Старший фахівець з логістики та закупівель (Senior Officer, Logistics and Procurement )

International Medical Corps ніколи не вимагає від кандидатів гонорару, платежу чи іншої грошової операції. Якщо у вас вимагають грошей у зв’язку з цим вербуванням, будь ласка, повідомте Міжнародний медичний корпус на веб-сайті для повідомлення про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей веб-сайт, воно не розглядатиметься. 

Короткий опис посадових обов’язків 

Допомагати менеджеру з логістики / координатору з логістики та координатору штабу швидкого реагування в управлінні, координації та здійсненні закупівель та логістичної діяльності в Харківському офісі з високим рівнем дотримання стандартів, точності, прозорості та підзвітності відповідно до внутрішніх положень Міжнародного Медичного Корпусу та правил і положень донорів. Контролювати та наставляти членів команди закупівель та логістики, надаючи рекомендації та підтримку для забезпечення ефективної роботи та професійного зростання.

Основні обов’язки 

Перелічені обов’язки та відповідальність є репрезентативними для розуміння характеру та рівня дорученої роботи і не обов'язково є вичерпними.

Управління закупівлями

• Нагляд за процесами закупівель у Харківському офісі, включаючи проведення тендерів/котирувань, отримання товарів, перевірка відповідності усієї необхідної документації та супровідної документації, зберігання та транспортування всіх отриманих товарів до кінцевого пункту призначення. 
• Відстеження закупівель і регулярне спілкування з фахівцями відділу гуманітарних програм про хід і терміни закупівель, а також підтримання своєчасного збору даних і подання донорам звітів про закупівлі та матеріально-технічне забезпечення.
• Забезпечення технічного нагляду, участі, керівництва та нагляду за співробітниками відділу логістики з метою забезпечення ефективної та своєчасної підтримки реалізації проектів.
• Забезпечити узгодження, періодичний перегляд та оновлення договорів про надання послуг з іншими підрозділами, а також забезпечити, щоб графіки планування логістики відповідали узгодженим договорам про надання послуг.
• Визначення надійних постачальників за допомогою процесів оцінки та дослідження ринку, моніторинг роботи постачальників за допомогою заповнених VRT-файлів (маршрутизації та планування), для забезпечення дотримання постачальниками умов договору та графіку постачань.
• Постійний перегляд та вдосконалювати процесів закупівель для підвищення ефективності та економічності.

Координація логістичної діяльності

• Робота з угодами з постачальниками логістичних послуг, постачальниками та орендодавцями, включаючи переговори щодо умов, цін та показників ефективності.
• Оптимізація логістичних процесів, для мінімізації витрат та підвищення ефективності.
• Нагляд за управлінням автопарком, включаючи організацію, документацію, систему реєстрації, графік та щомісячну звітність.
• Забезпечення належного обліку усіх активів з переліку активів, включаючи, але не обмежуючись, щомісячну фізичну інвентаризацію, маркування та відстеження активів.
• Забезпечення належного та своєчасного документування всіх товарів, що надходять.
• Моніторинг рівня запасів та управління системами контролю запасів для оптимізації рівня запасів та мінімізації операційних витрат.
• Відстеження відправлень та спілкування з перевізниками, постачальниками та внутрішніми командами, для вирішення проблем та забезпечення своєчасної доставки.
• Впроваджувати стратегії для зменшення ризиків, пов'язаних з логістикою та транспортуванням, включаючи дотримання митних правил та міжнародних стандартів судноплавства.
• Співпраця з орендодавцями та керівництвом об’єктів щодо гостьового дому та зберігання, забезпечуючи дотримання угод оренди та ефективне використання площ.
• Сприяння створенню позитивного іміджу та загальної довіри до організації через застосування мандату, дотримання етики та цінностей Міжнародного Медичного Корпусу як всередині організації, так і за її межами.
• Забезпечення мінімізації негативного впливу логістичної діяльності на навколишнє середовище.

 Розвиток потенціалу персоналу та управління ефективністю:

• У координації з менеджером з логістики / координатором з логістики в країні визначати потреби/прогалини у навчанні, забезпечити наявність та виконання навчальних планів, а також підвищення кваліфікації персоналу, відповідно до вимог та за необхідності.
• Сприяти створенню позитивної робочої атмосфери в команді закупівель та логістики. 
• Належним чином делегувати завдання та обов’язки членам команди.

 Комплаєнс, аудит та відповідні засоби контролю:

• Відповідати за відповідність дорученої діяльності політиці та процедурам ММК, а також чинним положенням донорів та місцевому законодавству.
• Залишатися в курсі політик і процедур донорів, пов'язаних з логістикою та ланцюгом постачань, і нести відповідальність за їх своєчасне поширення та послідовне застосування.
• Забезпечення ведення точних систем реєстрації, з задокументованими та перевіреними записами всіх транзакцій та звітів з логістики та ланцюга постачання.
• Сприяти своєчасному поданню обов’язкових звітів з логістики та закупівель до команди керівництва ММК 
   в країні та команди з глобальної логістики та ланцюгів постачання, відповідно до політики та процедур ММК.
• Співпрацювати з фінансовим відділом, відділом комплаєнсу, аудиту, колегами з відділу логістики в країні та регіональною командою логістики для оцінки відповідності бізнес-процесів та відповідної документації,
   з метою виявлення прогалин та впровадження необхідних коригувальних заходів і зниження ризиків.

Запобігання шахрайству:

 Зобов’язання запобігати шахрайству, виявляти його, повідомляти про нього та знижувати ризики шахрайства відповідно до політик та процедур ММК, чинних положень донорів та місцевого законодавства.

 Інше:

• Будь-які інші завдання на вимогу безпосереднього керівника або уповноваженої особи. 
• Додаткові обов’язки: тимчасове розширення територіальної відповідальності, заміщення вакантних посад на певний період, заміна колег, які перебувають на лікарняному/щорічній відпустці/відрядженні, внутрішнє дублювання посад, будь-які специфічні завдання, пов’язані з потребами організації.  
• Обов’язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для розуміння характеру та рівня дорученої роботи і не обов’язково є всеохоплюючими.

Мінімальні вимоги

• Як правило, ступінь бакалавра з економіки або міжнародної економіки, гуманітарної логістики, управління ланцюгами постачань, організації міжнародних перевезень, комерційної торгівлі. Еквівалентне поєднання відповідної освіти та досвіду може бути замінено відповідно.
• 5+ років досвіду роботи у сфері закупівель та логістики, комерційної торгівлі або управління ланцюгами постачань.
• Гарний рівень письмової та розмовної англійської мови.
• Проактивна, ініціативна та енергійна людина, з високим рівнем доброчесності; командний гравець з гарними навичками планування, тайм-менеджменту та вирішення проблем.
• Здатність встановлювати та підтримувати ефективні партнерські та робочі відносини 
   в мультикультурному, мультиетичному середовищі з чутливістю та повагою до різноманітності.
• Здатність працювати у швидкозмінному середовищі.
• Вміння розставляти пріоритети та дотримуватися встановлених кінцевих строків (дедлайнів).
• Організованість, увага до деталей.
• Орієнтованість на надання послуг (сервіс-орієнтованість) та дипломатичність. 

Норми поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.