Адміністратор офісу, асистент

Вступ:

У 2024 році Україна оголосила обов’язкову евакуацію через посилення обстрілів і повітряних атак російських сил на прифронтові регіони. Щоденні обстріли Харківщини, Сумщини та Донеччини призвели до значної внутрішньої міграції, а понад 15 000 цивільних у Покровську перебувають під безпосередньою загрозою. За даними ООН, понад 300 000 людей у цих регіонах потребують підтримки, але фінансові ресурси для евакуації обмежені.

Проєкт «Екстрена допомога та підтримка евакуації» від Team4UA пропонує комплексне рішення, що забезпечує безпечне транспортування і тимчасове житло для цивільних із зон ризику. Консорціум ТЕРА, створений Team4UA спільно з українськими НУО, включає «Схід SOS», як провідним асоційованим партнером, а також Благодійна організація «Координаційний центр допомоги» та «Ангели порятунку», як члени Консорціуму, координує евакуаційні зусилля з фокусом на вразливих групах населення.

Team4UA Опис:

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, з досвідом у сфері надзвичайної допомоги, відновлення та інноваційних проєктів реконструкції. Ми співпрацюємо з агентствами ООН (ВПП, ЮНІСЕФ) та міжнародними організаціями і фондами (Mercy Corps, TED). З моменту заснування Team4UA надала гуманітарну допомогу 2,3 мільйонам осіб, зокрема реалізувала такі проєкти, як будівництво школи у Львові за допомогою технології 3D-друку з бетону.

Team4UA була створена командою колишніх технологічних підприємців, які об'єднали свої навички та досвід для вирішення найважливіших довгострокових потреб України. Організація має великий досвід роботи у прифронтових регіонах та районах, що найбільше постраждали від бойових дій, зокрема поблизу кордону з Росією. Від початку повномасштабного вторгнення наша діяльність охоплює найважкодоступніші регіони, а також ті, де найбільше зосереджені внутрішньо переміщені особи або люди, що повертаються додому.

Команди Team4UA базуються у Львові, де забезпечують адміністративну та фінансову підтримку, у Києві, де знаходиться наша штаб-квартира, та у Дніпрі, де здійснюються операційна діяльність, моніторинг та оцінка проєктів. 

Загальний опис посади:

Асистент топ-менеджменту забезпечує ефективну адміністративну та асистентську підтримку для керівництва компанії. Основні обов’язки включають організацію та координацію адміністративних процесів, ведення діловодства, забезпечення офісу необхідними матеріалами, організацію зустрічей, відряджень та комунікацію між керівництвом та працівниками. Крім того, асистент веде нотатки під час зустрічей, контролює виконання завдань, а також взаємодіє з постачальниками та партнерами для вирішення адміністративних питань. 

Завдання та обов’язки:

1. Адміністративна підтримка

• Організація та координація адміністративних процесів у офісі, включаючи ведення діловодства, облік та архівування документів.

• Підтримка належного документообігу, вчасне розподілення вхідної та вихідної кореспонденції.

• Забезпечення офісу необхідними матеріалами, ресурсами та обладнанням.

2. Асистентська підтримка для топ-менеджменту

• Організація і планування зустрічей: підготовка порядку денного, узгодження часу та місця проведення, інформування учасників про порядок зустрічей.

• Переклад документів та участь у зустрічах де потребується переклад (англійська мова) за потреби, як письмово, так і усно, для забезпечення ефективного спілкування між керівництвом та іншими учасниками зустрічей.

• Організація ділових відряджень для топ-менеджменту: бронювання транспорту, проживання, підготовка необхідних документів, тощо.

• Супровід керівництва у відрядженнях за потреби, допомога в координації зустрічей і логістики під час поїздок.

• Виконання доручень топ-менеджменту та поставлених завдань. 

• Планування та контроль робочого графіку директора.

• Контроль виконання завдань топ-менеджмента командою.

3. Підтримка комунікацій та нотатки

• Участь у зустрічах онлайн і офлайн для ведення нотаток, фіксація основних пунктів обговорень, підготовка коротких звітів для подальшого використання керівництвом.

• Забезпечення комунікацій між керівництвом і працівниками, зокрема, поширення важливої інформації, інструкцій або документів.

4. Інші функції

• Взаємодія з постачальниками, партнерами та підрядниками з адміністративних питань, забезпечення оперативного вирішення робочих потреб.

• Підготовка та подання звітності щодо адміністративних витрат.
  
  

  Умови роботи: Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії. Посада базуватиметься в Києві з комфортним офісом у самому центрі міста та можливістю віддаленої роботи за попереднім узгодженням
  
  

  Відрядження: Супровід директора у відрядженнях за потреби.
  
  

  Соцпакет: організація забезпечує оплачувані відпустки, лікарняні, медичне страхування, а також необхідну оргтехніку для роботи.
  
  

  Контракт: до 29 серпня 2025 року (в зв’язку з закінченням проєкту) з можливістю продовження за наявності нових.
  
  
  

  Різноманіття, рівність і інклюзія
  Досягнення нашої місії починається з формування команди та принципів нашої співпраці. Ми прагнемо збагачувати організацію за рахунок залучення людей із різним походженням, переконаннями, досвідом та способами мислення. Такий підхід дозволяє нам краще використовувати колективну силу наших команд для вирішення найскладніших викликів, з якими стикається Україна. Ми створюємо культуру довіри та поваги, де кожен може висловлювати свої погляди, залишатися собою, розкривати свій потенціал і спільно досягати найкращих результатів. Ми визнаємо, що розмаїття та інклюзія — це безперервний процес, тому ми прагнемо вчитися, слухати та змінюватися, щоб стати більш різноманітними, справедливими та інклюзивними, ніж будь-коли раніше.

  
  

  Рівні можливості працевлаштування
  Team4UA є роботодавцем, який надає рівні можливості для всіх та не допускає дискримінації на будь-якому ґрунті. Ми активно шукаємо кандидатів із різним досвідом, поглядами та навичками, щоб ставати сильнішими як організація та мати сталий глобальний вплив. Ми гарантуємо атмосферу поваги та психологічної безпеки, де всі співробітники мають рівні можливості. Ми категорично не приймаємо дискримінацію за расою, кольором шкіри, гендерною ідентичністю, гендерним вираженням, релігійними переконаннями, віком, сексуальною орієнтацією, національним чи етнічним походженням, інвалідністю (включно з ВІЛ/СНІД статусом), сімейним станом, статусом військового ветерана чи будь-якою іншою ознакою, захищеною законом.

  
  

  Захист та етика
  Team4UA прагне забезпечити, щоб усі, з ким ми взаємодіємо у своїй роботі, будь то члени команди, представники громади, учасники програм чи інші особи, ставилися з повагою та гідністю. Ми дотримуємося основних принципів запобігання сексуальній експлуатації та насильству і не терпимо жодних проявів насильства над дітьми, сексуальної експлуатації, домагань або зловживань серед членів нашої команди.

  Для створення безпечного та інклюзивного робочого середовища всі співробітники зобов’язані дотримуватись професійної поведінки, поважати закони України та дотримуватись Кодексу поведінки, політик та цінностей Team4UA. Усі нові співробітники повинні пройти обов’язкові навчальні курси з основ захисту через платформу AGORA. Ми очікуємо, що кожен співробітник сприятиме забезпеченню підзвітності перед учасниками програм, партнерами з громад, іншими зацікавленими сторонами, а також перед міжнародними стандартами гуманітарної допомоги та розвитку.