Фахівець з логістики та транспортної діяльності \ TRANSPORT OFFICER

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місце роботи: м. Харків

Освіта: Диплом Бакалавра (або Спеціаліста) за спеціальністю «логістика», «управління транспортною та складською логістикою», «бізнес-менеджмент», «інженерна справа»  чи суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: принаймні 2 роки досвіду роботи на посаді фахівця з логістики та транспортної діяльності. Досвід роботи з контрактами та державними постановами, пов’язаними з транспортним забезпеченням. Досвід роботи з системами управління транспортом та програмним забезпеченням для управління складською діяльністю.

Досвід роботи у сфері складського зберігання медичних виробів та поводження з фармацевтичними продуктами.

Досвід здійснення зберігання та транспортування в межах холодового ланцюга. 

Знання мов: Вільне володіння англійською мовою обов’язкове (принаймні на рівні B2 чи C1), володіння українською та російською. Знання французької мови буде перевагою для читання транспортної документації з Франції.

Знання та навички: Глибокі знання у сфері управління транспортною та складською діяльністю, логістики; здатність до обробки великого обсягу інформації та передбачення потреб; впевнені організаційні навички; відмінні комунікативні навички та навички міжособистісного спілкування; здатність ефективно працювати з колегами та давати собі раду у стресових ситуаціях. Відмінні лідерські навички, гарні навички розв’язання конфліктів.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з акцентом на Excel, Word та Outlook).

ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ:

Під безпосереднім керівництвом менеджера з логістики  фахівець з логістики та транспортної діяльності відповідає за такі завдання: 

1. Управління автопарком бази. 
2. Управління всіма переміщеннями (персоналу та товарів), пов'язаними з роботою баз (Програми та підтримка). 
3. Ведення належної документації та звітності, пов’язаної з автопарком. 
4. Управління командою водіїв. 
5. Закупівлі, пов'язані з автопарком.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

1. Управління автопарком 

1.1. Фахівець з логістики та транспортної діяльності відповідає за парк транспортних засобів на базі ПУІ. 

1.2. Фахівець з логістики та транспортної діяльності відповідає за генератори, причепи, предмети для технічного обслуговування та все обладнання, пов’язане з автопарком. 

1.3. Забезпечувати підтримку всіх елементів забезпечення безпеки, пов’язаних з автопарком, в належному стані. 

1.4. Контролювати щотижневі перевірки автопарку, головним чином транспортних засобів та всіх інших пов’язаних з ним предметів, включаючи обладнання для забезпечення безпеки. 

1.5. Контролювати щоденні перевірки транспортних засобів, що здійснюються водіями. 

1.6. Контролювати регулярне технічне обслуговування автопарку, включаючи електричні системи та системи двигунів. 

1.7. Вирішувати питання, пов'язані з позаплановим технічним обслуговуванням і терміновими проблемами автопарку.

1.8. Здійснювати заходи профілактичного обслуговування, щоб запобігти поломкам. 

1.9. Здійснювати управління запасом палива в офісі. 

1.10. Здійснювати контроль за зонами паркування та складськими питаннями, пов’язаними з автопарком. 

1.11. Підтримувати в належному стані брендування ПУІ на транспортних засобах відповідно до процедур. 

1.12 Координувати розподіл транспортних засобів та графіки роботи з метою забезпечення раціонального використання ресурсів.

1.13. Розробляти та впроваджувати політики та процедури щодо транспортної діяльності, щоб оптимізувати роботу автопарку.

1.14. Проводити для водіїв тренінги щодо протоколів безпеки, експлуатації транспортних засобів, а також процедур технічного обслуговування.

1.15. Приймати участь у плануванні бюджету та ініціативах щодо контролю за рівнем витрат, що стосуються управління транспортним забезпеченням та автопарком.

1.16. Надавати підтримку командам з логістики та закупівель, ділячись професійними знаннями та порадами щодо транспортного забезпечення.

2. Підтримка роботи баз (Програми та Підтримка) 

2.1. Розробляти план переміщень на тиждень та керувати ним. 

2.2. Забезпечувати раціональне використання автопарку відповідно до потреб переміщень. 

2.3. Працювати в тісній взаємодії з керівниками проєктів, менеджером з логістики, керівником адміністративно-програмної діяльності і менеджером з систем інформаційної безпеки для узгодження переміщень. 

2.4. Співпрацювати з менеджером з систем інформаційної безпеки, щоб гарантувати, що плани маршрутів відповідають вимогам безпеки. 

2.5. За потреби координувати переміщення національного та іноземного персоналу між базами. 

2.6. Надавати підтримку при незапланованих переміщеннях, включаючи програмну, безпекову діяльність та термінові виїзди на місця. 

2.7. Забезпечувати доступність та належне використання обладнання з брендуванням. 

2.8. Забезпечувати транспорту підтримку, пов’язану з діяльністю з розподілу допомоги, разом з командами охорони здоров’я та екстреного реагування. 

2.9. Надавати підтримку програмним командам щодо будь-яких переміщень, пов'язаних з їх діяльністю. 

2.10. Допомагати команді з логістики з переміщеннями, пов’язаними із закупівлями, візитами до постачальників і складською діяльністю.

2.11. Співпрацювати з місцевою владою та зацікавленими сторонами, щоб отримати необхідні дозволи та перепустки для пересування на транспортних засобах.

2.12. Контролювати дотримання норм та політик щодо транспортної діяльності, включаючи норми безпеки дорожнього руху та охорони навколишнього середовища, та звітувати про це.

2.13. Надавати логістичну підтримку під час надзвичайних ситуацій та діяльності з реагування на них, забезпечуючи своєчасне транспортування персоналу, предметів постачання та обладнання.

2.14. Співпрацювати з фінансовим відділом для відстеження та звірки транспортних витрат з бюджетом та розподілом фінансування.

2.15. Проводити періодичні уточнення плану та оцінки потреб у перевезеннях і рекомендувати коригування розміру, складу та моделей використання автопарку.

2.16. Допомагати у підготовці та впровадженні планів на випадок надзвичайних ситуацій та процедур евакуацій, пов'язаних з транспортуванням.

2.17. Сприяти проведенню тренінгів або практикумів для персоналу на теми, пов'язані з транспортним забезпеченням, включаючи протоколи з безпеки та поводження з транспортними засобами.

2.18. Підтримувати впровадження програмного забезпечення або систем управління автопарком для підвищення рівня ефективності та прозорості роботи.

2.19. Брати участь в оглядах та оцінках програм, надаючи інформацію про транспортну логістику та практичну доцільність.

3. Управління командою 

3.1. Планувати, організовувати та керувати підлеглими працівниками, щоб гарантувати, що виконання роботи відповідає стандартам ПУІ. 

3.2. Оцінювати потреби в персоналі та забезпечувати найм і керівництво водіями, асистентами та робітниками-поденниками/вантажниками. 

3.3. Спільно з фінансовим відділом готувати необхідні документи для управління робітниками-поденниками/вантажниками. 

3.4. Контролювати роботу робітників-поденників. 

3.5. Керувати кар'єрним розвитком членів команди. 

3.6. Забезпечувати наставництво і керівництво членами команди. 

3.7. Сприяти створенню атмосфери співпраці та підтримки в команді. 

3.8. Проводити регулярні оцінювання роботи та надавати конструктивний зворотній зв'язок команді водіїв.

3.9. Визначати потреби в навчанні та сприяти навчанню водіїв протоколам безпеки та організаційним політикам.

3.10. За необхідності спільно з відділом кадрів та керівництвом впроваджувати дисциплінарні заходи та плани підвищення ефективності.

3.11. Сприяти командній роботі та співпраці між різними відділами та базами.

3.12. Розробляти та підтримувати стандартні операційні процедури (СОП) щодо транспортних операцій, забезпечуючи зрозумілість та дотримання їх членами команди.

3.13. Здійснювати контроль та управління графіками роботи, забезпечуючи належний обсяг та продуктивність транспортних операцій.

3.14. Заохочувати та підтримувати ініціативи щодо інновацій та постійного вдосконалення в транспортній команді.

3.15. Координувати з відділом кадрів ініціативи щодо розвитку персоналу, включно з плануванням кадрового резерву та кар'єрного зростання.

3.16. Вирішувати конфлікти та суперечки між членами команди, сприяючи створенню гармонійної робочої атмосфери.

3.17. Представляти транспортну команду на зустрічах і під час комунікації з іншими відділами та зацікавленими сторонами.

4. Закупівлі 

4.1. Керувати всіма платежами, пов’язаними з автопарком, включаючи транспортні засоби, генератори та паливо. 

4.2. Подавати запити на закупівлю, пов’язані з автопарком, і керувати ланцюгом постачання. 

4.3. Здійснювати контроль актів приймання-передачі, що стосуються закупівель, та розпорядчих документів. 

4.4. У разі необхідності займатися іншими процесами закупівель за відсутності фахівця з закупівель.

4.5. Проводити дослідження та аналіз ринку для виявлення надійних постачальників та надавачів послуг, пов'язаних з обладнанням і послугами для автопарку.

4.6. Укладати контракти та договори з постачальниками для забезпечення економічної ефективності та відповідності політикам ПУІ щодо закупівель.

4.7. Здійснювати моніторинг роботи постачальника та вирішувати будь-які проблеми чи невідповідності щодо постачання, якості чи розцінок.

4.8. Вести точний облік та документацію закупівельних операцій, включаючи рахунки, замовлення на закупівлю, а також контракти.

4.9. Співпрацювати з відділами фінансів та логістики для забезпечення своєчасної обробки платежів та звірки рахунків.

4.10. Надавати підтримку щодо аудиту та оцінювання закупівельних процесів, за потреби надаючи документацію та інформацію.

УМОВИ РОБОТИ:

Дата початку роботи: липень-серпень 2024 року
Офіційне працевлашування за строковим договором.
Місце роботи: м. Харків. 
Робочий час: згідно встановленого графіку
Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист, вказавши щонайменш 2 контакти для рекомендацій.
ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.