Logistic Officer

MAG’s Vision: A safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG’s Mission: MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development.

Overview of role: Responsible for providing logistics support to MAG Ukraine, ensuring MAG procurement & logistics procedures are followed. 

Responcibilities:

Procurement & Logistics 

• Performs work on uninterrupted provision of the organization with all material resources necessary for its activity (raw materials, materials, semi-finished products, fuel, component products, tools, spare parts, overalls, household equipment, etc.) and ensures their rational use.
• Determines the need of the operation for material resources, compiles balances of material and technical support, summary tables by types of raw materials, materials and determines their delivery in accordance with the requirements of the organization's work.
• Participates in the development and implementation of measures to increase the economic efficiency (cost reduction) of the operation.
• Participates in the work of forming and expanding business relations with suppliers. Development of new sources of supply, monitoring of the market, to identify procurement opportunities.
• Prepares draft contracts with suppliers and agrees with suppliers on changes to the terms of concluded contracts with approval from MAG Legal Advisor.
• Monitors the fulfilment of contractual obligations by suppliers including the quantity and quality of goods and services, Checks the correctness of invoices and other settlement documents from suppliers for acceptance, and the timely transfer of these documents for payment.
• Participates in evaluating the best value for money against suppliers' price and service. 
• Monitors the state of stocks in warehouse/store, takes measures to maximise requirements against cost.
• Searches for and agrees with suppliers, quality, quantity, technical specifications, price, terms of delivery, etc.
• Develops proposals to replace expensive goods, materials, and services with more affordable prices and better supply, but which at the same time exactly meet the quality requirements.
• Controls the timely provision by the supplier of all required documentation (supplier registration, acts of completed works, expense invoices, tax invoices, etc).
• Visits, if necessary, supplier enterprises to check their compliance with the requirements set by MAG.
• Compiles the list of specifications from the requestors/technical expert and determines the criteria for the selection of suppliers based on them.
• Monitors compliance with the rules for storing goods and materials in warehouse/stores. 
• Developing specifications and documentation for tenders (National & International) and following through tender process to completion.
• Assist Deputy Procurement & Logistics Manager with managing Humanitarian Aid System to import goods, including overseeing agents responsible for local customs and freight clearance of imports and handover of goods, obtaining permissions where necessary and advising Procurement & Logistics Manager of any delays or issues 
• Develop and maintain a pricelist of products and a supplier database, developing relationships with local suppliers to ensure MAG gets the best value for money.
• Overseeing and monitoring insurance processes handled by Logistics Assistant (Insurance), ensuring individual staff, and all company required insurance are in place and updated as required.
• Performs other management assignments as required

 Assets & Record Keeping

• Maintain day-to-day logistics records, such as purchase orders, waybills, shipments, receipts, trackers etc, ensuring that records are rigorously maintained in line with MAG procedures
• Assist in maintaining and monitoring the asset register, ensuring all assets are labelled in accordance with MAG processes and procedures
• Carry out physical spot checks of MAG store, reporting any non-compliances to Deputy Procurement & Logistics Manager and support periodic stock taking of goods

Essential requirements: 

• Previous experience of procurement, storekeeping, identifying suppliers, conducting market surveys, tenders etc
• Ability to develop strong relationships with local suppliers
• Previous experience completing logistics paperwork and record keeping
• Current knowledge of legislation in Ukraine (Orders, resolutions, instructions, and other regulatory documents 
• Excellent organisational and record keeping skills
• Any previous experience of import/export procedures is desirable (NGO experience advantageous)
• Basic contract writing skills or accounts is desirable
• Ability to communicate in English at a higher level (written & oral) and a desire to continue to learn the language

Бачення MAG: Безпечне та захищене майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства та конфліктів.

Місія MAG: MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи разом з іншими над відновленням земель, забруднених уламками конфлікту, зменшенням щоденного ризику загибелі або поранення цивільного населення, а також створенням безпечних умов для розвитку.

Огляд ролі: Відповідає за надання логістичної підтримки MAG в Україні, забезпечуючи дотримання процедур закупівель та логістики MAG.

Обов’язки:

Закупівлі та логістика 

• Виконує роботу із забезпечення організації всіма необхідними для її діяльності матеріальними ресурсами (сировиною, матеріалами, напівфабрикатами, паливом, комплектуючими, інструментами, запасними частинами, спецодягом, господарським інвентарем тощо) та забезпечує їх раціональне використання.
• Визначає оперативні потреби в матеріальних ресурсах, складає баланси матеріально-технічного забезпечення, зведені таблиці за видами сировини, матеріалів і визначає їх поставку відповідно до вимог роботи організації.
• Бере участь у розробці та впровадженні заходів щодо підвищення економічної ефективності (зниження витрат) діяльності підприємства.
• Бере участь у роботі з формування та розширення ділових відносин з постачальниками. Займається розвитком нових джерел постачання, моніторингом ринку, виявленням можливостей для закупівель.
• Готує проекти договорів з постачальниками та погоджує з постачальниками зміни до умов укладених договорів за погодженням з юристом MAG.
• Контролює виконання постачальниками договірних зобов'язань, включаючи кількість та якість товарів і послуг, перевіряє правильність оформлення рахунків-фактур та інших розрахункових документів від постачальників, а також своєчасну передачу цих документів для оплати.
• Бере участь в оцінці найкращого співвідношення ціни та якості послуг постачальників. 
• Здійснює моніторинг стану запасів, вживає заходів для максимального задоволення потреб відносно витрат.
• Узгоджує з постачальниками якість, кількість, технічні характеристики, ціну, умови постачання тощо.
• Розробляє пропозиції щодо заміни дорогих товарів, матеріалів та послуг на більш доступні за ціною та з кращою пропозицією, але які при цьому точно відповідають вимогам якості.
• Контролює своєчасне надання постачальником всієї необхідної документації (реєстрація постачальника, акти виконаних робіт, видаткові накладні, податкові накладні тощо).
• Відвідує, за необхідності, підприємства постачальників для перевірки їх відповідності вимогам, встановленим MAG.
• Складає перелік специфікацій від замовника/технічного експерта та визначає критерії відбору постачальників на їх основі.
• Контролює дотримання правил зберігання товарів і матеріалів на складі. 
• Розробляє специфікації та документацію для тендерів (національних та міжнародних) та здійснює супровід тендерного процесу до його завершення.
• Допомагає заступнику менеджера із закупівель та логістики в управлінні системою гуманітарної допомоги для імпорту товарів, включаючи нагляд за агентами, відповідальними за місцеве митне та вантажне оформлення імпорту та передачі товарів, отримання дозволів, де це необхідно, та інформування менеджера із закупівель та логістики про будь-які затримки або проблеми. 
• Розробляє та підтримує прайс-лист продукції та бази даних постачальників, розвиває відносини з місцевими постачальниками, щоб гарантувати, що MAG отримує найкраще співвідношення ціни та якості.
• Моніторить процеси страхування, якими займається асистент з логістики (страхування), задля забезпечення того, щоб всі необхідні страхові поліси були в наявності та оновлювалися за потребою.
• Виконує інші управлінські завдання за необхідності

Активи та ведення обліку

• Веде щоденну логістичну документацію, таку як замовлення на закупівлю, накладні, відвантаження, квитанції, трекери тощо, забезпечуючи ретельне ведення документації відповідно до процедур MAG.
• Допомагає у веденні та моніторингу реєстру активів, забезпечуючи маркування всіх активів відповідно до процесів та процедур MAG.
• Здійснює фізичні вибіркові перевірки складу MAG, повідомляє про будь-які невідповідності заступнику менеджера із закупівель та логістики, а також підтримує періодичну інвентаризацію товарів. 

Основні вимоги: 

• Попередній досвід закупівель, ведення складського господарства, визначення постачальників, проведення маркетингових досліджень, тендерів тощо.
• Здатність розвивати міцні відносини з місцевими постачальниками.
• Попередній досвід заповнення логістичної документації та ведення обліку.
• Знання законодавства України (накази, постанови, інструкції та інші нормативні документи). 
• Відмінні організаційні навички та навички ведення документації.
• Перевагою буде досвід проведення процедур імпорту/експорту (особливо з досвідом роботи в НУО).
• Базові навички написання контрактів або ведення бухгалтерського обліку будуть перевагою.
• Здатність спілкуватися англійською мовою на високому рівні (письмово та усно) та бажання продовжувати вивчати мову.