Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.
ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 800 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.
Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Керівника (-цю) групи з адміністративно-господарської діяльності для роботи в нашому офісі у місті Слов' янськ.
Загальна мета ролі:
Керівник (-ця) групи з адміністративно-господарської діяльності відповідатиме за забезпечення повного дотримання рекомендацій з операційної діяльності ДРБ, а також нагляд та керування роботою відділів фінансової діяльності, управління ланцюгами поставок, адміністративним, інформаційно-технологічним (ІТ) та відділом по роботі з персоналом
Вашими основними обов'язками будуть:
Фінанси (30%)
- Забезпечувати наявність ретельного та ефективного контролю бюджету, а також підзвітність та узгодженість із вимогами донорів в усій фінансовій документації.
- Діяти як вторинний розпорядник бюджету в усіх напрямках адміністративно-господарської діяльності.
- Відповідати за моніторинг бюджету та прогноз витрат в адміністративно-господарській діяльності.
- Разом із менеджерами моніторити бюджети всіх грантів.
- Працювати з фінансовим відділом і забезпечувати чітке розуміння всіма програмними групами вимог комплаєнсу.
- Відповідати за підтримку головного регіонального бюджету та забезпечувати, щоб залучення ресурсів було реалістичним та відповідало потребам адміністративно-господарського функціонування, використовуючи операційний бюджет для підготовки пропозицій донорам.
- Забезпечувати ведення та регулярне оновлення картування розподілу коштів для операційного бюджету.
- У співробітництві з Національним офісом відповідати за навчання та надання підтримки програмному персоналу у розумінні фінансових зобов’язань та мінімальних вимог.
- За підтримки менеджера бази / менеджера з адміністративно-господарської діяльності щомісяця моніторити бюджети всіх грантів.
- Забезпечувати нагляд та підтримку всіх BFU (використання бюджетних коштів) бази для виявлення всіх проблем у бюджетних статтях.
- Регулярно моніторити BFU проєктів та повідомляти менеджеру бази про будь-які виявлені проблеми.
Робота з персоналом (25%)
- Допомагати менеджеру бази у розробці, створенні, підтримці, архівуванні та аудиті системи управління персоналом та адміністративної системи.
- Забезпечувати, щоб особисті справи персоналу були повними та оновленими, з дотриманням найвищого рівня конфіденційності.
- Моніторити та забезпечувати успішне управління ефективністю роботи персоналу в DRC Dynamics.
- Очолювати всі процеси набору національного персоналу бази та забезпечувати дотримання усіх процедур набору персоналу DRC.
- Планувати, проводити та в подальшому наглядати за введенням у курс справи/адаптацією нового персоналу – включно з необхідними функціями та операціями в системі Dynamics під час введення на посаду та її залишення.
- Забезпечувати політику та процедури роботи з персоналом DRC, включно з частими тренінгами для персоналу щодо політики співробітництва та висвітленням ключових питань і напрямків.
- Оновлювати страхові списки персоналу та регулярно звітувати страховій компанії щодо нещасних випадків.
- Керувати процесом звільнення та контролювати оформлення співробітників, що звільняються, у координації з іншими адміністративно-господарчими та програмними відділами.
- Контролювати плани відпусток та відгулів у системі Dynamics.
- Забезпечувати, щоб звіти відділу роботи з персоналом заповнювались та надсилалися вчасно, згідно з розкладом звітності відділу роботи з персоналом.
- Під керівництвом менеджера бази та у співробітництві з регіональними групами роботи з персоналом та адміністративної діяльності вивчати нове державне законодавство та розробляти рекомендації щодо оновлення політики DRC для її узгодження з законодавством України.
- Забезпечувати, щоб у всього персоналу у разі підписання нових контрактів та зміни посад були оновлені посадові інструкції.
- Надавати професійні рекомендації та підтримку персоналу, а також відстоювати інтереси персоналу, щоб забезпечити реалізацію їхніх прав як працівників.
- Перед остаточним затвердженням перевіряти адміністративну та кадрову документацію.
- Готувати та організовувати введення в курс справ бази для іноземного персоналу.
Адміністрування та IT (10%)
- Бути координатором усіх ключових адміністративних задач.
- Контролювати та забезпечувати виконання рутинних задач (офісне приладдя, побутові речі для пансіону/хостела, оплата телефонів, оренда та орендні угоди).
- Координувати щоденну діяльність команди ланцюгів поставок (Supply Chain) та забезпечувати відповідну координацію водіїв та переміщень.
- Забезпечувати належне зберігання та архівування всіх відповідних логістичних та адміністративних документів.
- Забезпечувати відповідне керівництво та підтримку відділу ІТ та виконання всіх запитів до ІТ відділу в усіх приміщеннях DRC.
- Забезпечувати добрий стан робочих та житлових приміщень.
- Наглядати за функціональністю офісу, забезпечуючи належне та своєчасне обслуговування.
- Створити та підтримувати надійну систему зберігання документації, у тому числі архівування ключових документів.
- Своєчасно опрацьовувати всі необхідні угоди, дозволи та ліцензії, необхідні для діяльності DRC на базі.
- Забезпечувати щомісячну розсилку списків співробітників базового офісу керівнику бази та керівнику групи роботи з персоналом та адміністрування.
- Кожного місяця вести список тимчасових працівників бази.
- Наглядати та надавати технічну підтримку командам бази по роботі з персоналом та адмініструванню.
- Забезпечувати дотриманість усіх процедур DRC та донорів та постійне використання економічно ефективних процесів.
- Забезпечувати своєчасне заповнення та подання необхідних адміністративних звітів згідно з графіками звітності по роботі з персоналом.
- Брати участь у щомісячних та спеціальних засіданнях, таких як наради груп, регіональні/базові наради з питань бюджету, зустрічі з нагоди запуску проєкту, щоквартальні та підсумкові зустрічі бази тощо.
- Забезпечувати ефективне використання всіх адміністративних бюджетів до завершення гранту. Відстежувати недовитрати/перевитрати.
Підтримка відділу логістики та публічних закупівель (30%)
- Керувати командою логістики та публічних закупівель (закупівлі, складські та інвентарні запаси, автопарк та активи), у тому числі планування кадрів, продуктивність, благополуччя та розвиток.
- Наглядати за такими процесами, як запити ціни, оцінка пропозицій, управління контрактами, управління активами, координація закупівель, управління автопарком, інвентаризація та управління складом.
- Керувати програмними групами та надавати їм підтримку у створенні Планів закупівель (прогноз витрат) та забезпечувати їх виконання.
- Брати повноцінну участь в управлінні діяльності логістики та публічних закупівель на рівні базового офісу та забезпечувати дотримання дедлайнів графіку закупівель.
- За підтримки менеджера бази забезпечувати розуміння, впровадження та дотримання розподілу обов'язків персоналу відділу логістики та публічних закупівель.
- Забезпечувати дотримання процедури закупівель, а також своєчасні та ефективні ініціацію закупівель та їх здійснення.
- Забезпечувати дотримання регіональної політики закупівель DRC.
- Забезпечувати регулярну розробку, впровадження та оновлення планів закупівель.
- Консультувати координатора/ку автопарку та приймати рішення щодо переміщень та/або їх скасування.
- Тісно співпрацювати з менеджером національного відділу логістики та публічних закупівель.
- для забезпечення того, щоб усі підвідділи (закупівель, автопарк, активи, IT) мали свої цілі та досягали їх згідно з процедурами Посібника з операційної діяльності (Operation Handbook).
- Допомагати у розробці та плануванні рішень щодо зберігання речей на локаціях/в полях, у тому числі на складах та у хостелах/пансіонах.
- Управляти складами, у тому числі звітністю та механізмом оповіщення програмного персоналу.
- Наглядати за відстеженням та обліком усіх активів та інвентарю DRC відповідно до політики та керівних принципів DRC
- Вести список активів та управляти ним.
Комплаєнс (5%)
- Моніторити функції відділів фінансів, роботи з персоналом, адміністрування та відділу логістики та публічних закупівель з точки зору дотримання вимог законодавства, пропонуючи коригувальні дії у разі необхідності.
- Допомагати координатору з ризиків та комплаєнсу періодично проводити огляд/аудит комплаєнсу на локаціях/в полях.
- Забезпечувати відповідний комплаєнс щодо внутрішньої діяльності ДРБ, а також до донорських вимог стосовно відділів фінансів, роботи з персоналом, відділом логістики та публічних закупівель, адміністрування та інформаційного й комунікаційного відділів.
- Координувати діяльність із Регіональним менеджером з адміністративної та програмної діяльності, дотримуватися внутрішніх вимог щодо звітності та інших координаційних механізмів
- На регулярній основі допомагати координатору з ризиків та комплаєнсу проводити аудит/огляд офісів у полях/на локаціях.
- Спостерігати за процесом регіонального аудиту та допомагати цьому процесу.
Робота в системі DRC Dynamics
- Активно користуватись DRC Dynamics (система планування ресурсів підприємства) – контролювати модуль HR та ставити завдання відповідно до визначених у DYN ролей та обов’язків.
- Надавати підтримку базовим користувачам HR модулю в офісах бази для забезпечення успішного каскадування та впровадження DRC Dynamics.
- Відповідати за щомісячне виконання основних регіональних даних DYN та виконувати адміністративні задачі у DRC Dynamics (у тому числі зміни в робочих процесах, працевлаштуванні та виплатах співробітникам).
- В разі необхідності шукати технічної підтримки та рекомендацій від регіональних груп по роботі з персоналом та адміністрування
Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете принаймні 5 років відповідного професійного досвіду на подібному рівні, принаймні 3 роки на керівній посаді.
Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:
- Вища освіта у сфері фінансів, управління персоналом або бізнесу є обов’язковою вимогою.
- Досвід в управлінні операційною діяльністю, у тому числі у сфері фінансів, ланцюгів поставок, управління персоналом та адміністрування, інформаційних технологій, а також командами з управління фінансами та персоналом.
- Добра обізнаність у процедурах закупівель у міжнародних неурядових організаціях.
- Професійне володіння англійською та українською мовами
Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:
- Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
- Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
- Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
- Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
- Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.
Ми пропонуємо:
- Контракт: Безстроковий після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
- Рівень: G–управлінський
- Місце виконання обов'язків: м. Слов'янськ
- Дата початку: якомога швидше
Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.
Процес подачі заявки:
Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).
Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.
Кінцевий термін подачі заявок: 17 жовтня 2024
ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до кінцевої дати, якщо кандидата буде визначено. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які відповідають досвіду
Тетяна
Danish Refugee Council / Данська Рада у справах біженців в Україні Проверенная
The Danish Refugee Council (DRC) - провідна міжнародна гуманітарна організація.
больше 500 сотрудников
с 2014 года на рынке
- Офис в центре
- Медицинское страхование
- Дополнительные выходные
- Профессиональное и корпоративное обучение