Фахівець з постачання/ Logistics Assistant (Supply)

60 700 ₴ 1430 Euro gross

SOLIDARITES INTERNATIONAL

Київвул. Олеся Гончара, 57Б

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Медичне страхування

Додаткові вихідні

Офіс з безперебійним інтернетом

Офіс в центрі

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес на вакансію Фахівець з постачання

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець з постачання підтримує координатора з логістики у здійсненні та нагляді за всією діяльністю із закупівель і запасів на рівні координації.

Зокрема, він/вона надає підтримку у виконанні невідкладних заходів та у зберіганні та архівуванні матеріально-технічних документів.

Перелік основних завдань:

Управління закупівлями

Оновлення прайс-листів та бази даних постачальників
Огляд нових постачальників і підрядників, щоб мати різноманітну базу даних постачальників
Застосування процедури закупівель Solidarites International для всіх покупок
Перевірка та обробка запитів пропозицій і замовлень на купівлю
Складання договорів на товари, послуги та роботи відповідно до законодавства України
Створення та архівування документів стосовно закупівель
Здійснення закупівель, контроль за дотриманням правил і процедур перевірки
Обговорення цін, термінів та способів доставки
Контроль відносини з постачальниками
Забезпечити дотримання адміністративних процедур щодо управління авансами та оплатою постачальників.

Управління запасами

Контроль доступу до запасів (складів)
Допомога координатору логістики у проведенні перевірок запасів та інвентаризації.

Адміністрація та управління

Підтримка його/її лінійного керівника в логістичних процедурах за запитом
Участь у зустрічах, пов’язаних з аспектами логістики, представлення інтересів Solidarites International за запитом.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: вища освіта

Досвід: попередній досвід роботи на посаді не менше1 року, досвід роботи в громадських організаціях буде перевагою

Знання мов: англійська мова - upper-intermediate і вище, вільне володіння українською мовою

Знання IT програм: досвідчений користувач MS Office, знання програм з логістики

Кваліфікація: знання законодавчих актів та документів, пов'язаних закупівлями

Особисті якості: комунікабельність, увага до деталей, гнучкість, організаторські здібності та здатність швидко навчатися.

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи: офіс в м. Київ (район м.Золоті Ворота/Університет), можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську обл.

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) до 30 вересня 2024 р. з можливістю продовження.

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 31 травня 2024

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the internal recruitment of a Logistics Assistant (Supply)

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Logistics Assistant for supply supports the Logistic Coordinator in implementing and supervising all the procurement and stock activities at Coordination level.

In particular, he/she lends support to carrying out urgent activities and the filing and archiving logistical documents.

List of main tasks:

Management of procurement

Update price lists and vendor databases
Propose new suppliers and contractors to have a diverse vendor database
Apply Solidarites International purchase procedures for all purchases
Verify and process quote requests and purchase orders
Compose goods, service and work contracts following Ukraine regulations
Compose and archive purchase folders
Implement purchases, monitoring adherence to validation regulations and procedures
Negotiate prices, deadlines and methods of delivery
Ensure that relationships with suppliers are monitored
Ensure that products purchased correspond to the requirements of the requester requirements in terms of quantity and quality
Ensure compliance with administrative procedures for the management of advances and payment of suppliers.

Stock management

Supervise the maintenance and securing of warehouses
Support the Logistics Coordinator in carrying out stock checks and physical inventories.

Administration and management

Support his/er line manager in the logistics procedures upon request
Take part in meetings relating to logistics aspects, represent Solidarites International upon request
Report any relevant information to his/her line manager.

PROFILE FORSAKEN

Studies: higher education

Experience: previous experience in position at least 1 year, experience in NGO will be an advantage

Language: English - upper-intermediate and above, Ukrainian – native

IT: professional with the use of MSc Office pack, knowledge of logistics programs

Qualification: knowledge of procurement processes

Soft skills: communication skills, flexibility, organization skills and ability to learn quickly.

WORKING CONDITIONS:

This position is based in Kyiv with field visits -Dnipro, Kharkiv, Mykolaiv regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) till September, 30th, 2024 with possible prolongation after 1st contract.

Type of employment: full-time

Salary: 1430 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).