Multisectoral Project Manager / Багатосекторний Проєктний Менеджер

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місто роботи: м. Харків

МЕТА

Багатосекторний  Проєктний Менеджер відповідає за реалізацію та нагляд за всіма проєктними заходами, а також керує кадровими та фінансовими ресурсами, виділеними для проєктних заходів. Він/вона обирає канали комунікації, забезпечує комунікацію та обмін інформацією. Він/вона впроваджує всі інструменти, необхідні для оцінки результатів проєктів. Він/вона гарантує, що моніторинг проводиться в рамках і за допомогою визначених інструментів. Він/вона відповідає за консолідацію та подання звітів відповідно до визначеної періодичності. 

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

• Програми: він/вона забезпечує якісну реалізацію та моніторинг програми (програм) відповідно до політики ПУІ та структури інтервенції й угоди, підписаної з донором. 

• Управління персоналом: він/вона керує командою (працівниками ПУІ та, можливо, денними працівниками). 

• Звітування перед донорами: він/вона готує остаточні звіти та координує їхню підготовку, що формуються на базі. 

• Логістика та адміністрування: він/вона забезпечує дотримання матеріально-технічних та адміністративних процедур діяльності, за яку він/вона відповідає. 

• Представництво: він/вона представляє організацію перед партнерами, органами влади та місцевими діячами, які беруть участь у реалізації програм. 

• Безпека: він/вона сприяє дотриманню правил безпеки на базі та передає всю інформацію щодо безпеки своєму безпосередньому керівнику. 

• Стратегія: він/вона сприяє розробці нових інтервенцій на основі виявлених потреб. 

КОНКРЕТНІ ЦІЛІ ТА ПОВ’ЯЗАНІ З НИМИ ВИДИ ДІЯЛЬНОСТІ

1. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОГРАМИ ТА ЇЇ МОНІТОРИНГ 

• Він/вона контролює якісне впровадження програми під своєю відповідальністю та забезпечує досягнення цілей, визначених у проектній(-их) пропозиції(-ях) відповідно до угоди, схваленої донором, планів дій та бюджету. 

• Він/вона гарантує, що бенефіціари та місцеве населення розуміють цілі проєкту(ів) і бере активну участь у впровадженні. 

• Він/вона планує діяльність і забезпечує дотримання розкладу діяльності. Зокрема, він/вона контролює визначені показники, аналізує та передає своєму безпосередньому керівнику зібрану інформацію та повідомляє про будь-які труднощі, що виникли під час впровадження, і пропонує вдосконалення або переорієнтацію, якщо необхідно. 

• Він/вона забезпечує впровадження моніторингу та/або оцінювання, сприяє подальшій роботі/оновленню внутрішніх інструментів моніторингу та підтримує програмні команди у зборі інформації для звітів. 

• Він/вона забезпечує капіталізацію всіх документів, інструментів і тренінгів, створених у рамках проєкту(ів), і забезпечує дотримання пропозицій проєкту. 

• Він/вона переглядає звіти, написані програмними командами на рівні бази, забезпечує узгодженість даних, якість написання, дотримання цілей, інформацію про показники тощо та надає їм офіційний відгук. 

• Він/вона передає внутрішні та зовнішні звіти своєму безпосередньому керівнику, дотримуючись термінів внутрішнього затвердження (ситуаційний звіт) і зовнішніх термінів угоди (звіти про проєкт).

• Він/вона гарантує, що наскрізний правовий захист і наскрізне впровадження принципів гендерної політики враховуються в програмі (програмах). 

2. КЕРІВНИЦТВО ПРОГРАМНОЮ КОМАНДОЮ 

• Він/вона підтримує програмні команди для якісного випровадження діяльності. 

• Він/вона визнає «Внутрішні правила процедури місії ПУІ» та гарантує, що вони відомі у його/її команді, та що вона дотримується їх. Він/вона гарантує, що команда, за яку він/вона відповідає, знає план безпеки та дотримується правил безпеки. 

• Він/вона бере активну участь у підборі кадрів (співбесіда, тестування тощо). Він/вона гарантує, що кожен працівник проходить письмову оцінку принаймні один раз за тривалість трудового договору та один раз на рік і, принаймні, до того, як він/вона припинить виконувати свої обов'язки. Він/вона бере участь у прийнятті рішення про припинення трудового договору з особою зі своєї команди. 

• Він/вона встановлює механізми координації своєї команди та керує нею. 

• Він/вона визначає навчальні потреби своєї команди та бере участь у розвитку її навичок (організаційна та методологічна підтримка, підходи до здоров’я та медичні протоколи, наскрізний захист та гендерний підхід, організація навчальних курсів тощо). 

3. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРЕДСТАВНИЦТВА ПУІ ПЕРЕД ОРГАНАМИ ВЛАДИ ТА ДІЯЧАМИ РЕГІОНУ 

• Він/вона представляє організацію, на прохання Керівника з адміністративно-програмної діяльності, перед місцевими діячами, залученими до впровадження програм (муніципалітети, міністерські делегації, інші інституційні організації, НУО, донори тощо), і забезпечує підтримку хороших відносин з усіма ними. 

• За погодженням зі своїм безпосереднім керівником, активно бере участь у координаційних та секторальних зустрічах, що пов'язані з певною діяльністю. 

• У разі візиту донора бере активну участь у підготовці та проведенні візиту. 

4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОГО ТА АДМІНІСТРАТИВНОГО МОНІТОРИНГУ ПРОГРАМИ (ПРОГРАМ) 

• Він/вона задовольняє свої потреби відповідно до наявних/встановлених бюджетів. 

• Він/вона сприяє аналізу пропозицій постачальників для закупівель із високими технічними характеристиками. 

• Він/вона бере активну участь у проведенні тендерів, якщо це необхідно, у координації з керівником з логістичної діяльності та фахівцем із закупівель у головному офісі. 

• Він/вона щотижня повідомляє Керівника з адміністративно-програмної діяльності про свої потреби в транспортних засобах та комунікаційних матеріалах для реалізації програми (програм). 

• Він/вона забезпечує, у координації з Керівником з адміністративно-програмної діяльності, контроль за матеріально-технічними аспектами його/її програми (доставка, розподіл, зберігання тощо). 

• Він/вона гарантує, що він/вона має оновлений місячний бюджет для програми/програм, за який він/вона відповідає, і бере участь в аналізі, виявляє будь-які розбіжності та пропонує зміни координатору бази. 

• Він/вона гарантує, що вся інформація, необхідна для підготовки прогнозу грошових потоків, що стосується управління його/її програмами, щомісяця надається координатору бази. 

5. СПРИЯТИ РОЗРОБЦІ НОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ 

• Він/вона бере участь у визначенні потреб разом із своїм безпосереднім керівником. 

• При визначенні нових операцій, він/вона разом із Керівником з адміністративно-програмної діяльності бере участь у підготовці проєктних пропозицій та розробці програми (програм). 

• Він/вона бере участь у розроці стратегії місії. 

НЕОБХІДНІ ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ

НАВЧАННЯ

НЕОБХІДНІ: Освіта більше 5-ти років (наприклад, ступінь магістра) за певними спеціальностями (Охорона здоров’я, соціальні науки, менеджмент проєктів або рівноцінний досвід).

БАЖАНІ: Гуманітарні виклики / виклики розвитку; менеджмент проєктів. 

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД

НЕОБХІДНІ: 1 рік роботи у гуманітарній сфері; проєктний менеджмент / моніторинг інструментів; організація; відмінні письмові навички. 

БАЖАНІ: Досвід у моніторингу / оцінці.

ЗНАЧННЯ ТА НАВИЧКИ 

НЕОБХІДНІ: Комунікаційні навички; знання менеджменту проєкту; знання процедур інституційних донорів. 

БАЖАНІ: Знання процедур «EuropeAid».

МОВИ

Англійська, українська.

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ 

НЕОБХІДНІ: Пакет програм Office 

БАЖАНІ: База даних («Access» чи інша), програма «Gantt Project»

НЕОБХІДНІ ОСОБИСТІ ЯКОСТІ

• Здатність працювати незалежно, проявляти ініціативу та брати відповідальність у межах проактивного підходу 

• Організованість, методичність та дотримання термінів 

• Дипломатичність та вміння вести переговори 

• Стресостійкість та вміння розставляти пріоритети 

• Здатність інтегруватися у місцеве середовище, брати до уваги його характеристики

УМОВИ

Дата початку: грудень 2024

Тривалість - 4місяці

Локація : м. Харків

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

**********************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work -  Kharkiv

GENERAL OBJECTIVE

The Multisectoral Project Manager is responsible for the implementation and supervision of all project activities and manages PUI's human and financial resources dedicated to project activities. He/she sets up the communication channels, and ensures communication and information sharing. He/she will put in place all the tools necessary to measure the impact of the projects. He/she will ensure that monitoring is conducted within the framework and with the tools defined. He/she is responsible for the consolidation and submission of reports according to a contractually defined periodicity. 

TASKS AND RESPONSIBILITIES

• Programmes: He/she ensures the qualitative implementation and monitoring of the programme(s) in compliance with the PUI policy and intervention framework and the agreement signed with the donor. 

• Human Resources: He/she supervises the team (PUI employees and possible daily workers).  

• Reporting to donors: He/she writes and coordinates the writing of the final reports coming up on the base.  

• Logistics and administration: He/she ensures that the logistical and administrative procedures of the activities under his/her responsibility are respected. 

• Representation: He/she represents the association with partners, authorities and local actors involved in the implementation of programmes. 

• Security: He/she contributes to the respect of security rules on the base and transmits all security information to his/her line manager.  

• Strategy: He/she contributes to the development of new interventions based on identified needs. 

1. ENSURE THE IMPLEMENTATION AND MONITORING OF THE PROGRAMME 

• He/she monitors the qualitative implementation of the programme under his/her responsibility and ensures that the objectives defined in the project proposal(s) are met in compliance with the contract approved by the donor, the action plans and the budget. 

• He/she ensures that the beneficiaries and local populations understand the objectives of the project(s) and actively participate in the implementation. 

• He/she plans the activities and ensures that the activity schedule is respected. In particular, he/she monitors the defined indicators, analyses and transmits to his/her line manager the information collected and reports any difficulties encountered in the implementation and proposes improvements or reorientations if necessary. 

• He/she ensures the implementation of monitoring and/or evaluation, contributes to the follow-up/update of internal monitoring tools, and supports the programme teams in collecting information for reports. 

• He/she ensures the capitalisation of all documents, tools and training produced in the framework of the project(s) and makes sure that the project is following proposals. 

• He/she reviews the reports written by the programme teams at the field level, ensures the consistency of the data, the quality of the writing, the respect of the objectives, the information on the indicators, etc. and gives them formal feedback. 

• He/she transmits internal and external reports to his/her line manager, respecting internal validation deadlines (sitrep) and external contractual deadlines (project reports).

• He/she ensures that transversal protection and transversal gender mainstreaming are taken into account in the programme(s). 

2.    SUPERVISE THE PROGRAMME TEAM  

• He/she supports the programme teams in the qualitative implementation of activities. 

• He/she acknowledges the PUI Internal Rules of Procedure for the mission and ensures that they are known and respected within his/her team. He/she ensures that the security plan is known by the team under his/her responsibility and that the security rules are respected. 

• He/she actively participates in recruitment (interview, test, etc.). He/she ensures that each person is evaluated in writing at least once per contract and per year, and at least before he/she leaves his/her duties. He/she participates in the decision to terminate the employment contract of a person in his/her team. 

• He/she sets up the coordination mechanisms for his/her team and organises its supervision.  

• He/she identifies the training needs of his/her team and participates in its skills development (organisational and methodological support, health approaches and medical protocols, cross-cutting protection and gender approach, organisation of training courses, etc.) 

3. ENSURE THE REPRESENTATION OF PUI WITH THE AUTHORITIES AND ACTORS IN THE AREA 

• He/she represents the association, at the request of the Field Coordinator, to local actors involved in the implementation of field programmes (municipalities, ministerial delegations, other institutional entities, NGOs, donors, etc.) and ensures that good relations are maintained with all of them. 

• In agreement with his/her line manager, he/she participates in coordination meetings and sectoral meetings related to the themes of the action and is an active member. 

• In case of a donor visit, he/she actively participates in the preparation and implementation of the visit. 

4. ENSURE THE LOGISTICAL AND ADMINISTRATIVE MONITORING OF THE PROGRAMME(S) 

• He/she addresses his/her needs according to the available/established budgets.  

• He/she contributes to the analysis of supplier offers for purchases with high technical specifications.  

• He/she actively participates in the execution of calls for tender, if necessary, in coordination with the Logistics Coordinator and the Procurement Officer at headquarters.  

• He/she communicates to the Field Coordinator on a weekly basis his/her needs for vehicles and communication materials for the implementation of the programme(s). 

• He/she ensures, in coordination with the Field Coordinator, the follow-up of the logistical aspects of his/her programme(s) (delivery, distribution, storage, etc.). 

• He/she ensures that he/she has an updated monthly budget for the programme(s) under his/her responsibility, and participates in the analysis, detects any discrepancies and proposes adjustments to the Field Coordinator. 

• He/she ensures that all the information necessary for the preparation of the cash flow forecast specific to the management of his/her programme(s) is provided monthly to the Field Coordinator. 

5. CONTRIBUTE TO THE DEVELOPMENT OF NEW PROPOSALS 

• He/she participates in the identification of needs with his/her line manager.  

• When defining new operations, he/she contributes with the Field Coordinator to the preparation of project proposals and elaboration of programme(s). 

• He/she participates in the development of the mission strategy.

REQUIRED KNOWLEDGE AND SKILLS

TRAINING

REQUIRED: Studies +5y (e.g. Master 2) in the disciplines relevant (Health, Social Sciences, Project management, … or equivalent combination of experiments) 

DESIRABLE: Humanitarian/ development challenges; Project management. 

PROFESSIONAL EXPERIENCES

REQUIRED: 1 year of professional humanitarian experience; Project management/ monitoring tools; Organization; Excellent writing skills.

DESIRABLE: Experience in monitoring/ evaluation. 

KNOWLEDGE AND SKILLS 

REQUIRED: Skills in communication; Knowledges of project management; Knowledges of institutional donors procedures.

DESIRABLE: Knowledge of EuropeAid procedures. 

LANGUAGES

English, Ukrainian 

SOFTWARE 

REQUIRED: Pack Office.

DESIRABLE: Database (Access or other), Gantt Project.

REQUIRED PERSONAL CHARACTERISTICS (FITTING INTO THE TEAM, SUITABILITY FOR THE JOB AND ASSIGNMENT) 

• Ability to work independently, take the initiative and take responsibility in a proactive approach 

• Organization, rigor and deadlines respect 

• Sense of diplomacy and negotiation 

• Good resilience to stress and ability to prioritise 

• Ability to integrate into the local environment, taking account of its characteristics. 

CONDITIONS

Starting time: December 2024

Term - 4months(extandable)

HOW TO APPLY:

• Interested candidates please submit your resume  in English.
• The test for this position will also be in English. 
• Only shortlisted candidates will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.