COMPLIANCE MANAGER / МЕНЕДЖЕР З ПИТАНЬ КОМПЛАЄНСУ

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

GENERAL OBJECTIVE:
Compliance Manager contributes to provide insurance to the organization on the degree of control of its operations. He/She initiates, coordinates and follows-up on risk reducing measures linked to the non-compliance with PUI’s internal procedures, donor guidelines and the local legislation. As such, he/she is responsible for creating an environment of continuous learning and improvement by providing recommendations based on assessments and evaluations of PUI’s documentation and internal processes. Thus, he/she works closely with the coordinators of the different departments, both for the identification of shortcomings and for the corrective measures to be put in place. He/She monitors the quality and timely implementation of those recommendations. He/she is also responsible for coordinating the preparation and follow-up of external audits in agreement with the supporting departments.

TASKS AND DUTIES:

Carry out internal audits in accordance with the internal audit plan and standard procedures 

• Prepares and implement an audit plan that identifies risks and priorities, in collaboration with all departments; 
• Carries out audits of documentation, internal and donor procedures and processes, at mission level; 
• Coordinates the internal audit according to the internal audit system at HQ; 
• In general, ensures that the principles of accountability and transparency are at the heart of the mission's spirit and practices; 
• Formulates internal recommendations and communicates it with the concerned departments. 

Coordinate and act as focal point for external audits

• Prepares and monitor an external audit plan; negotiate audit dates with auditors and donors; 
• Is the focal point for auditors (the link between the mission and auditors) before, during and after the audit; 
• Prepares the external audits: present the Mission to auditors, shares the requests for documentation to the coordinators, centralizes the feedback and presents consolidated responses to the auditors, along with the support of coordinators; 
• Discusses issues and recommendations with auditors. He/She is involved in drafting the responses to the Management Letters (ML) of audits in coordination with other departments. Consults with HQ on best approaches to respond to ML; 
• Drafts and submits to the HoM and HQ audit department a synthesis including the overall audit achievement as well as alerts and risks ; 
• Capitalizes on the challenges and lessons learned after each external audit.   

Ensure the implementation of internal and external recommendations 

• Prepares a follow-up of recommendations using the standard tool and share with the relevant coordinator; 
• Establishes and regularly update a follow-up of internal and external recommendations; 
• Shares recommendations with relevant departments and discuss/establish an action plan for implementation with them; 
• Monitors the implementation of external and internal audit recommendations; 
• Reports on progress to the HQ audit department and the HoM; 
• As part of a formal and regular process, ensures that HQ recommendations are implemented, and report to the HoM and HQ Audit Officer. 

Risk Management 

• Prepares a follow-up of recommendations using the standard tool and share with the relevant coordinator; 
• Establishes and regularly update a follow-up of internal and external recommendations; 
• Shares recommendations with relevant departments and discuss/establish an action plan for implementation with them; 
• Monitors the implementation of external and internal audit recommendations; 
• Reports on progress to the HQ audit department and the HoM; 
• As part of a formal and regular process, ensures that HQ recommendations are implemented, and report to the HoM and HQ Audit Officer. 

Contribute to the establishment of a culture of learning and quality 

• Verifies the knowledge and understanding of internal and donor audit procedures and processes and recommend trainings if necessary; 
• Carries out trainings / information sessions for the mission on audit, risks and related subjects as required / requested;
• Participates in the establishment and / or improvement of internal procedures and tools; 
• Briefs all coordinators on the audit. 

Team management and capacity building 

• In collaboration with the HR department, participates in the recruitment process(es) of staff under his/her line management; 
• Briefs newly recruited personnel under his/her management on their roles and responsibilities; 
• Ensures the adherence of his/her subordinates to all PUI’s policies, rules and regulations;  
• Ensures the respect and implementation of HR procedures in accordance with PUI’s Policies and Guidelines in collaboration with the Human Resources department; 
• Monitors and provide objective feedback related to the performance of the staff under his/her supervision to promote professional development;  
• Provides technical support and guidance to the staff under his/her line management; 
• Ensures good communication, coordination and information level of each member of the mission team during regular coordination meetings; 
• Solves team conflicts and ensure team building and discipline. 

Documentation / Archiving coordination 

• Ensures that project and support documentation (of all projects) is complete and correctly archived following internal procedures and ensure that departments are informed of all documents to be archived; 

QUALIFICATIONS:

• Education Degree: Master degree in Audit management, law or similar areas

  
  

• Work experience: Minimum 3 years experience in a similar position, experience(s) in NGO

• Language skills: Fluent in English / Ukranian (speaking, reading and writing)

• Knowledge & skills: Audit process, Analytical skills, Knowledge(s) of donor’s procedures (ECHO, BHA, EuropeAid, UN agencies, …) 

• Software: Knowledge of the MS office software including Word, Outlook, Excellent in Excel

CONDITIONS:
Location: Kyiv
Insurances: live, health

Working days: Monday to Friday

• Interested candidates please submit your resume  in English.
• The test for this position will also be in English. 
• Only shortlisted candidates will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.
• Starting Time: 1 October 2025

PUI is an equal-opportunity employer that prioritizes staff safety and security. We are committed to diversity and inclusion within our workforce and encourage qualified female and male candidates of all backgrounds, including candidates with disabilities to apply for the position. 

*********************************************************************************************

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ:
Менеджер з питань комплаєнсу сприяє забезпеченню гарантій для організації щодо ступеня контролю за її діяльністю.  
Він/вона ініціює, координує та відстежує заходи, спрямовані на мінімізацію ризиків, пов'язаних з недотриманням внутрішніх процедур, керівних принципів донорів та національного законодавства. 
Окрім цього, Менеджер з питань комплаєнсу відповідає за формування культури безперервного навчання і вдосконалення, надаючи рекомендації, засновані на аналізі та оцінці документації й внутрішніх процесів ПУІ. 
Він/вона тісно співпрацює з керівниками різних відділів для виявлення проблемних питань та впровадження необхідних коригувальних заходів, а також стежить за якістю та своєчасним виконанням цих рекомендацій. 
Крім того, Менеджер з питань комплаєнсу відповідає за координацію підготовки та подальший супровід зовнішніх аудитів у співпраці з допоміжними відділами. 

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Проведення внутрішніх аудитів відповідно до плану внутрішнього аудиту та стандартних процедур   

• Розробляти та впроваджувати план аудиту, який визначає ризики та пріоритети, у співпраці з усіма відділами; 
• Проводити аудит документації, внутрішніх та донорських процедур і процесів на рівні місії; 
• Координувати внутрішній аудит відповідно до системи внутрішнього аудиту в штаб-квартирі; 
• Загалом забезпечувати, щоб дотримання принципів підзвітності та прозорості залишалося основою діяльності місії. 
• Формулювати внутрішні рекомендації та доводити їх до відома відповідних підрозділів.
  

Координація та виконання обов’язків контактної особи для зовнішніх аудитів   

• Розробляти та контролювати план зовнішнього аудиту; узгоджувати дати проведення аудиту з аудиторами і донорами; 
• Виступати контактною особою для аудиторів (сполучною ланкою між місією та аудиторами) до, під час та після аудиту; 
• Здійснювати підготовку до зовнішніх аудитів: представляти місію аудиторам, передавати запити на документацію координаторам, централізувати зворотній зв'язок та надавати консолідовані відповіді аудиторам у співпраці з координаторами; 
• Обговорювати з аудиторами проблемні питання та рекомендації. У координації з іншими відділами брати участь у підготовці відповідей на листи про результати аудиту. Консультуватися зі штаб-квартирою щодо найкращих підходів до реагування на листи про результати аудиту; 
• Готувати та подавати Голові Місії та штаб-квартирі узагальнений звіт, що включає загальні результати аудиту, а також попередження та виявлені ризики; 
• Аналізувати виклики та засвоєний досвід після кожного зовнішнього аудиту для вдосконалення майбутніх процесів.   

Забезпечення виконання внутрішніх та зовнішніх рекомендацій  

• Готувати звіт про виконання рекомендацій, використовуючи стандартний інструмент, та передавати його відповідному керівнику; 
• Розробляти та регулярно оновлювати систему контролю за виконанням внутрішніх та зовнішніх рекомендацій; 
• Поширювати рекомендації серед відповідних відділів та обговорювати/розробляти з ними план дій щодо їх виконання; 
• Здійснювати моніторинг виконання рекомендацій за результатами  зовнішнього і внутрішнього аудиту; 
• Звітувати про досягнутий прогрес перед відділом аудиту штаб-квартири та Головою Місії; 
• В рамках формального та регулярного процесу, забезпечувати виконання рекомендацій штаб-квартири та звітувати про це перед Головою Місії та Фахівцем з питань аудиту від штаб-квартири 

Управління ризиками  

• Виявляти та попереджати про зони ризику, виявлені під час внутрішніх і зовнішніх аудитів;  
• Співпрацювати з відділами та Головою Місії для оновлення таблиці ризиків за відділами та забезпечення впровадження коригувальних і превентивних дій для зменшення потенційних ризиків.  
• Пропонувати рішення та надавати консультації щодо зменшення впливу виявлених ризиків.
  

Сприяння розвитку культури навчання та якості  

• Оцінювати рівень знань і розуміння процедур та процесів внутрішнього і донорського аудиту, та за потреби рекомендувати відповідні тренінги; 
• Проводити тренінги / інформаційні сесії для місії з питань аудиту, ризиків та дотичних тем на запит/ за потребою; 
• Брати участь у розробці та/або вдосконаленні внутрішніх процедур й інструментів; 
• Проводити брифінги з питань аудиту для всіх керівників. 

Управління командою та розвиток спроможностей  

• У співпраці з відділом кадрової діяльності брати участь у процесі підбору персоналу, який буде працювати під його/її безпосереднім керівництвом; 
• Проводити орієнтацію для нових працівників, що знаходиться під його/її керівництвом, пояснюючи їхні ролі та обов'язки; 
• Забезпечувати дотримання підлеглими всіх політик, правил та норм, встановлених в ПУІ;  
• Забезпечувати дотримання та виконання кадрових процедур відповідно до Політик та Керівних принципів ПУІ, у співпраці з відділом кадрової діяльності; 
• Здійснювати моніторинг та надавати об'єктивний зворотній зв'язок щодо результатів роботи персоналу, який знаходиться під його/її керівництвом, з метою сприяння професійному розвитку;  
• Надавати технічну підтримку та наставництво працівникам, що знаходяться під його/її безпосереднім керівництвом; 
• Забезпечувати належний рівень комунікації, координації та інформування кожного члена команди місії під час регулярних координаційних зустрічей 
• Вирішувати конфлікти в команді та підтримувати згуртованість і дисципліну в колективі. 

Координація документації / архівування  

• Забезпечувати належне збереження та архівування проєктної і супровідної документації (для всіх проєктів) відповідно до внутрішніх процедур, а також інформувати відділи про всі документи, що підлягають архівуванню ;

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

• Освіта: Ступінь магістра з аудиту, правознавства або суміжних галузей

• Досвід роботи: Мінімум 3 роки досвіду роботи на аналогічній посаді, Досвід роботи в НУО        

• Знання мов: Вільне володіння англійською / українською мовою (мовлення, читання та письмо)

• Знання та навички: Процес аудиту, Аналітичні навички, Знання процедур донорів (ECHO, BHA, EuropeAid, агентств ООН, ...)  
• Володіння ПК: Знання програмного забезпечення MS Office, включаючи Word, Outlook, Відмінне володіння програмою Excel
  
  

УМОВИ:
Локація : м. Київ
Страхування: життя, здоров'я 

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.
• Початок роботи: 01 жовтня 2025 р.