Logistic Assistant/ Ассистент з логістики та закупівель

MAG’s Vision: A safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG’s Mission: MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development.

Overview of role: Responsible for supporting the Logistics Manager/Officer by ensuring all logistics administrative processes are completed efficiently, including maintaining and controlling equipment, maintaining logistics paperwork and record systems in compliance with Logistics Standard Operating Procedures.

Responsibilities:

• Performs work on uninterrupted provision of the organization with all material resources necessary for its activity (raw materials, materials, semi-finished products, fuel, component products, tools, spare parts, overalls, household equipment, etc.) and ensures their rational use.
• Determines the need of the operation for material resources, compiles balances of material and technical support, summary tables by types of raw materials, materials and determines their delivery in accordance with the requirements of the organization's work.
• Participates in the development and implementation of measures to increase the economic efficiency (cost reduction) of the operation.
• Participates in the work of forming and expanding business relations with suppliers. Development of new sources of supply, monitoring of the market, to identify procurement opportunities.
• Prepares draft contracts with suppliers and agrees with suppliers on changes to the terms of concluded contracts with approval from MAG legal.
• Monitors the fulfilment of contractual obligations by suppliers including the quantity and quality of goods and services, Checks the correctness of invoices and other settlement documents from suppliers for acceptance, and the timely transfer of these documents for payment.
• Participates in evaluating the best value for money against suppliers' price and service. 
• Monitors the state of stocks in warehouse/store, takes measures to maximise requirements against cost. Maintain stock records, ensuring that all stock movement is recorded. Issue equipment as instructed, ensuring that all requests are approved prior to issue. Ensure new equipment is registered in compliance with MAG procedures
• Searches for and agrees with suppliers, quality, quantity, technical specifications, price, terms of delivery, etc.
• Develops proposals to replace expensive goods, materials, and services with more affordable prices and better supply, but which at the same time exactly meet the quality requirements.
• Controls the timely provision by the supplier of all required documentation (supplier registration, acts of completed works, expense invoices, tax invoices, etc).
• Visits, if necessary, supplier enterprises in order to check their compliance with the requirements set by the organization.
• Compiles the list of specifications from the requestors/technical expert and determines the criteria for the selection of suppliers based on them.
• Monitors compliance with the rules for storing goods and materials in warehouse/stores.
• Organise transportation for goods as required
• Performs other management assignments.

Essential requirements: 

• Knowledge and experience of procurement & logistics including warehousing and stock control.
• Experience in office and/or facility management.
• Computer skills (Excel & Word essential).
• Current knowledge of legislation in Ukraine (Orders, resolutions, instructions and other regulatory documents)
• Rules and norms of labour protection, fire safety and industrial sanitation.
• Basics accounting.
• Strong organisational and record keeping skills.
• Language requirements – ability to communicate in English at a basic level and a desire to continue to learn the language.

Working conditions

• Official employment.
• Wokking shedule - Monday - Friday 09.00 till 18.00.
• Ancident insurance.

Бачення MAG: Безпечне та захищене майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства та конфлікту.

Місія MAG: MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи разом з іншими над відновленням земель, забруднених уламками конфлікту, зменшенням щоденного ризику загибелі або поранення цивільного населення та створенням безпечних і надійних умов для розвитку.

Бачення ролі: Співробітник відповідає за підтримку менеджера/офіцера з логістики, забезпечуючи ефективне виконання всіх логістичних адміністративних процесів, включаючи обслуговування та контроль обладнання, ведення логістичної документації та систем обліку відповідно до Стандартних операційних процедур з логістики.

Обов'язки:

• Виконує роботу з безперебійного забезпечення організації всіма необхідними для її діяльності матеріальними ресурсами (сировиною, матеріалами, напівфабрикатами, паливом, комплектуючими виробами, інструментами, запасними частинами, спецодягом, господарським інвентарем тощо) та забезпечує їх раціональне використання.
• Визначає потребу в матеріальних ресурсах, складає баланси матеріально-технічного забезпечення, зведені таблиці за видами сировини, матеріалів та визначає їх поставку відповідно до вимог роботи організації.
• Бере участь у розробці та впровадженні заходів щодо підвищення економічної ефективності (зниження собівартості) діяльності.
• Бере участь у роботі з формування та розширення ділових зв'язків з постачальниками. 
• Пошук нових підрядників, моніторинг ринку, виявлення можливостей закупівель.
• Готує проекти договорів з постачальниками та погоджує з постачальниками зміни до умов укладених договорів за погодженням з юридичним відділом MAG. 
• Здійснює контроль за виконанням постачальниками договірних зобов'язань, у тому числі за кількістю та якістю товарів і послуг, перевіряє правильність оформлення рахунків-фактур та інших розрахункових документів від постачальників, а також своєчасну передачу цих документів для оплати.
• Бере участь в оцінці найкращого співвідношення ціни та якості послуг постачальників. 
• Стежить за станом запасів на складі/в магазині, вживає заходів для максимального задоволення потреб у порівнянні з витратами. 
• Веде облік запасів, забезпечуючи реєстрацію всіх переміщень запасів. 
• Видає обладнання відповідно до інструкцій.
• Забезпечує реєстрацію нового обладнання відповідно до процедур MAG.
• Шукає та узгоджує з постачальниками якість, кількість, технічні характеристики, ціну, умови постачання тощо.
• Розробляє пропозиції щодо заміни дорогих товарів, матеріалів та послуг на більш доступні за ціною та кращі за якістю, але які при цьому точно відповідають вимогам до якості.
• Контролює своєчасне надання постачальником всієї необхідної документації (реєстрація постачальника, акти виконаних робіт, видаткові накладні, податкові накладні тощо).
• Відвідує, за необхідності, підприємства-постачальники з метою перевірки їх відповідності вимогам, встановленим організацією.
• Складає перелік специфікацій від замовників/технічного експерта та визначає на їх основі критерії відбору постачальників.
• Контролює дотримання правил зберігання товарів і матеріалів на складі/в магазинах.
• Організовує транспортування товарів у разі потреби-Виконує інші доручення керівництва.

Основні вимоги: 

• Знання та досвід у сфері закупівель та логістики, включаючи складування та контроль запасів.
• Досвід роботи в управлінні офісом та/або об'єктами.
• Навички роботи з комп'ютером (Excel та Word обов'язково).- Поточні знання законодавства України (накази, постанови, інструкції та інші нормативні документи)
• Правила і норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.
• Основи бухгалтерського обліку.
• Сильні організаторські та діловодні навички.
• Мовні вимоги - вміння спілкуватися англійською мовою на базовому рівні та бажання продовжувати вивчати мову.
  
  

Умови роботи:

• Офіційне працевлаштування.
• Графік роботи - понеділок - п'ятниця з 09.00 до 18.00.
• Страхування від нещасних випадків.