Діловод (Netpeak Core)

Netpeak Group — група ІТ-компаній з фокусом на performance-маркетинг та створення власних SaaS-платформ, мобільних застосунків і нових проєктів у сфері digital. Нині до складу групи входить 20+ компаній, в командах яких працює понад 1400 фахівців. Netpeak Core — частина Netpeak Group, консалтингова компанія, яка надає послуги у сферах IT-рекрутингу, HR, R&D, адміністрування, а також займається юридичним, фінансовим та бухгалтерським супроводом.

І ми у пошуках Correspondence Specialist, головна мета якого — забезпечити надійність та якість процесу документообігу паперових та електронних документів групи компаній.

На тебе чекають чіткі інструкції, приємний колектив та зручне робоче місце в блекаутстійкому офісі в центрі Одеси.

Більш детально про адміністративний департамент, до складу якого входить напрямок документообігу можна дізнатись тут — https://netpeak.group/admindep.

Твої скіли:

1. Привітність та позитивне мислення.
2. Стилістично грамотне усне та письмове мовлення.
3. Досвід роботи текстовими та табличними редакторами.
4. Уважність та акуратність у роботі з документами.
5. Комунікабельність, відсутність страху перед комунікацією офлайн.
6. Готовність працювати з системами електронного документообігу та задачниками.
7. Відмінні навички підтримання порядку в паперовому та електронному документообігу.
8. Прагнення все робити якнайкраще з першого разу, а не абияк і в стилі «і так піде».

Команда чекає від тебе: 

1. Обробки вхідної та вихідної кореспонденції:

• прийом, сортування, реєстрація та розподіл вхідної пошти та ведення       відповідних реєстрів;
• підготовка та відправка вихідної кореспонденції;
• введення реєстрів паперової та електронної кореспонденції.

2. Ведення бази даних:

• введення реєстрів паперової та електронної кореспонденції.

3. Комунікації з клієнтами та партнерами:

• відповіді на запити клієнтів через електронну пошту та інші засоби зв’язку;
• координація кореспонденції між відділами;
• отримання та відправка кореспонденції до органів держаної влади та органів місцевого самоврядування.

4. Адміністративної підтримки:

• підготовка звітів про обробку кореспонденції;
• оформлення супровідного повідомлення до офіційних листів, звернень, запитів та ін.

5. Контролю якості: 

• перевірка кореспонденції на відповідність внутрішнім стандартам, стилю, формату та вимогам оформлення;
• виявлення та виправлення орфографічних та синтаксичних помилок в документах;
• перевірка та виявлення умисних і непогоджених виправлень в документах.

6. Документообігу:

• формування пакетів документів для підписантів;
• друк, сканування, пакування і сортування документів;
• Передання документів для архівації та зберігання відповідно до політики компанії;
• забезпечення конфіденційності та безпеки документів;
• відправка, отримання та сортування кореспонденції, що надійшла через сервіси електронного документообігу.

7. Координації доставки: 

• організація та відстеження доставки кореспонденції;
• співпраця з кур'єрськими службами та поштовими операторами;
• збір і відправка кореспонденції з відділень пошти;
• створення ТТН в кабінетах Нової пошти та Укрпошти, створення реєстрів відправлень для Нової пошти та Укрпошти.

Ми пропонуємо:

1. Гнучкий графік роботи з можливістю починати робочий день із 8:00 до 10:00, та завершувати з 17:00 до 19:00.
2. Можливість працювати в офісі в центрі Одеси.
3. Індивідуальну та групову роботу з корпоративним психологом.
4. Оплачувану відпустку — 18 робочих днів, 8 оплачуваних лікарняних на рік без довідок, та 11 державних вихідних.
5. Компенсацію 50% професійного навчання: курси, тренінги, вебінари й т.д.
6. Додаткові оплачувані day off, які надаються при настанні певних життєвих обставин.
7. Наявність прозорої політики Subbatical (тривала відпустка на 1-3 місяці).
8. Можливість навчання та розвитку: досвід та підтримку наших співробітників, допомогу в професійній адаптації під кураторством протягом усього випробувального терміну.
9. Внутрішні корпоративні знижки на різні послуги, сервіси й різноманітні товари — від косметики до генераторів.
10. Швидке прийняття рішень та тестування ідей — відсутність зайвої бюрократії та мікроменеджменту.
11. Профільні івенти та чати для обміну досвідом у рамках групи компаній.
12. Командні заходи, щоб навіть у складні часи підтримувати один одного.
13. Чітку позицію та конкретні дії, задля наближення Перемоги. Протягом 2023 ми виділили понад 90 млн грн на мілітарний та гуманітарний напрямок.

І вважаємо одна з найвагоміших переваг — робота в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій!

Ми шукаємо людину, яка має сильну орієнтацію на результат, готова бути відвертою з колегами та відповідальною за свою роботу. Якщо ти відчуваєш, що ці якості тобі відгукуються — надсилай нам своє резюме та приєднайся до нашої команди! :)