SENIOR LOGISTICS OFFICER

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main duties and responsibilities include:

1. Procurement Planning and Supply chain management

1.1. Responsible for project procurement planning, managing and coordinating the entire procurement and supply chain resources in the mission;

1.2. Reinforce current procedures and the quality of ACTED internal control, based on international best practices, donor requirements and results of internal and external audits;

1.3. Expand the number of framework agreements with key suppliers, negotiating favorable terms to strengthen supplier relationships and procurement efficiency;

1.4. Maintain an efficient supplier database and conduct cost analysis to streamline processes and enhance transparency.

2. Stock Management

2.1. Accountable for all programme inventories in the mission, including IN & OUT processes in storage resources;

2.2. Ensure compliance with stock management procedures;

2.3. Conduct comprehensive inventory counts to optimize transparency and reporting efficiency. 

3. Delivery (Transport) Management

3.1. Oversee delivery management for ACTED freight and passenger transport;

3.2. Ensure compliance with delivery management procedures;

3.3. Implement real-time fuel tracking systems to reduce waste and optimize resource allocation.

4. Assets and Property Management (including premises)

4.1. Ensure the safety and effective use of all ACTED assets and property in the mission;

4.2. Oversee maintenance and repairs of resources, ensuring compliance with management procedures.

5. Fleet and Fuel Management

5.1. Ensure proper utilization, maintenance and follow up of the ACTED fleet;

5.2. Control and manage fleet costs, including fuel, maintenance, and repairs;

5.3. Analyze and optimize transportation resource use to enhance efficiency.

6. Telecommunication and Information Technology Management

6.1. Act as the focal point for IT-related issues in the South Area offices.

Set up and manage the mission’s telecommunication and IT systems;

6.2. Control telecommunication costs and ensure compliance with communication procedures.

7. Reporting

7.1. Responsible for compliance with reporting requirements within logistics sub-departments, ensuring alignment with ACTED’s FLATS process;

7.2. Develop improved reporting mechanisms to meet organizational and donor expectations effectively.

 8. Office management

8.1. Responsible for the overall functioning of the ACTED offices 

 9. Program implementation support

9.1. Provide constant support to program teams during project implementation;

9.2. Troubleshoot logistics-related issues in relation to the Project Management Cycle;

9.3. Procure new categories of goods locally to support program needs in de-occupied areas and ensure timely delivery.

 10. Training and Capacity Building

10.1. Organize and deliver training sessions to enhance team knowledge of ACTED procedures and compliance standards.

Any other tasks assigned by line manager.

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”