Grants Specialist

The USAID Harvest Activity enables supported male and female grain and oilseed farmers, including marginalized and underserved groups, to return production and income for target commodities to at least pre-war levels while improving production efficiency and profitability and position farmers to market their crops more successfully and profitably in the wartime context.   

Position description

The Grants Specialist coordinates with project technical staff to ensure that funds spent on grants are managed in compliance with applicable USAID and Chemonics policies and regulations and in a responsible, effective and efficient manner, contributing to the achievement of Harvest Activity’s goals and objectives. The Specialist will support administrative grants management, selection processes, negotiations, and grants awards.   

Responsibilities

• Establishes and maintains a tracking system for preparation of Requests for Applications (RFAs) and other solicitations, evaluation of grant proposals, grantee selection, grant awards, monitoring of grantee performance, and grants deliverable payments 

• Coordinates with project technical staff, including the Chief of Party (COP) and Deputy Chiefs of Party (DCOP) and Strategic Investment Fund Director to prepare and update the grants pipelines in line with expected Harvest Activity’s results and outcomes and to inform budget forecasts. 

• Advises on appropriate grants mechanisms for funding specific program activities 

• Analyzes grant applications, proposals, and awards to ensure adherence to grant management policies and procedures and Chemonics guidelines, as well as USAID rules and regulations 

• Reviews and analyzes grant budgets for allowability, allocability, reasonableness, and consistency. Coordinates with the finance team to negotiate budgets and conditions of grant execution with potential grantees 

• Monitors grantees to ensure compliance with USAID and Chemonics grants administrative requirements, including conducting site visits for internal audits and responsibility determinations in coordination with the finance team. 

• When necessary, mentors and/or provides targeted training to grantees, ensures they are provided with suitable technical advice and assistance to utilize grant funds comply with requirements of proper project management in order to adhere to U.S. Government regulations and Harvest Activity goals and objectives.  

• Recommends improvements to grants management policies, procedures and practices, as necessary

• Undertake other duties as assigned by the Senior Grants Manager.

Qualifications

• Bachelor's degree required

• Minimum fours years of experience in grants administration

• Familiarity with USAID regulations governing grants under contract

• Experience working with non-governmental organizations and/or government ministries with activities related to grants development and implementation

• Experienced in conducting training to build organizational capacity is a plus

• Demonstrated project management and organization skills

• Excellent communication skills and ability to work on teams

• Demonstrated problem solving and decision-making skills

• Strong written and oral communication skills and excellent interpersonal skills

• Written and spoken English and Ukrainian is required

• Demonstrated leadership, versatility, and integrity

Supervision and Reporting    

The Grants Specialist reports to and is directly supervised by the Senior Grants Manager. 

Location    

This position is based in Kyiv, Ukraine.    

Level of Effort     

This assignment is full time and long-term employment. The assignment will begin upon receiving USAID approval.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to  Відправити резюме

Please submit your resume in English as they will be reviewed by international colleagues.

Фахівець з питань грантів

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Фахівець з питань грантів координує роботу з технічним персоналом проекту, щоб забезпечити управління коштами, витраченими на гранти, відповідно до чинних політик і правил USAID та Chemonics, а також у відповідальний, ефективний і результативний спосіб, що сприяє досягненню цілей і завдань проекту Harvest Activity. Фахівець підтримуватиме адміністративне управління грантами, процеси відбору, переговори та надання грантів.

Обов’язки:

• Створити та підтримувати систему моніторингу для підготовки Запитів на подання заявок (RFA) та інших запитів, оцінки грантових пропозицій, відбору грантоотримувачів, надання грантів, відстежування результатів діяльності грантоотримувачів та виплат за грантовими зобов’язаннями.

• Координувати свою роботу з технічним персоналом проєкту, включаючи Керівника проєкту (COP), Заступників Керівника проєкту (DCOP) та Директора Стратегічного інвестиційного фонду для підготовки та оновлення грантових потоків відповідно до очікуваних результатів і підсумків діяльності Harvest та з метою формування бюджетних прогнозів.

• Консультувати щодо відповідних грантових механізмів для фінансування специфічних програмних заходів.

• Аналізувати грантові заявки, пропозиції та надання грантів, щоб забезпечити дотримання політики та процедур управління грантами і керівних принципів Chemonics, а також правил та положень USAID

• Розглядати та аналізувати бюджети грантів на предмет допустимості, можливості розподілу, обґрунтованості та узгодженості. Координувати з фінансовою командою для ведення переговорів щодо бюджетів і умов надання грантів з потенційними грантоотримувачами.

• Здійснювати моніторинг грантоотримувачів з метою забезпечення дотримання адміністративних вимог грантів USAID та Chemonics, включаючи проведення виїзних перевірок для проведення внутрішнього аудиту та визначення відповідальності у координації з фінансовою командою

• За необхідності наставляти та/або навчати грантоотримувачів, забезпечуючи їх відповідними технічними консультаціями та допомогою для використання грантових коштів у відповідності до вимог належного управління проєктами, щоб дотримуватися вимог Уряду США та цілей і завдань діяльності Harvest.

• Рекомендувати покращення політик, процедур і практик управління грантами за необхідності.

• Виконувати інші завдання за дорученням Старшого менеджера з грантів.

Кваліфікації:

• Обов'язкова вища освіта (бакалавр)

• Мінімум чотири роки досвіду в сфері управління грантами

• Бути ознайомленим з вимогами USAID щодо регулювання грантів за контрактом

• Досвід роботи з недержавними організаціями та/або державними міністерствами в сферах, пов’язаних з розробкою та реалізацією грантів

• Досвід проведення тренінгів з розбудови організаційної спроможності буде перевагою

• Доведені навички управління проєктами та організації

• Відмінні комунікаційні навички та здатність працювати в команді

• Продемонстровані навички вирішення проблем та прийняття рішень

• Сильні навички письмової і усної комунікації та відмінні навички міжособистісного спілкування

• Вільне володіння англійською та українською мовами є обов'язковим

• Наявність лідерських якостей, універсальності та цілісності

Керівництво та звітність

Фахівець з питань грантів підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом Старшого менеджера з грантів.

Місце роботи

Посада базується у Києві, Україна.

Зайнятість

Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.

Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу Відправити резюме

Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги