Фахівець з адміністративних питань / Рецепціоніст

Ми шукаємо Фахівця з адміністративних питань/Рецепціоніста, який приєднається до команди Roche — однієї з провідних фармацевтичних компаній світу.

Про нас

Roche — це глобальна компанія, в якій понад 100 000 співробітників у 100 країнах світу щодня розширюють межі охорони здоров'я. Працюючи разом, ми стали однією з провідних науково-дослідних медичних груп світу. Наш успіх ґрунтується на інноваціях, допитливості та різноманітності. Roche є роботодавцем рівних можливостей.

Ваші майбутні завдання:

Фахівець з адміністративних питань (60%) 
-  Допомога та супровід у придбанні товарів/послуг для відділів Компанії.
-  Комунікація з постачальниками товарів/послуг.
-  Опрацювання рахунків/актів на погодження та підпис.
-  Опрацювання та процесування договорів.
-  Створення заявок на придбання, контроль подальшого замовлення та отриманих товарів/послуг (Purchase req to Good Receipt).
-  Підготовка рахунків на оплату.
-  Внесення інформації за рахунками до реєстру первинної документації.
-  Перевірка пакета первинних документів від постачальників, контроль своєчасності і правильності оформлення документів.
-  Оформлення актів списання товарно-матеріальних цінностей на основі видаткових накладних.
-  Отримання, формування, обробка, сканування, архівування та зберігання документів.
-  Оперативне опрацювання внутрішніх та зовнішніх запитів.
-  Підтримка відділу фінансів та бухгалтерії.
-  Виконання інших обов'язків і доручень в рамках своєї компетенції та спеціалізації.

Рецепціоніст (40%)
-  Забезпечення своєчасної відправки/отримання листів поштової та електронної кореспонденції.
-  Надання відповідей на вхідні телефонні дзвінки.
-  Зустріч гостей та відвідувачів офісу. Створення заявок в системі (зокрема для паркування).
-  Реєстрація вхідної та вихідної документації, зберігання оригіналів/копій у відповідних папках.
-  Організація передачі документів на підпис, контроль повернення підписаних документів та їх передача на зберігання відповідальній особі.
-  Допомога у виконанні додаткових запитів колег.

Наші очікування від кандидатів:

• Впевнене володіння MS Office. Знання або досвід роботи у «Вчасно», MeDoc, SAP буде перевагою.

• Освіта: фінанси, економіка, бухгалтерський облік.

• Проактивність, відповідальність та оперативність у виконанні обов'язків.

• Здатність працювати в умовах багатозадачності.

• Організаційні та комунікативні навички, вміння працювати в команді.

• Знання вимог чинного законодавства щодо первинної документації.

• Розуміння особливостей процесу придбання послуг і матеріалів та їхнього документального оформлення.

• Знання: заявок на придбання (PR), замовлень на придбання (PO), термінів постачання, умов оплати, передоплати та елементів витрат.

• Рівень англійської мови: Intermediate.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування згідно з КЗпП.

• Гідну та своєчасну заробітну плату.

• Графік роботи: понеділок–п'ятниця з 09:00 до 18:00.

• Медичне страхування з першого дня роботи.

• Сучасний офіс поруч із метро.

Якщо ви організовані та проактивні — ми будемо раді знайомству з вами!