Фахівець з персоналу та адміністрування (Officer, HR and Administration)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв’язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Фахівець з персоналу та адміністрування надає кадрову та адміністративну підтримку відділу управління персоналом. Він/вона відповідатиме за оперативний нагляд за ключовими функціями відділу кадрів, включаючи залучення  та управління талантами, відносинами з персоналом та адміністративну підтримку, підтримку управління ефективністю роботи тощо. 

Для успішного виконання цієї роботи людина повинна бути здатною виконувати кожну основну функцію з розумним пристосуванням або без нього.   

Застосовність кожного обов'язку та відповідальності може змінюватися залежно від (1) реалізації проектів програми в країні та (2) її кадрового забезпечення. 

Реалізація проектів програми може бути спрямована на (1) реагування на надзвичайні ситуації на національному або міжнародному рівні або (2) реалізацію проектів розвитку на міжнародному рівні. 

Управління персоналом здійснюватиметься відповідно до проектної діяльності Міжнародного Медичного Корпусу та його поточного представництва в країні. Обов'язки, наведені нижче, є загальними для цього профілю роботи і, відповідно, застосовуються для управління персоналом (1) тільки національними кадрами, або (2) тільки міжнародними кадрами, або (3) як національними, так і міжнародними  кадрами. 

 УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ  ТА АДМІНІСТРУВАННЯМ

Брати участь у перегляді національної кадрової політики та рекомендувати зміни/доповнення/видалення менеджеру з управління персоналом та адміністрування.

• Надавати підтримку програмному та операційному персоналу в інтерпретації кадрових політик і процедур та надавати технічну підтримку з кадрових питань за вказівкою керівника.
• Співпрацювати з менеджером з управління персоналом та адміністрування над впровадженням стратегічного планування департаменту.
• Здійснювати регулярні регіональні поїздки до проектних офісів з метою забезпечення належного впровадження кадрових процедур та надання допомоги/підтримки менеджерам у їхніх потребах.
• Вести бази даних по  компенсаціям та забезпеченню належного ведення трудових книжок в кадрових системах.

(Додаток «CostPoint», Локальна Система Управління Персоналом).

• Сприяти процесу підбору персоналу та консультувати менеджера з персоналу на кожному етапі підбору, а також готувати регулярні звіти з відстеження процесу підбору персоналу.
• Гарантувати  справедливість та прозорість процесу набору персоналу, а також  відповідність кадровій політиці та процедурам ММК.
• Забезпечувати належну орієнтацію для всіх нових співробітників; забезпечувати співпрацю  та координування з іншими відділами задля  цікавої та доброзичливої орієнтації.
• Консультувати та сприяти процесу звільнення працівників та зберігати документи про звільнення в особовій справі працівника.
• Допомагати регулярно оновлювати організаційні діаграми, вести списки контактів та схеми інформаційних потоків.
• Допомагати у підготовці трудових договорів та інших обов'язкових документів, підписувати та реєструвати їх.
• Надавати  допомогу у написанні кадрових листів за необхідності (передачі, просування по службі, підвищення, прийняття відставки та інші).
• Допомагати у підготовці вихідної допомоги при звільненні/закінченні трудової діяльності.
• Допомагати менеджменту  з управління персоналом проводити періодичний аналіз плинності кадрів.
• Координувати відрядження міжнародного персоналу (маршрут, бронювання квитків).
• Забезпечувати  гарантію того, що всі особові справи зберігаються в надійному місці та регулярно оновлюються. Також забезпечувати завантаження необхідних документів у спільну хмарну систему (Office 365).
• Надавати підтримку відділу управління персоналом у забезпеченні своєчасного опрацювання та реєстрації атестаційних листів.
• Надавати підтримку керівникам і співробітникам програм у встановленні цілей, проведенні випробувального терміну або щорічних оцінок ефективності роботи, забезпечення належного документування результатів оцінювання ефективності роботи.
• Допомагати керівникам програм у визначенні потреб у навчанні або недоліків у роботі персоналу.
• Підтримувати процес аудиту та дотримання вимог та надавати документацію після перевірки відділом управління персоналом.
• У співпраці з керівником програми підтримувати зв'язок із сертифікованим державним бухгалтером щодо графіків сплати внесків до Фонду Соціального Забезпечення  та графіків сплати  податку на прибуток.

 Адміністративна Підтримка 

• Організовувати, за необхідності, подачу візових заявок/процедури імміграційного оформлення для міжнародного персоналу.
• Забезпечувати  наявність та своєчасне поповнення витратних матеріалів для офісу та хостелу.
• Відстежувати рахунки за комунальні послуги в офісі та хостелі, а також договори оренди, щоб забезпечити своєчасну оплату та поновлення.
• Забезпечувати гарантію того, що персонал добре координує свою роботу та ефективно виконує свої обов'язки.
• Керувати використанням офісних приміщень та бронюванням місць для проживання в хостелі ММК.
• Виконувати інші обов'язки за призначенням. Обов'язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня призначеної роботи і не обов'язково є вичерпними.

МІНІМАЛЬНІ  ВИМОГИ 

• Як правило,  необхідна ступінь бакалавра в суміжній галузі. Перевага надається ступеню в галузі управління персоналом. Еквівалентна комбінація відповідної освіти та досвіду може бути замінена за необхідності.
•  Попередній досвід роботи з Міжнародним Медичним Корпусом є перевагою.
• Знання місцевого трудового законодавства
• Досвід роботи з інформаційною системою управління персоналом буде додатковою перевагою
• Знання принципів і процедур найму, відбору, навчання, компенсації та пільг персоналу, розробки робочих місць, трудових відносин і переговорів, а також інформаційних систем управління персоналом.
• Знання та розуміння місцевих стандартів зайнятості
• Впевнений користувач MS Office та вміння використовувати технології для співпраці
• Хороші навички управління конфліктами.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички.
• Відмінні навички планування та організації.
• Здатність ефективно працювати та співпрацювати з іншими.
• Здатність зберігати конфіденційність і зміцнювати довіру та повагу.
• Цілеспрямованість, високо організованість і орієнтованість на деталі.
• Гнучкість, вміння дотримуватися дедлайнів і працювати під тиском.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності.

Норми поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.