• Стандартизація та впорядкування документообігу – єдині шаблони, коректність реквізитів, зберігання корпоративних документів.
• Оптимізація процесів та автоматизація взаємодії підрозділів – підписання договорів, передача даних, робота в CRM та з тендерами.
• Розвиток інструментів та процесів для підвищення ефективності – підтримка автоматизації розрахунків, вдосконалення шаблонів і CRM-функціоналу.

Обов'язки:

• Планування та організація своєї роботи та роботи молодшого помічника.
• Супровід угод з локальними клієнтами та партнерами із зарубіжних країн, включаючи підготовку документів, узгодження умов та координацію взаємодії між підрозділами.
• Формування та перевірка комерційних пропозицій, розрахунок вартості послуг для нових і діючих клієнтів (включаючи cross-sell та upsell).
• Валідація шаблонів комерційних пропозицій, договорів та розрахункових інструментів.
• Організація процесу підписання договорів та передача даних у суміжні підрозділи (Client Excellence, бухгалтерія).
• Консультування та координація внутрішніх підрозділів щодо умов контрактів та ціноутворення.
• Забезпечення коректності реквізитів та корпоративної документації.
• Структурування та зберігання корпоративних документів
• Контроль коректності та своєчасності виставлення рахунків, включаючи підготовку даних та взаємодію з бухгалтерією.
• Контроль дебіторської заборгованості.
• Робота з тендерами та електронними торговими майданчиками.
• Підготовка щомісячних аналітичних звітів за ключовими фінансовими показниками та умовами контрактів.
• Участь в розробці та узгодженні нестандартних розрахунків та умов договорів.
• Забезпечення відповідності внутрішніх процесів корпоративним стандартам.
• Контроль термінів підписання та виконання договорів.
• Підтримка автоматизації розрахунків та документообігу.
• Робота в CRM: створення сутностей, наприклад, комерційних пропозицій та карток контрактів; ведення та контроль задач; примітки до угод тощо.

• Організація та проведення тренінгів, ділових зустрічей і корпоративних заходів (200+ учасників).
• Повний цикл управління проєктами: від першого контакту з клієнтом до фінансового закриття.
• Консультація клієнтів (телефонні переговори, виїзди на локації).
• Координація роботи підрядників (локації, технічне забезпечення, логістика, кейтеринг, декор, артисти).
• Контроль роботи всіх підрозділів на локації, супровід і кураторство проєктів.
• Забезпечення високої якості послуг підрядників.
• Розвиток і підтримка відносин з ключовими клієнтами.
• Розробка та реалізація креативних концепцій для замовників.
• Підготовка фінансових звітів за витратами проєктів.
• Участь у тендерних процедурах.

• Надання інформації та обробка заявок відповідно до внутрішніх регламентів.
• Організація бронювання готелів і трансферів для корпоративних клієнтів по Україні.
• Виписка залізничних квитків для співробітників та клієнтів.
• Комунікація з корпоративними клієнтами (електронна пошта, телефон), забезпечення високого рівня сервісу.
• Взаємодія з постачальниками: оформлення заявок на послуги, контроль оплати рахунків.
• Внесення даних у фронт-офісні системи (1С, ITravel, Portal, Argest, MOM, Sabre), виставлення рахунків та ведення звітності.

• Підготовка комерційних пропозицій та презентацій для клієнтів відповідно до запитів.
• Розробка концепцій заходів та креативних рішень.
• Участь у тендерах: підготовка повного пакету документації.
• Організація, проведення та супровід заходів і конференцій (ведення проєктів «під ключ» від ідеї до реалізації).
• Бронювання номерів, конференц-залів, трансферів для груп, виписка залізничних квитків.
• Пошук і координація роботи субпідрядників.
• Підготовка кошторисів, фінансових документів та робота з первинною бухгалтерією.Контроль виконання проєктів та дотримання термінів.
• Побудова ефективних відносин з корпоративними клієнтами.

• Оформлення клієнта в торговій базі компанії (реєстрація аккаунта в 1С).
• Прийом заявок клієнта та оформлення первинної документації.
• Аналіз взаєморозрахунків з клієнтами (дебіторська заборгованість).
• Ведення реєстру договорів і свідоцтв клієнтів.
• Контроль наявності сертифікатів якості на продукцію компанії.
• Додатково досвід роботи менеджером відділу логістики (організація доставок замовлень по Києву та Україні, організація роботи складу).

• Організація роботи відділу та комплексне управління проєктами.
• Реалізація трейд-маркетингових стратегій і промоакцій для підвищення продажів та впізнаваності бренду клієнтів.
• Планування, запуск і контроль рекламних кампаній у національних та регіональних торгових мережах.
• Аналіз ефективності маркетингових заходів, підготовка детальної звітності та рекомендацій для оптимізації.
• Координація взаємодії з постачальниками, підрядниками та представниками торгових мереж.
• Управління командою до 10 осіб (менеджери відділу, супервайзери, мерчандайзери, внутрішня кур’єрська служба): постановка завдань, контроль виконання, мотивація та розвиток персоналу.
• Координація роботи з іншими відділами (керівники напрямів Traditional Trade та Modern Trade) для узгодження стратегій і ефективної реалізації проєктів.
• Оптимізація процесів для підвищення ефективності роботи відділу та зниження витрат.