Організація роботи офісу та забезпечення необхідними матеріалами .

Прийом телефонних викликів та зустріч гостей.

Організацію та планування зустрічей, нарад, конференцій та інших подій.

Співпраця з іншими департаментами компанії для забезпечення ефективної роботи.

Організація подорожей та відряджень працівників.

* обробка, контроль та облік кореспонденції, договорів;

* взаємодія з бухгалтерією по первинній документації;

* взаємодія з кур'єрськими службами, поштовим відділенням

* взаємодія з підрядниками по оренді офісу, складу, послугам;

* організація питань, пов’язаних з поліграфією, моб.зв'язком, сайтом;

* ведення кадрового діловодства (особисті справи, відпустка, табель, відрядження);

* організація відряджень;

* Виконання доручень керівника та підтримка у вирішенні щоденних завдань

* ведення архіву Компанії;

* організація роботи водія, прибиральниць;

* приймання та розподіл вхідних дзвінків, листів;

* контроль та забезпечення роботи офісу.

•Взаємодія з бухгалтерією:

Підготовка та передача первинної документації;

Контроль своєчасного оформлення та обміну документами.

•Робота з кур'єрськими службами та поштою:

Управління вхідною та вихідною кореспонденцією (електронна пошта, листування тощо;

Контроль за доставкою та передачею матеріалів.

•Взаємодія з підрядниками:

Комунікація з орендодавцями офісу та складу;

Координація послуг підрядників для забезпечення безперервної роботи компанії.

•Організація питань з поліграфією, мобільним зв'язком, сайтом:

Замовлення поліграфічних матеріалів;

Координація обслуговування мобільного зв'язку для співробітників;

Співпраця з підрядниками з питань обслуговування та підтримки сайту компанії.

•Ведення кадрового діловодства:

Оформлення особистих справ співробітників;

Підготовка документів для відпусток, відряджень та обліку робочого часу (табелювання).

•Організація відряджень:

Планування та забезпечення проїзних документів, проживання;

Координація необхідних документів для відряджень.

•Ведення архіву компанії:

Структурування та зберігання документів у електронному та фізичному архівах.

Організація роботи допоміжного персоналу (водія, прибиральниць):

Координація розкладу та виконання завдань допоміжного персоналу.

•Приймання та розподіл вхідних дзвінків, листів:

Прийом дзвінків, розподіл вхідної та вихідної кореспонденції.

•Контроль та забезпечення роботи офісу:

Забезпечення офісу канцелярськими товарами, контролювання запасів;

Організація зручної та ефективної роботи офісного простору.

•Приймання гостей:

Прийом та обслуговування відвідувачів, забезпечення комфортних умов перебування в офісі.

-виконання особистих доручень керівника;-адміністративна підтримка керівника (ведення календаря подій/ зустрічей)-підготовка документів і матеріалів, необхідних для роботи керівника;-прийом відвідувачів,дзвінків, облік і контроль кореспонденції;-складання і подача необхідної документації;-допомога співробітникам (скан документів, відправка новою поштою,укрпоштою, DHL)-підготовка і організація проведення заходів, зустрічей;-підготовка презентацій, інформаційних матеріалів, необхідних для роботи керівника;-підготовка звітів по результатам реалізації проектів та ін.;-виконання інших завдань

• Організація зустрічей;
• Підготовка презентацій в PowerPoint.;
• Збір та аналіз інформації на прохання керівника;
• Організація ділових поїздок керівника;
• Оформлення відряджень (замовлення готелів, квитків, віз);
• Виконання розпоряджень керівника;
• Робота з вхідною / вихідною кореспонденцією;
• Прийом телефонних дзвінків