ВОДІЙ/АССИСТЕНТ ЛОГІСТА / DRIVER/LOGISTICS ASSISTANT

44 027 ₴ Gross / до вирахування податків

Київвул. Січових Стрільців, 50метро Лук'янівська

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Place of work - Kyiv

МЕТА
Під безпосереднім керівництвом координатора з логістики, водій автотранспортного засобу має забезпечувати щоденні переміщення працівників та предметів ПУІ у відповідності до встановленого графіку, а також забезпечувати обслуговування та безпеку автомобілів ПУІ.

фахівець із закупівель несе відповідальність за виконання всіх видів діяльності, пов'язаних з логістикою та закупівлями, відповідно до організаційної політики та процедур, включаючи весь ланцюг постачання, але не обмежуючись автопарком, обладнанням та активами, а також надання допомоги під час управління приміщеннями, узгодження логістичної інформації, забезпечення функціонування ПУІ в Україні.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
1: Перевезення

Перевозити працівників ПУІ й забезпечувати їхню безпеку;
Перевозити матеріали й обладнання ПУІ, необхідні тільки для професійних цілей, й допомагати в завантаженні та вивантаженні автомобіля;
Паркувати автомобіль у відповідності до вимог правил безпеки ПУІ;
Забезпечувати надання надійних та безпечних послуг перевезення a) керувати автомобілем організації по місту, а також по регіонах країни з можливістю нічних поїздок; b) керувати автомобілем організації в денний та нічний час, коли необхідно; c) зустрічати офіційних представників та гостей організації;
Організовувати та дотримуватися маршруту, розробленого Фахівцем з логістики
Працювати в денний та нічний час за встановленим графіком.

2: Техобслуговування

Забезпечувати перевірку автомобілеів організації (журнали, звичайний огляд та ін.) під керівництвом логіста;
Перевіряти наявність та чинність усіх документів на автомобіль;
Забезпечувати технічне обслуговування автомобілів організації: пальне, рівень масла, прочищення, перевірка та ремонт;
Забезпечувати профілактичне техобслуговування автомобіля за встановленим графіком;
Заповнювати журнал реєстрації поїздок та ремонтів у відповідності до правил ПУІ;
Допомагати підтримувати в належному стані приміщення;
Доповідати логісту щодо усіх проведених ремонтів;
Забезпечувати наявність запасного колеса

3: Безпека

Розповсюджувати, разом зі логістом, інформацію з безпеки в рамках філії;
Переконуватися, щоб усі пасажири завжди були пристебнуті ременями безпеки;
Забезпечувати наявність необхідної документації відповідно до регіону перебування
Дотримуватися вимог та правил ПУІ щодо керування автомобілем;
Забезпечувати наявність в автомобілі основного набору інструментів;
Забезпечувати наявність в автомобілі аптечки та іншого обладнання, необхідного відповідно до рівня небезпеки певної зони перебування;
Забезпечувати наявність в автомобілі вогнегасника;
Знати та дотримуватися місцевих правил дорожнього руху;
Забезпечувати підписання форми звільнення від відповідальності кожного разу, беручи на борт автомобіля особу, яка не є працівником ПУІ;
Забезпечувати негайне вживання заходів, необхідних у випадку потрапляння в аварію;
Забезпечувати впізнаваність транспортного засобу відповідно до протоколів безпеки ПУІ.

4: Підтримка

Надання адміністративної/моральної підтримки працівникам філії ПУІ, а саме через: a) доставку офіційної кореспонденції, документів та ін.; b) вирішення питань з проходженням пунктів пропуску/митниці, якщо необхідно;

1. Процес закупівлі / закупівля

Забезпечення ефективної роботи ланцюга поставок та закупівлями для безперебійного впровадження проектів ПУІ та виконання стандартних процедур закупівель ПУІ під керівництвом Фахівця з логістики та закупівель за допомогою організації:
Гарантує відповідність процедур закупівель (від дрібних закупівель до процедур, де потрібно вести переговори), узгоджує, планує та контролює процес закупівель та забезпечує дотримання термінів, тісно співпрацює із запитувачами для закупівлі технічних матеріалів
Несе відповідальність за створення Запиту на закупівлі для відділів, що надають підтримку в офісі Філії на їх запит. Надає підтримку програмним відділам у підготовці Запитів на закупівлю (PRs).
Несе відповідальність за заповнення всіх документів, що відносяться до закупівель, Запити на закупівлю (PR), Наказ на закупівлю (PO) та інші відповідні документи.
Несе відповідальність за подання готових файлів закупівель для подальшого розгляду, затвердження та проведення платежів.
Перевіряє та обробляє комерційні пропозиції (EQR) Запити на закупівлю (PR) та Накази на закупівлю (PO).
Складає та оптимізує спільні закупівлі та дотримується кінцевих термінів та термінів виконання закупівель.
Під керівництвом Фахівця з логістики та закупівель він/вона забезпечує оновлення базу даних закупівель проектів DB, та її використання належним чином.
Створює базу даних постачальників та інструменти моніторингу. Він/вона стежить за тим щоб база даних / список постачальників оновлювався та систематично проводить дослідження ринку для підконтрольної та непідконтрольної території; постійно оновлює прайс-листи та бази даних постачальників.Надає підтримку Фахівцю з логістики та закупівель у проведенні переговорів з постачальниками для місцевих закупівель на рівні Філії, враховуючи стандарти закупівельних параметрів ПУІ в Україні, для дрібних закупівель та процедур, що потребують проведення переговорів; проводить переговори щодо цін, термінів та способів доставки.
Підтримує чітку систему відстеження запитів на закупівлю. Надає підтримку безпосередньому керівнику під час поширення щотижневого звіту з відстеження Запитів на закупівлю між зацікавленими працівниками.
Реєструє всю інформацію щодо закупівель у PDB (База даних закупівель) та оновлює щоразу, коли відділ логістики отримує новий Запит на закупівлю (PR).
Забезпечує належне маркування всіх логістичних документів та архівування відповідно до процедур заповнення / архівування ПУІ.
Готує файли закупівель для перевірки та відправлення до головного офісу.
Збирає бухгалтерські документи, пов'язані зі здійсненими закупівлями, і надсилає їх до головного офісу.
Забезпечує своєчасний переклад рахунків перед їх відправкою в Київського офісу.

2. Перевезення
2.1. Надає підтримку Відділу логістики ПУІ в Україні в забезпеченні ефективного управління автопарком для безперебійного впровадження проекту ПУІ, що включає та не обмежується:
2.2. Надає підтримку Відділу логістики, переконуючись, що транспортні потреби для його/її діяльності (товари/послуги) покриті відповідними засобами;

Оптимізує транспортні засоби для того, щоб зробити поставки економічно ефективними;
Планує та контролює перевезення та доставку матеріалів до кінцевого пункту призначення місць реалізації проектів
Надає своєчасну та правильну інформацію відповідальному за склад та безпосередньому керівнику з питань доставки товарів на склад.

3. Управління активами
3.1 Надає підтримку Відділу логістики у забезпеченні ефективного управління активами (комп'ютер, телекомунікації, енергія) для належного впровадження проектів ПУІ, що включає, але не обмежується:
3.2 Надає підтримку Відділу логістики під час моніторингу обладнання з тривалим терміном використання (стан, місце знаходження, власник/донор) шляхом регулярного оновлення інструментів моніторингу;
3.3 Надає підтримку Відділу логістики у забезпеченні належного встановлення і запуску обладнання та стежить за їх належною експлуатацією, технічним обслуговуванням або ремонтом;
3.4 Надає підтримку Відділу логістики під час перевірок щодо використання обладнання та здійснює, якщо необхідно, налаштування операційних процедур.

4. Підтримка програм
4.1 Надає підтримку команді Філії та Програмному відділу для належного впровадження проектів ПУІ.
4.2 Активно сприяє відкриттю / переміщенню / закриттю приміщень підбаз;
4.3 Надає підтримку програмним командам з організації та подальшої логістичної діяльності (установка обладнання, щоденна підтримка та, за необхідністю, перевірка місць впровадження проектної діяльності з метою оцінки існуючого запасу витратних матеріалів для повсякденного використання та визначення потреби у забезпеченні активів, що беруть участь у реалізації проекту);
4.4 Планує та надає підтримку, за необхідністю, під час ремонтних робіт в підбазах або інших приміщеннях організації.

5. Звітність / Зв'язок та підтримка працівників відділу Логістики
5.1 Надсилає PFU, CFU і PDB до відділу логістики та Фахівцю з логістики і закупівель щомісяця.
5.2 Надає підтримку Відділу логістики щодо обслуговування обладнання в офісі та гостьових будинках в м. Костянтинівка.
5.3 При необхідності ремонту: звертається до постачальників послуг/ремонтників та купує необхідні матеріали.
5.4 Надає підтримку Відділу логістики щодо забезпечення наявності необхідної питної води в офісі та гостьових будинках.
5.5 Надає підтримку Відділу логістики з обслуговування поштово-офісних послуг, отримання та відправлення кореспонденції.
5.6 Надає підтримку Відділу логістики з питань забезпечення послуг таксі для іноземних співробітників.
5.7 Надає інвертарний лист для усіх преміщень у Коснтянтинівці

6. Архівування / Підтримка у підготовці документації до Аудиту
6.1 Забезпечує правильне виконання архівування. Створює та архівує папки із закупівель.
6.2 Надає підтримку системи перегляду документації на рівні Костянтинівки.
6.3 Проводить архівування файлів із закупівель для надання потенційним аудиторам.

7. Приміщення
7.1 Забезпечує належне управління та обслуговування/ремонт усіх приміщень філії в Київі (офіси, гостьові будинки) відповідно до процедур ПУІ;
7.2 Спільно із Фахівцем з логістики та закупівель ініціює процеси закупівель будь-яких запасів або товарів, яких недостатньо, для офісу та гостьовогo будинку у філії в Костянтинівці;
7.3 Гарантує, що всі прилади енергозабезпечення, необхідні на рівні філії в Костянтинівці, є в наявності та використовуються відповідно до процедур ПУІ;
7.4 Забезпечує наявність необхідної питної води в офісі та гостьових будинках.

Кандидат повинен мати наступні якості:
1. Гнучкість та можливість адаптуватися у виконанні щоденних робочих обов’язків.
2. Професійне виконання роботи у відповідності до внутрішньої політики ПУІ.

*********************************************************************************************

GENERAL OBJECTIVE
Under the direct supervision of the Logistics Assistant, the Driver has to ensure the daily transportation of PUI staff and goods, following the established schedules, as well as the maintenance and safety of PUI vehicles.

Responsible and accountable for the delivery of all logistics and procurement related activities in accordance with organizational policies and procedures, including supply chain, but not limited to fleet, equipment and assets, premises support, coordination of logistics information, operation of bases PUI in Ukraine.

TASKS AND RESPONSIBILITIES

1: Transportation

To drive PUI staff only and ensure the safety of all passengers.
To drive PUI materials and equipements for professional purpose only and help for the loading and unloading of the vehicle.
To park the vehicles in accordance with PUI safety rules.
Ensures provision of reliable and secure driving services by a) driving office vehicle within the city and to the regions with possible over-night trips; b) driving office vehicle during day and night when required; c) meeting official personnel and visitors;
To organise and follow the movement planning shared by logistic officer
According to the defined schedule to work day and night time.

2: Maintenance

To ensure the checking of the car fleet (log book, usual checking…) in coordination with the Logistics Officer.
To check all the documents of the vehicles and their validity.
To ensure maintenance of the car fleet: fuel, oil level, cleaning, checking and repairs.
According to the defined schedule, ensure the preventive maintenance of the vehicle.
To fill in the log book for every movement and reparations according to PUI rules.
To help maintaining up the premises
To report to the Logistics Officer all reparations done for the vehicle.
To make sure that spare tire is available

3: Security

To share security information with the Logistics Officer in the base
To make sure all his passengers put on their security belt all the time.
To ensure that the required administrative documentation is available according to the area of intervention
To follow PUI driving rules and regulations.
To ensure that the basic reparation tool-set is always available in the vehicle.
To ensure that the medical first aid kit is always available in the vehicle, as well as any security equipments required according the area level of risk
To ensure that the fire extinguisher is always available in the vehicle.
To understand and obey local traffic law and regulations.
To ensure that the discharge of responsibility is always signed when other than PUI employee is travelling in PUI vehicle.
Ensures that all immediate actions required by rules and regulations are taken in case of involvement in accidents.
To make sure that the appropriate visibility are available on the vehicule as per PUI security guidlines

4: Support

Provides administrative/clerical support to PUI base staff through: a) delivery and collection of official correspondance to/from post office, documents and other items; b) support customs formalities/arrangements if/when required;

1. Procurement / Purchasing

Ensure efficient supply chain and procurement functioning for smooth PUI project implementations and standard procurement procedures of PUI, under functional supervision of Logistics and Procurement Officer by means of arranging:
Guarantee compliance with procurement procedures (from Small Purchases to Negotiated Procedures), coordinate, plan and supervise procurement process and ensure the deadlines are respected, work in close collaboration with requesters for procurement of technical items.
Responsible for raising the Purchase Requests for support departments in the base and upon request. Supports programs departments in preparations of PRs.
Responsible for completion of all the documents related to procurement cycle, Purchase Requests, Purchase Orders, and other related documents.
Responsible for submission of completed purchase files to further process of reviews, validations and payments;
Verify and process quotation (EQRs) requests, PRs, andPOs.
Compiles and optimizes joint purchasing and respects the deadlines and lead times for procurement.
Under the guidance of the Logistics and Procurement Officer, he/she ensures that the projects Procurement DB (databases) are on place, updated and used in correct way and manner.
Set up a suppliers' database and monitoring tools; He/she Makes sure that Suppliers database / list is updated and market surveys are done systematically for GCA and NGCA Suppliers Databases; keeps updating price lists and vendor databases.
Supports Log & Procurement Officer in taking a lead on negotiations with suppliers / vendors for local purchases respecting the standards of procurement thresholds of PUI in Ukraine, for Small Purchases and Negotiated Procedures; negotiates the prices, deadlines and methods of delivery;
Maintain clear Purchase Request tracking system. Support direct line manager on distributing weekly PR tracker report to concerned employees
Registers all procurement related information to PDB (Procurement Database) and keeps it updated every time there is a new PR received by Logistics department.
Ensures all logistics documents are properly labelled and archived as per PUI filling / archiving procedures.
Prepares procurement files to be checked and to be sent to capital office.
Collects accounting documents related to committed procurements and sends them out to capital office

2. Transportation
2.1Supporting the Logistics Department of PUI in Ukraine in ensuring efficient fleet management for smooth PUI project implementation, which includes, but not limited to:
2.2 Supporting the Logistics department making sure that transportation needs for his / her area of operations (for goods / services) are covered through appropriate means;
1. Optimizes the transportation means in order to make deliveries cost-efficient;
2. Schedule and supervise transportations and deliveries of materials to their final destination at the project site.
3. Provides timely and correct information for stock keeper and direct line manager on deliveries of goods to warehouse.

3. Assets Management:
3.1 Supports the Logistics Department in ensuring efficient asset management (computer, telecom, energy) for smooth PUI project implementation, which includes, but not limited to:
3.2 Supports the Logistics Department in monitoring of durable equipment (condition, localization, owner/donor) through regular updating of monitoring tools;
3.3 Supports the Logistics Department in ensuring proper installation and setting up of equipment and manages their good operation, maintenance or repairs;
3.4 Supports the Logistics Department in checking the use of equipment and proceed if needed with operating procedures' adjustments.

4. Programs Support:
4.1 Support field operations and Programs Department for smooth PUI projects implementation:
4.2 Contribute actively in opening / deployment / closing sub-base premises;
4.3 Support program teams on the organization and follow up of logistics activities (installation of equipment, daily support and when needed inspections of the project site in order to assess existing stock of consumables for daily use and identify needs of maintenance of assets involved into the project implementation);
4.4 Schedule and support, if necessary, the rehabilitations in the sub-base or premises.

5. Reporting / Communication and Support to Logistics Personnel (Log Department):
5.1 Submits PFU, CFU and PDB to Logistics and Procurement Officer on the monthly basis.
5.2 Support the Logistics Department for the maintenance of equipment in the office & Guest-Houses in Kostіantуnivka.
5.3 Follow up the repairs when needed: contact the service providers / repairers and buy material needed.
5.4 Supports Logistics Department to ensure availability of needed drinking water in Office and Guest-Houses.
5.5 Support Logistics Department in Post-Office services management and receiving and sending the mails.
5.6 Support the Logistics Department in Taxi management for expats.
5.7 Prepare inventory list for premises in Kostyantinivka.

6. Archiving / Audit Preparation Support.
6.1 Ensures the correct implementation of archiving Compose and archive purchase folders.
6.2 Support review system in Konstyantinivka base.
6.3 Аrchiving of procurement files for potential upcoming audit.

7. Premises
7.1 Ensure the good management and maintenance/repairs of all the premises at Kostiantynivka base (Offices, Guest Houses) level in compliance with PUI procedures;
7.2 Jointly with Logistics & Procurement Officer, initiates procurement processes on any supplies and goods shortages in office and Guest-House in Kostiantynivka base; 7.3 Ensure that all the energy means necessary at Kostiantynivka base level are available and are managed in compliance with PUI procedures;
7.4Ensure availability of needed drinking water in Office and Guest-Houses;

The employee will be expected to:
1) Be flexible and adaptable with regards to the implementation of the daily work
2) Conduct all duties in a professional manner following PUI staff regulation.