Асистент, відділу кадрів та адміністрування (HR & Admin Assistant)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Опис вакансії:

Асистент з питань управління персоналом та адміністрування працюватиме разом з командою ММК(Міжнародного Медичного Корпусу) та надаватиме підтримку команді ММК повсякденному житті офісу, організовуючи діловодство, організовуючи поїздки, забезпечуючи прийом гостей та перекладати документи, а також допомагати старшому спеціалісту з управління персоналом, у вирішенні кадрових питань.

Для успішного виконання цієї роботи людина повинна мати можливість виконувати кожну важливу функцію з або без  необхідних зручностей.

Основні Завдання й Обов’язки:  

Організація офісу та загальне адміністрування

•  Підтримка у створенні офісних процесів та протоколів відповідно до стандартних операційних процедур ММК, включаючи здоров'я та безпеку.
• Відповідає за загальне обслуговування офісу, включаючи повторне замовлення витратних матеріалів, клінінгові послуги та технічне обслуговування, ведення точних записів.
• Прийом відвідувачів. 
• Надання послуг перекладу за потреби, як письмового, так і усного в режимі реального часу.
• Сканування та друк документів.

Туристична та візова підтримка:

•  Надавати ефективну підтримку міжнародному персоналу та відвідувачам, забезпечуючи візову
•  Організація транспорту та проживання (таксі, готелі, квитки).
•  Інші спеціальні обов'язки за потреби.

Управління персоналом:

•  Допомагати спеціалісту з управління персоналом у підборі, відборі та наймі нових співробітників, підрядників та/або волонтерів ММК в Україні та/або волонтерів у польовому офісі.
•  Допомагати спеціалісту з управління персоналом у проведенні ввідного інструктажу та ознайомленні персоналу з оновленими інструкціями. Забезпечувати розробку посадових інструкцій для нових посад, перегляд/доопрацювання посадових інструкцій для існуючих посад та перекладені за необхідності.
• Допомагати спеціалісту з управління персоналом та забезпечувати оновлення організаційної структури та контактної інформації персоналу, включаючи профілі співробітників на місцях, контактну інформацію персоналу, включаючи профілі співробітників на місцях, на регулярній основі.
• Перевіряти, що працівники належним чином подають дані обліку робочого часу; перевіряти, що час, зафіксований у табелях обліку робочого часу, є правильним.
• Перевіряти, щоб час, записаний у табелі, був правильним і розподіленим відповідно до його категорії, наприклад, звичайний, понаднормовий, відпустка, лікарняний тощо.
•  Допомога спеціалісту з управління персоналом у відстеженні відпусток працівників, підготовці наказів про надання відпусток та графіків відпусток. 
• Сканування всіх кадрових документів.
• Обробка договорів про надання послуг та підготовка супровідних документів за необхідності.

Виконувати інші обов'язки за призначенням. Обов'язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, відображають характер і рівень призначеної роботи і не обов'язково є всеохоплюючими.

Мінімальні вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі менеджменту (бажано HR), психології або суміжних галузях.

На середньому рівні потрібно розвивати знання.

•  Здатність відбирати та збирати дані для листування або звітів.
•  Здатність дотримуватися графіків та дедлайнів.
•  Вільне володіння письмовою та розмовною англійською мовою.
•  Знання основних комп'ютерних програм (Microsoft Office).
•  Щонайменше 1-3 роки досвіду роботи у сфері діловодства.
•  Відмінні міжособистісні та комунікативні навички.
•  Терпіння, наполегливість, проактивність, цілеспрямованість та здатність працювати в стресових умовах.
• Здатність проявляти ініціативу та готовність брати на себе нові обов'язки. Високий рівень професіоналізму та висока трудова етика.
• Здатність визначати пріоритети в роботі та працювати в режимі багатозадачності в умовах швидкого темпу та зміни пріоритетів.
•  Здатність працювати як самостійно, так і в команді

Кодекс поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що належать до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь-яка форма торгівлі людьми.

Рівень можливості

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.