LOGISTICS Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main duties and responsibilities include:

I.   Procurement:

1. Undertake procurement for programs in the South Ukraine Area, ensuring alignment with ACTED procurement procedures;
2.  Conduct contracting of external services, including translation, legal, taxi, and postal services;
3.  Manage procurement for Odesa office and guest house needs, ensuring compliance with established procedures;
4.  Oversee and update PRO-10 Order Follow-Up, Contract Follow-Up, Supplier Database, and various trackers and Follow-Ups consistent with responsibilities;
5.  Establish and maintain Framework Agreements for office needs;
6.  Proactively address material shortages and ensure timely procurement through effective supplier communication.

 ІІ.  Stock & assets:

1. Responsible for conducting monthly inventories for Odesa, Mykolaiv, and Kherson offices;
2. Maintain and update the Odesa Asset Register and ensure compliance with asset management procedures;
3. Implement streamlined inventory documentation to enhance accuracy and compliance. 

ІІІ.   Transport and delivery:

1. Coordinate hotel bookings and accommodation for ACTED staff in Odesa, Mykolaiv, and Kherson;
2. Arrange transportation for ACTED staff in the South area, ensuring efficiency and timeliness;
3.  Maintain a detailed Hotel Booking Tracker and ensure smooth coordination of reservations.

 ІV.   IT & Communication:

1.  Support telecommunication needs and ensure efficient IT operations.

V. Filing and Reporting:

5.1. Maintain physical and electronic filing of logistics documentation in line with ACTED procedures;

5.2. Prepare and contribute to monthly logistics reports for internal and external stakeholders;

1. Assist the T&C department by providing contract originals and supporting documentation;

5.4. Improve reporting mechanisms by implementing recommendations for enhanced inventory tracking.

VI. Support Inter-Departmental Logistics Coordination:

6.1. Review and process logistics requests (e.g., OFs, SCRs) to ensure accuracy and alignment with priorities;

6.2. Facilitate communication between logistics teams, program staff, and other departments to resolve discrepancies and meet urgent needs;

6.3. Coordinate follow-ups on approvals and execution of logistics processes.

 Any other tasks assigned by line manager.

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”