Офіс-менеджер (Київ)

Ми шукаємо високоорганізованого офіс-менеджера в наш офіс в Києві, який керуватиме щоденними операційними процесами та допомагатиме створювати комфортне середовище для команди Railsware!

Ви будете відповідальні за організацію робочого простору, тревел менеджмент, закупівлями, проведення заходів, а також забезпечите безперебійну роботу всіх пов'язаних процесів. Якщо ви організована, надійна та енергійна людина, ця позиція ідеально підходить для вас!

Ця позиція передбачає офлайн роботу з київського офісу.

Ваші навички:

• Англійська мова на рівні Upper-Intermediate чи вище
• Вільне володіння українською мовою
• Досвід роботи в управлінні офісом, закупівлях, адміністративній діяльності, сфері гостинності або обслуговування клієнтів
• Відмінні організаційні навички, включно з вмінням ефективно планувати, розставляти пріоритети та управляти завданнями, ресурсами й інформацією
• Високі комунікативні та міжособистісні навички, вміння спілкуватися та будувати позитивні стосунки з персоналом, клієнтами, постачальниками та іншими зацікавленими сторонами
• Навички вирішення проблем з можливістю оперативно та ефективно знаходити рішення
• Комп'ютерна грамотність — готовність працювати з новим програмним забезпеченням
• Досвід роботи з GSuite/MS Office, навички роботи в Google Sheets/Excel

Буде плюсом:

• Досвід роботи з інструментами для таск-трекінга, такими як Jira, Trello, Asana тощо
• Досвід організації заходів і поїздок

Ваші обов’язки:

• Управління щоденною роботою офісу, включно з координацією замовлень їжі, карток доступу, доставок та інших запитів, пов'язаних з офісом
• Управління закупівлями: планування, дослідження та бюджетування витратних матеріалів. Контроль за офісним обладнанням (інвентар, рахунки, ремонт) та управління логістикою замовлення й доставки обладнання
• Ведення складу та управління інвентаризацією
• Організація процесів обробки контрактів і платежів. Точне оформлення бухгалтерської документації для фінансової команди
• Тісна співпраця з партнерами коворкінгу для управління доступом до офісу та забезпечення всіх необхідних послуг, які надає коворкінг
• Організація поїздок для співробітників офісу: бронювання квитків, житла та транспорту
• Підтримка ремонту обладнання та вирішення запитів на доставку
• Активна підтримка та координація волонтерських і благодійних ініціатив
• Допомога топ-менеджерам у вирішенні особистих і бізнес-запитів
• Ведення бази даних постачальників та консультації запитувачів
• Участь у щотижневих командних зустрічах та активний внесок у постійне вдосконалення існуючих процесів

English version: 

We are looking for a highly organized Office Manager for our Kyiv location to manage daily office operations and help us create a comfortable and well-equipped environment for the Railsware team!

You will be responsible for the workspace, travel management, procurement, events, and ensure that all related processes run smoothly. If you are a highly organized, reliable, and energetic person, this position is a great fit for you!

This is an on-site position, we expect you to work from the Kyiv office.

Your Skills:

• Upper-intermediate English, fluent Ukrainian
• Work experience in Office Management, Procurement, Administration, Hospitality, or Customer service
• Excellent organizational skills, including the ability to effectively plan, prioritize, and manage tasks, resources, and information
• Strong interpersonal and communication skills, including the ability to communicate and build positive relationships with staff, clients, vendors, and other stakeholders
• Problem-solving skills with the ability to identify and resolve issues in a timely and efficient manner
• Computer literacy - be ready to use new software
• Experience with GSuite/MS Office and Google Sheets/Excel skills

Would be a plus:

• Experience with task-tracking tools such as Jira, Trello, Asana, etc.
• Experience in organizing events and travels

Your Responsibilities:

• Oversee daily office operations, including managing food orders, card management, coordinating deliveries, and any office-related requests
• Manage office procurement by planning, researching, and budgeting for supplies. Oversee office equipment (inventory, accounts, repairs) and manage hardware ordering and delivery logistics
• Take charge of storage responsibilities, along with inventory management
• Oversee contract and payment management processes. Accurately process accounting documentation and present it to the Financial team
• Work closely with coworking partners to handle documents, manage office space access, and ensure all essential services provided by the coworking facility are available
• Organize travel for office staff, arranging flights, accommodations, and transportation
• Provide support for hardware repairs and delivery requests
• Provide active support and maintain volunteer and charity initiatives
• Help C-level Executives with their personal and business requests
• Keep useful vendor database up to date and consult requesters on it
• Attend weekly team meetings and actively contribute to the ongoing improvement of existing processes