Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.
Запрошуємо на роботу Фахівця відділу закупівель
Обов'язки позиції :
Загальні обов'язки:
- Забезпечення дотримання політики NRC, довідників, інструкцій, та вимог донорів
- Впровадження портфелю делегованих логістичних функцій відповідно до встановленого плану дій
- Проводити та контролювати щоденну оперативну матеріально-технічну діяльність
- Адміністрування ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів
- Підготовка та розробка логістичних звітів відповідно до вимог офісу в країні/регіоні
- Підтримка в розробці довідників, інструкцій за запитом
- Забезпечення належного оформлення всіх супровідних документів
- Просування та обмін ідеями щодо покращення логістичної функції
- Виконання інших обов'язків за дорученням безпосереднього керівника
Конкретні обов'язки:
- Сприяти розвитку логістики (закупівлі) як служби підтримки в NRC в Україні.
- Консультувати, підтримувати та надавати вказівки персоналу гуманітарних програм та департаментів підтримки щодо створення PR, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни Програмам/Службі підтримки. Участь у плануванні закупівель/або запуску проекту.
- Контроль над усією документацією про закупівлю, такою як запити на купівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які замовлення на зобов’язання надсилаються постачальникам.
- Організація тендерних комітетів, виступати секретарем засідань тендерного комітету, якщо це необхідно, та забезпечувати підписання протоколів засідань усіма членами комітету для подальшого здійснення платежів.
- Забезпечення відповідності вимогам NRC і вимогам донорів у процесі закупівель, а також заповнення файлів закупівель усіма необхідними документами для забезпечення аудиторського контролю.
- Активний і регулярний пошук постачальників з процесом попередньої кваліфікації і створення бази даних постачальників, яка містить інформацію про ефективність постачальників.
- Забезпечення підготовки всіх необхідних підтверджуючих документів для затвердження керівництвом для закупівель, що перевищують місцевий рівень дозволу.
- Забезпечення ведення форми закупівлі Agresso та її регулярного щотижневого та щомісячного розповсюдження серед Координатора з логістики (закупівлі) та інших менеджерів/координаторів.
- Навчання, інструктаж персоналу департаменту закупівель, для забезпечення належного виконання обов'язків.
- Ведення всіх необхідних данних у системі закупівель Agresso відповідно до посібника. Завантаження в систему Agresso всієї необхідної документації про закупівлю.
- Надання звітів Координатору логістики звітів відповідно до ефективності виконаних робіт; належне зберігання данних відповідно до процедур і вимог NRC.
- Допомога в підготовці бюджету Координатору з логістики (закупівлі); надання щотижневих та інших звітів на вимогу Координатора з логістики (закупівлі).
- Повідомлення про всі потенційні випадки шахрайства безпосередньому керівнику.
Загальні професійні компетенції:
- Досвід роботи із закупівлями в контексті гуманітарної/надзвичайної ситуації/відновлення.
- Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах.
- Задокументовані результати, пов’язані з обов’язками попередніх посад.
- Знання про власні лідерські якості/профіль співробітника.
- Практичні знання англійської мови, як письмової, так і усної.
- Досконале володіння офісними програмами (Word, Excel).
Контекст/специфічні навички, знання та досвід:
- Базові знання контексту в регіонах, де працює NRC.?
- Робоче володіння українською та російською мовами, як письмово, так і усно.
Ми пропонуємо:
- Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2024 з можливістю подовження
- Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
- Офіс в центрі міста
- Медичне страхування
Будуть розглянені резюме тільки англійською мовою до 17.11.2024
Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью