Event Project Manager (конференції та ділові заходи)

Мої обов?язки:

• Організація та проведення медичних заходів різного формату: конференції, майстер класи, круглі столи, гала вечері (онлайн та офлайн). Офлайн конференції різного масштабу (80, 120, 170 кчасників).
• Повний цикл управління проєктами: від розробки концепції до реалізації та постпроєктної звітності;
• Розробка концепції проєкту - наукова та розважальна частини, збір інформації;
• Реєстрація заходів в системі БПР, координація реєстрація та тестування учасників на платформі, подання звітів;
• Підбір локацій, організація логістики (проживання, трансфери, харчування тощо).
• Взаємодія з клієнтами, партнерами, спікерами та підрядниками;
• Підготовка кошторисів;
• Координація роботи дизайнера (презентації, лендінги, рекламні матеріали, програми);
• Організація онлайн трансляцій, синхронного перекладу, робота з технічним підрядником.
• Забезпечення високого рівня сервісу та створення іміджевих заходів.

• Персональний помічник та права рука власників бізнесу.
• Організація роботи керівника - календар, листування, зустрічі, планування.
• Організувала та провела понад 50 заходів, включаючи тематичні конференції з косметології та медицини з кількістю учасників від 20–50.
• Повний цикл організації подій: пошук місць, партнерів, створення агенди та координація спікерів і учасників; робота на локаціях безпосередньо в день заходу.
• Управління бюджетом та забезпечення безперебійного проведення заходів.
• Організація логістики, включаючи планування та поїздки для спікерів та учасників.
• Актуалізація інформації на сайті компанії, створення сторінок з товарами та графіків подій.
• Підготовка презентацій в Canva, запис вебінарів для продажу.
• Співпраця з дизайнерами для створення маркетингових матеріалів.
• Листування з дистриб’юторами в Ізраїлі та Німеччині для сприяння просуванню продуктів та заходів.
• Підбір та адаптація персоналу - пошук і відбір кандидатів, проведення співбесід, організація онбордингу та опитування задоволеності співробітників.

• Керувала всіма операційними процесами агентства: робота над стратегією, моніторинг виконання завдань, контроль за виконанням планів, визначення пріоритетів і забезпечення досягнення результатів.
• Набір та управління персоналом: підбір співробітників, онбордінг, мотивація та розвиток команди для підвищення продуктивності.
• Контроль за ефективною комунікацією: забезпечення безперебійної взаємодії між відділами та з клієнтами, управління процесами, розв'язання проблем і підтримки високого рівня обслуговування.
• Розробка бізнес-вимог та координація впровадження нових рішень: узгодження технічних завдань для IT-команди, контроль розробки CRM-системи та впровадження нових функціональних рішень.
• Запуск нових проєктів та ініціатив: управління запуском нових офісів, проєктів та стратегій розвитку бізнесу, зокрема запуск консультативного візового центру в Ocean Plaza.
• Візова підтримка клієнтів: контроль за наданням повного спектру послуг для приватних та корпоративних клієнтів, формування пакетів документів для подачі на візи до Шенгену, США, Великобританії, Канади тощо.
• Управління партнерськими відносинами: встановлення та підтримка співпраці з туристичними агентствами, страховими компаніями, авіалініями.
• Контроль якості послуг: забезпечення високих стандартів обслуговування клієнтів, вирішення конфліктних ситуацій, постійний моніторинг рівня задоволеності клієнтів.
• Організація маркетингових івентів та участь у рекламних кампаніях

• Обробка клієнтських запитів та управління контентом на сайті.
• Надання адміністративної підтримки та управління клієнтськими комунікаціями.