарів, включаючи спортивне спорядження, для 32 спортивних клубів шляхом координації закупівлі, видачі та доставки необхідних інструментів та матеріалів. Розробка планів закупівель для складу та ремонтного цеху. Подача замовленнь на закупівлю для потреб офісу та спортивних клубів. Вибір місцевих та міжнародних постачальників. Запуск та управління складом площею 2500 м2 для спортивного обладнання та інших активів, забезпечення належного обслуговування приміщення та точний контроль запасів шляхом регулярних фізичних підрахунків та звірки з системами інвентаризації. Керування складською командою з 15-25 співробітників, забезпечуючи ефективну щоденну роботу. Управління автопарком, що включає 3 вантажівки та 5 фургонів.

Контроль за логістикою, закупівлями, адміністративними та складськими операціями в Посольстві США за допомогою Інтегрованої системи управління логістикою (ILMS). Тісна співпраця зі старшим керівником GSO для передбачення операційних потреб. Участь у процесі бюджетування та прогнозування; інформування менеджера з загальних послуг (GM) щодо наявності, закупівель та відчуження майна (наприклад, передачі, продажу). Допомага відділу закупівель у вирішенні складних питань, пов'язаних із заявками. Планування закупівель у координації з відділами складського зберігання, митниці та відвантаження, а також транспорту. Створення замовлень на закупівлю для офісних та житлових потреб. Участь у виборі місцевих постачальників та продавців. Керування двома складськими приміщеннями (1700 м? та 500 м?). Координація і щоденне переміщення майна між більш ніж 20 відділами посольства, 150 резиденціями посольства меблями, обладнанням та побутовою технікою; перевірка стан речей та організація заміни або доставка за потреби. Управління автопарком, що включає 2 вантажівки, 3 фургони, кілька пікапів та легкових автомобілів.

Проведення вибіркових перевірок та щорічних фізичних інвентаризацій головного офісу, а також філій у Київській області. Управління базою основних засобів в системі та створення звітів за потреби. Перевірка даних, отриманих в результаті проведення фізичної інвентаризації, з даними з бази даних майна. Надання керівництву консультації щодо наявності основних засобів, їхнього стану та напрямку їх використання.

Проведення щорічних фізичних інвентаризацій офісних та житлових меблів та іншого майна. Управління базою інвентаризацій. Додавання, зміна властивостей основних засобів у системи та створення звітів за потреби. Відповідальний за ведення електронного журналу всіх переміщень та отримання звітів.Безпосереднє управління працівниками відділу інвентаризації. Складення графіків та визначення пріоритетів роботи працівників відділу. Консультація замовників (клієнтів) щодо стану та наявності майна.

Отримання на склад щоденних надходженнь майна, реєстрація в системізгідно вхідних документів. Верифікація для оплати рахунків-фактур. Повідомлення відділу закупівель про будь-які необхідні подальші дії. Надання документації під час подання претензії щодо пошкодженого майна.