Supply Chain Officer / Консультант з постачання

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:

Під наглядом Мандрівного менеджера з постачання/менеджера з управління активами та складом, співробітник з постачання буде підтримувати ефективне та відповідне вимогам управління активами та складськими операціями Представництва "Save the Children" в Україні. Ця роль зосереджена на точному відстеженні, звітності та підтримці активів і запасів для забезпечення безперебійних логістичних операцій і дотримання організаційних політик. Крім того, він також заповнить прогалину в команді закупівель Головного офісу в частині звітності, аналізу та документації.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

• Ведення реєстру активів та проведення регулярних підрахунків/перевірок активів. 
• Надавати інформацію для розробки планів заміни активів та визначення потреб у нових пропозиціях. 
• Допомагати в роботі комітету з утилізації активів відповідно до політик.
• Допомагати в аналізі даних інвентаризації та підготовці звітів для розгляду керівництвом. 
• Забезпечення належного обліку отримання та видачі запасів. 
• Допомагати команді складу в розумінні та впровадженні складських політик і процедур. 
• Проводити регулярні інвентаризації для забезпечення точності та дотримання процедур. 
• Підготовка та ведення регулярних звітів про склад та інвентаризацію для керівництва.
• Допомагати в ефективному управлінні складами, оптимізації використання простору та ресурсів. 
• Забезпечувати точне та своєчасне ведення обліку в системі управління запасами (TiM). 
• Звіряти записи TiM з фізичною наявністю запасів для виявлення розбіжностей.
• Підтримувати розподіл запасів, термін дії яких закінчується, забезпечуючи своєчасну доставку. 
• Координувати з командою закупівель поточні замовлення, відстежувати замовлення 
• Координувати із запитувачем/програмною командою логістичні заходи, включаючи майбутні поставки та поставки, що вже здійснюються 
• Вести облік усіх активів та запасів, що надходять та вибувають, а також зберігати всі аудиторські документи, такі як GRN, SRF, документи про перевірку активів/запасів 
• Заповнення прогалин у звітності, документації та аналізі закупівель, що проводяться в офісах країни 
• Виконувати інші завдання за дорученням безпосереднього керівника в рамках управління ланцюгами поставок.

Щоб бути успішним, Вам необхідно мати: 

• Мінімум 1 рік досвіду в управлінні ланцюгами поставок, бажано в управлінні активами та складами 
• Розуміння складського господарства, управління запасами, а також управління активами та дотримання вимог законодавства 
• Відмінні навички звітності, аналізу та документації. Сюди входить комп'ютерна грамотність зі знанням пакетів Microsoft Office - наприклад, Word, Excel, Outlook. 
• Мовні здібності - вільне володіння англійською та українською мовами 

Бажані навички: 

• Професійна акредитація/сертифікація у відповідній галузі  
• Базові знання та розуміння більш широких функцій ланцюга поставок - закупівлі та комплаєнс 
• Знання транскордонних операцій ланцюга поставок

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

ROLE PURPOSE: 

Under the supervision of the Roving Supply Chain Manager/Asset and Warehouse Manager, the Supply Chain Officer will support the efficient and compliant management of assets and warehouse operations Save the Children's Country Office. The role focuses on the accurate tracking, reporting, and maintenance of assets and inventory to ensure smooth logistical operations and adherence to organizational policies. The role holder in addition will also fill gap in CO procurement team in regards to reporting & analysis and documentations.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY : 

• Maintain the asset register and conduct regular asset counts/verifications. 
• Provide information for developing asset replacement plans and identifying needs for new proposals. 
• Assist with disposal committee proceedings for asset disposal in accordance with policies. 
• Aid in analysing inventory data and preparing reports for management review. 
• Ensure proper accounting for stock receipt and issuance. 
• Support warehouse team in understanding and implementing warehouse policies and procedures.
• Conduct regular inventory checks to ensure accuracy and compliance with procedures. 
• Prepare and maintain regular warehouse and inventory reports for management review.
• Assist in managing warehouses effectively, optimizing space and resource utilization. 
• Ensure accurate and timely record-keeping in the inventory management system (TiM). 
• Reconcile TiM records with physical inventory on hand to identify discrepancies. 
• Support distribution of stock on expiring SOFs/awards, ensuring timely delivery. 
• Coordinate with procurement team on ongoing PO, track order 
• Coordinate with requester/programme team on logistics arrangement including upcoming as well as supplies under delivery 
• Keep record of all upcoming and outgoing assets and inventory and maintain all audit trail documents such as GRN, SRF, assets/stock check documents 
• Fill gap in country office procurement reporting, documentations and analysis Perform other tasks as assigned by the line manager within the scope of supply chain management.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE AND SKILLS 

• Minimum 1 year experience in supply chain management, preferably in asset and warehouse management 
• Understanding of warehousing, inventory management, and assets management and compliance requirements 
• Excellent reporting, analysing and documentations skills. This include computer literate with proficiency in Microsoft Office packages – e.g. Word, Excel, Outlook. 
• Linguistic ability –fluent in with English and Ukrainian 
• DESIRABLE SKILLS 
• Professional accreditation/certification in relevant field 
•  Basic knowledge and understanding of wider Supply Chain functions – procurement and compliance 
• Knowledge in cross border supply chain operations

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.