Фахівець відділу закупівель / Procurement Officer

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

Запрошуємо на роботу  Фахівця відділу закупівель

Обов'язки позиції :

Загальні обов'язки:

• Забезпечення дотримання політики NRC, довідників, інструкцій,  та вимог донорів
• Впровадження портфелю делегованих логістичних функцій відповідно до встановленого  плану дій
• Проводити та контролювати щоденну оперативну матеріально-технічну діяльність
• Адміністрування ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів
• Підготовка та розробка логістичних звітів відповідно до вимог офісу в країні/регіоні
• Підтримка в розробці довідників, інструкцій  за запитом
• Забезпечення належного оформлення всіх супровідних документів
• Просування та обмін ідеями щодо покращення логістичної функції
• Виконання інших обов'язків за дорученням безпосереднього керівника

Конкретні обов'язки:

• Сприяти розвитку логістики (закупівлі) як служби підтримки в NRC в Україні. 
• Консультувати, підтримувати та надавати вказівки персоналу гуманітарних програм та департаментів підтримки щодо створення PR, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни Програмам/Службі підтримки. Участь у плануванні закупівель/або запуску проекту.
• Контроль над усією документацією про закупівлю, такою як запити на купівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які замовлення на зобов’язання надсилаються постачальникам.
• Організація тендерних комітетів, виступати секретарем засідань тендерного комітету, якщо це необхідно, та забезпечувати підписання протоколів засідань усіма членами комітету для подальшого здійснення платежів.
• Забезпечення відповідності вимогам NRC і вимогам донорів у процесі закупівель, а також заповнення файлів закупівель усіма необхідними документами для забезпечення аудиторського контролю.
• Активний і регулярний пошук постачальників з процесом попередньої кваліфікації і створення бази даних постачальників, яка містить інформацію про ефективність постачальників.
• Забезпечення підготовки всіх необхідних підтверджуючих документів для затвердження керівництвом для закупівель, що перевищують місцевий рівень дозволу.
• Забезпечення ведення форми закупівлі Agresso та її регулярного щотижневого та щомісячного розповсюдження серед Координатора з логістики (закупівлі) та інших менеджерів/координаторів.
• Навчання, інструктаж персоналу департаменту закупівель, для забезпечення належного виконання обов'язків.
• Ведення всіх необхідних данних  у системі закупівель Agresso відповідно до посібника. Завантаження в систему Agresso всієї необхідної документації про закупівлю.
• Надання звітів Координатору логістики звітів  відповідно до ефективності виконаних робіт; належне зберігання данних відповідно до процедур і вимог NRC.
• Допомога в підготовці бюджету Координатору з логістики (закупівлі); надання щотижневих та інших звітів на вимогу Координатора з логістики (закупівлі).
• Повідомлення про всі потенційні випадки шахрайства безпосередньому керівнику.

Загальні професійні компетенції: 

• Досвід роботи із закупівлями в контексті гуманітарної/надзвичайної ситуації/відновлення.
• Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах.
• Задокументовані результати, пов’язані з обов’язками попередніх посад.
• Знання про власні лідерські якості/профіль співробітника.
• Практичні знання англійської мови, як письмової, так і усної.
• Досконале володіння офісними програмами (Word, Excel).

Контекст/специфічні навички, знання та досвід:

• Базові знання контексту в регіонах, де працює NRC.? 
• Робоче володіння українською та російською мовами, як письмово, так і усно.

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2024 з можливістю подовження
• Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
• Офіс в центрі міста
• Медичне страхування

Будуть розглянені резюме тільки англійською мовою до  17.11.2024

Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью