Керівник (-ця) групи з адміністративно-господарської діяльності/ Support Services Team Leader

Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 800 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Керівника (-цю) групи з адміністративно-господарської діяльності для роботи в нашому офісі у місті Слов' янськ.

Загальна мета ролі:

Керівник (-ця) групи з адміністративно-господарської діяльності відповідатиме за забезпечення повного дотримання рекомендацій з операційної діяльності ДРБ, а також нагляд та керування роботою відділів фінансової діяльності, управління ланцюгами поставок, адміністративним, інформаційно-технологічним (ІТ) та відділом по роботі з персоналом

Вашими основними обов'язками будуть:

Фінанси (30%)

• Забезпечувати наявність ретельного та ефективного контролю бюджету, а також підзвітність та узгодженість із вимогами донорів в усій фінансовій документації. 
• Діяти як вторинний розпорядник бюджету в усіх напрямках адміністративно-господарської діяльності.
• Відповідати за моніторинг бюджету та прогноз витрат в адміністративно-господарській діяльності.
• Разом із менеджерами моніторити бюджети всіх грантів.
• Працювати з фінансовим відділом і забезпечувати чітке розуміння всіма програмними групами вимог комплаєнсу.
• Відповідати за підтримку головного регіонального бюджету та забезпечувати, щоб залучення ресурсів було реалістичним та відповідало потребам адміністративно-господарського функціонування, використовуючи операційний бюджет для підготовки пропозицій донорам.
• Забезпечувати ведення та регулярне оновлення картування розподілу коштів для операційного бюджету. 
• У співробітництві з Національним офісом відповідати за навчання та надання підтримки програмному персоналу у розумінні фінансових зобов’язань та мінімальних вимог.
• За підтримки менеджера бази / менеджера з адміністративно-господарської діяльності щомісяця моніторити бюджети всіх грантів.
• Забезпечувати нагляд та підтримку всіх BFU (використання бюджетних коштів) бази для виявлення всіх проблем у бюджетних статтях.
• Регулярно моніторити BFU проєктів та повідомляти менеджеру бази про будь-які виявлені проблеми.

Робота з персоналом (25%)

• Допомагати менеджеру бази у розробці, створенні, підтримці, архівуванні та аудиті системи управління персоналом та адміністративної системи.
• Забезпечувати, щоб особисті справи персоналу були повними та оновленими, з дотриманням найвищого рівня конфіденційності.
• Моніторити та забезпечувати успішне управління ефективністю роботи персоналу в DRC Dynamics.
• Очолювати всі процеси набору національного персоналу бази та забезпечувати дотримання усіх процедур набору персоналу DRC.
• Планувати, проводити та в подальшому наглядати за введенням у курс справи/адаптацією нового персоналу – включно з необхідними функціями та операціями в системі Dynamics під час введення на посаду та її залишення.
• Забезпечувати політику та процедури роботи з персоналом DRC, включно з частими тренінгами для персоналу щодо політики співробітництва та висвітленням ключових питань і напрямків.
• Оновлювати страхові списки персоналу та регулярно звітувати страховій компанії щодо нещасних випадків.
• Керувати процесом звільнення та контролювати оформлення співробітників, що звільняються, у координації з іншими адміністративно-господарчими та програмними відділами.
• Контролювати плани відпусток та відгулів у системі Dynamics.
• Забезпечувати, щоб звіти відділу роботи з персоналом заповнювались та надсилалися вчасно, згідно з розкладом звітності відділу роботи з персоналом.
• Під керівництвом менеджера бази та у співробітництві з регіональними групами роботи з персоналом та адміністративної діяльності вивчати нове державне законодавство та розробляти рекомендації щодо оновлення політики DRC для її узгодження з законодавством України.
• Забезпечувати, щоб у всього персоналу у разі підписання нових контрактів та зміни посад були оновлені посадові інструкції.
• Надавати професійні рекомендації та підтримку персоналу, а також відстоювати інтереси персоналу, щоб забезпечити реалізацію їхніх прав як працівників.
• Перед остаточним затвердженням перевіряти адміністративну та кадрову документацію.
• Готувати та організовувати введення в курс справ бази для іноземного персоналу.

Адміністрування та IT (10%)

• Бути координатором усіх ключових адміністративних задач.
• Контролювати та забезпечувати виконання рутинних задач (офісне приладдя, побутові речі для пансіону/хостела, оплата телефонів, оренда та орендні угоди).
• Координувати щоденну діяльність команди ланцюгів поставок (Supply Chain) та забезпечувати відповідну координацію водіїв та переміщень.
• Забезпечувати належне зберігання та архівування всіх відповідних логістичних та адміністративних документів.
• Забезпечувати відповідне керівництво та підтримку відділу ІТ та виконання всіх запитів до ІТ відділу в усіх приміщеннях DRC.
• Забезпечувати добрий стан робочих та житлових приміщень.
• Наглядати за функціональністю офісу, забезпечуючи належне та своєчасне обслуговування.
• Створити та підтримувати надійну систему зберігання документації, у тому числі архівування ключових документів.
• Своєчасно опрацьовувати всі необхідні угоди, дозволи та ліцензії, необхідні для діяльності DRC на базі.
• Забезпечувати щомісячну розсилку списків співробітників базового офісу керівнику бази та керівнику групи роботи з персоналом та адміністрування.
• Кожного місяця вести список тимчасових працівників бази.
• Наглядати та надавати технічну підтримку командам бази по роботі з персоналом та адмініструванню.
• Забезпечувати дотриманість усіх процедур DRC та донорів та постійне використання економічно ефективних процесів.
• Забезпечувати своєчасне заповнення та подання необхідних адміністративних звітів згідно з графіками звітності по роботі з персоналом.
• Брати участь у щомісячних та спеціальних засіданнях, таких як наради груп, регіональні/базові наради з питань бюджету, зустрічі з нагоди запуску проєкту, щоквартальні та підсумкові зустрічі бази тощо.
• Забезпечувати ефективне використання всіх адміністративних бюджетів до завершення гранту. Відстежувати недовитрати/перевитрати.

Підтримка відділу логістики та публічних закупівель (30%)

• Керувати командою логістики та публічних закупівель (закупівлі, складські та інвентарні запаси, автопарк та активи), у тому числі планування кадрів, продуктивність, благополуччя та розвиток.
• Наглядати за такими процесами, як запити ціни, оцінка пропозицій, управління контрактами, управління активами, координація закупівель, управління автопарком, інвентаризація та управління складом. 
• Керувати програмними групами та надавати їм підтримку у створенні Планів закупівель (прогноз витрат) та забезпечувати їх виконання.
• Брати повноцінну участь в управлінні діяльності логістики та публічних закупівель на рівні базового офісу та забезпечувати дотримання дедлайнів графіку закупівель.
• За підтримки менеджера бази забезпечувати розуміння, впровадження та дотримання розподілу обов'язків персоналу відділу логістики та публічних закупівель.
• Забезпечувати дотримання процедури закупівель, а також своєчасні та ефективні ініціацію закупівель та їх здійснення.
• Забезпечувати дотримання регіональної політики закупівель DRC.
• Забезпечувати регулярну розробку, впровадження та оновлення планів закупівель.
• Консультувати координатора/ку автопарку та приймати рішення щодо переміщень та/або їх скасування.
• Тісно співпрацювати з менеджером національного відділу логістики та публічних закупівель.
•  для забезпечення того, щоб усі підвідділи (закупівель, автопарк, активи, IT) мали свої цілі та досягали їх згідно з процедурами Посібника з операційної діяльності (Operation Handbook).
• Допомагати у розробці та плануванні рішень щодо зберігання речей на локаціях/в полях, у тому числі на складах та у хостелах/пансіонах.
• Управляти складами, у тому числі звітністю та механізмом оповіщення програмного персоналу.
• Наглядати за відстеженням та обліком усіх активів та інвентарю DRC відповідно до політики та керівних принципів DRC
• Вести список активів та управляти ним.

Комплаєнс (5%)

• Моніторити функції відділів фінансів, роботи з персоналом, адміністрування та відділу логістики та публічних закупівель з точки зору дотримання вимог законодавства, пропонуючи коригувальні дії у разі необхідності.
• Допомагати координатору з ризиків та комплаєнсу періодично проводити огляд/аудит комплаєнсу на локаціях/в полях.
• Забезпечувати відповідний комплаєнс щодо внутрішньої діяльності ДРБ, а також до донорських вимог стосовно відділів фінансів, роботи з персоналом, відділом логістики та публічних закупівель, адміністрування та інформаційного й комунікаційного відділів.
• Координувати діяльність із Регіональним менеджером з адміністративної та програмної діяльності, дотримуватися внутрішніх вимог щодо звітності та інших координаційних механізмів
• На регулярній основі допомагати координатору з ризиків та комплаєнсу проводити аудит/огляд офісів у полях/на локаціях.
• Спостерігати за процесом регіонального аудиту та допомагати цьому процесу.

Робота в системі DRC Dynamics

• Активно користуватись DRC Dynamics (система планування ресурсів підприємства) – контролювати модуль HR та ставити завдання відповідно до визначених у DYN ролей та обов’язків.
• Надавати підтримку базовим користувачам HR модулю в офісах бази для забезпечення успішного каскадування та впровадження DRC Dynamics.
• Відповідати за щомісячне виконання основних регіональних даних DYN та виконувати адміністративні задачі у DRC Dynamics (у тому числі зміни в робочих процесах, працевлаштуванні та виплатах співробітникам).

• В разі необхідності шукати технічної підтримки та рекомендацій від регіональних груп по роботі з персоналом та адміністрування

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете принаймні 5 років відповідного професійного досвіду на подібному рівні, принаймні 3 роки на керівній посаді.

Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

• Вища освіта у сфері фінансів, управління персоналом або бізнесу є обов’язковою вимогою.
• Досвід в управлінні операційною діяльністю, у тому числі у сфері фінансів, ланцюгів поставок, управління персоналом та адміністрування, інформаційних технологій, а також командами з управління фінансами та персоналом. 
• Добра обізнаність у процедурах закупівель у міжнародних неурядових організаціях.
• Професійне володіння англійською та українською мовами

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

• Контракт: Безстроковий після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
• Рівень: G–управлінський 
• Місце виконання обов'язків: м. Слов'янськ
• Дата початку: якомога швидше

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Кінцевий термін подачі заявок: 17 жовтня 2024

ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до кінцевої дати, якщо кандидата буде визначено. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які відповідають досвіду