Fleet Officer / Начальник відділу автотранспортного обслуговування

MAG Ukraine 

 Position Title: Fleet Officer

Duty Station: Kyiv / Mykolaiv, with oversight of Kyiv, Mykolaiv, Balakliia, and any other future bases.

Type of Appointment: 13.12.2024 with the possibility of extention

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: 08  July 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate

Salary: 69 000 UAH gross / 55 545 UAH nett

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

ABOUT THE ROLE:
 The purpose of this role is to oversee all the needs of Fleet Management for the Ukraine programme, from movements, to tracking vehicle, mapping road conditions, and setting training and standards for drivers.

Principle Responsibilities

• Under the guidance of the Logistics & Procurement Manager, and with assistance from the Global Fleet Manager’s procedures the Fleet Officer will monitor, maintain and develop procedures and processes for the effective management of the project fleet, including vehicles, minibuses and mechanical assets (if necessary).
• Reduce risk to operations by developing an effective PPM (planned preventative maintenance) system fit for purpose and relevant to the conditions on Project.
• Lead the production of project SOP’s for Fleet Management to include use, maintenance and deployment of assets.
• Research and report on new equipment, technologies and processes to ensure continued best practice for fleet and equipment.
• Oversee all fleet repairs, provide guidance to fleet staff on best practice and appropriate maintenance to control cost.
• Monitor and track vehicle use via the vehicle tracking system
• Vehicle availability and assigning will be done by the Fleet Officer ensuring the most efficient and appropriate allocation of vehicles and drivers.
• Work alongside all departments to ensure the timely submission of movement plans, leading on the gathering of information, troubleshooting, and problem solving to ensure all needs are met.
• Work closely with the Logistics and Procurement team to ensure that needs for fuel, spare parts, lubricants, servicing and maintenance, workshop supplies etc. are all procured.
• Work closely with the Logistics and Procurement department in setting specification for all Fleet related goods and consumables, assets, and vehicles.
• Develop training plans for fleet staff to ensure up to date knowledge on current and planned fleet
• Develop training plans to ensure support staff have knowledge and ability to maintain and repair technical equipment as required.
• Develop and implement training of Head Drivers, and Drivers as necessary so they can fulfil their tasks safely, and in-line with the Fleet Management policies, Security Policies, and the Logistics and Procurement policies and procedures.

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 08 July 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 

The Mines Advisory Group 

MAG Україна

Назва посади:  Начальник відділу автотранспортного обслуговування
Місто: Київ, Миколаїв, Балаклія (всі міста, де знаходиться представництво MAG).
Тип призначення: до 13.12.2024 з можливістю подовження
Дата завершення: 08 липня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Дата початку роботи: ASAP

Заробітна плата: 69 000 грн на місяць брутто / Приблизно 55 545 грн на місяць нетто

Бачення MAG - MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Місія MAG - З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.
 
MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Обов`язки:

• Під керівництвом менеджера з матеріально-технічного забезпечення та закупівель та за допомогою процедур глобального менеджера автопарку, офіцер автопарку контролюватиме, підтримуватиме та розроблятиме процедури та процеси для ефективного управління автопарком.
• Мінімізувати виникнення технічних ризиків розробивши ефективну систему PPM (планове профілактичне технічне обслуговування), яка відповідатиме меті та умовам організації.
• Очолити розробку SOP проекту для управління автопарком, включаючи використання, обслуговування та розгортання активів.
• Моніторин  та звітність стосовно нового обладнання, технології та процесі для забезпечення відповідного високого підтримування автопарку та іншого обладнання.
• Контролюйте всі ремонтні процеси, надавайте вказівки персоналу автопарку щодо передового досвіду та відповідного технічного обслуговування для контролю витрат.
• Контроль та відстеження використання транспортних засобів за допомогою системи для відстеження транспортних засобів
• Облік щодо наявністі і призначення транспортних засобів, забезпечення найбільш ефективного і відповідного розподілу транспортних засобів і водіїв.
• Співпраця з усіма іншими відділами MAG для забезпечення своєчасного надання наступної інформації: план пересування, виникнення несправностей і способи їх вирішення для забезпечення ефективної роботи автопарку. 
• Співпраця з командою матеріально-технічного забезпечення та закупівель для попереднього забезпечення потреб в паливі, запасних частинах, мастильних матеріалах та технічному обслуговуванні.
• Взаємодія з відділом логістики та закупівель у встановленні специфікацій для всіх пов’язаних із автопарком товарів і витратних матеріалів, активів і транспортних засобів.
• Розроблення навчальних планів для персоналу автопарку, щоб забезпечити актуальні знання щодо певної діяльності.
• Розроблення системи заходів, для перевірки знань та вмінь працівників відділу підтримувати та ремонтувати технічне обладнання за потреби.
• Розроблення та впровадження навчання водіїв (за необхідності), щоб вони могли безпечно виконувати свої завдання та відповідати політикам управління автопарком MAG.
• Виконання інших завдань, що можуть виникнути впродовж робочих процесів.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до  08 липня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена. 

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.