Молодший фахівець з адміністративних питань/Administration Assistant

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення. 

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. 

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця з адміністративних питань в місті Харкові. 

Про роботу: 

Під керівництвом Керівника групи по роботі з персоналом та адміністративних питань, Молодший фахівець з адміністративних питань забезпечуватиме ефективну та дієву підтримку з усіх адміністративних питань команді ДРБ у м. Харків.. 

Вашими основними обов’язками будуть:  

• Організація логістики поїздок співробітників, включаючи бронювання квитків та проживання.  

• Керування процесом підготовки документів для отримання посвідок на проживання та резидентства для іноземних представників.  

• Допомога в пошуку квартир і гостьових будинків, оформлення документів і договорів.  

• Адміністрування гостьових номерів: заселення, виселення, прибирання, оновлення даних в трекері.  

•  Збір та консолідація заявок на канцтовари, копії ключів, посвідчення особи, картки-посвідчення, сім-карти тощо.  

•  Комунікація з постачальниками, збір рахунків та інших супутніх документів від постачальників.  

•  Некваліфікований усний та письмовий переклад за потреби - українська/англійська в адміністративному відділі  

•  Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, включаючи електронну пошту, телефонні дзвінки та листування. Складання, перевірка та редагування документів, звітів та інших письмових матеріалів.  

•  Ведення та оновлення баз даних, трекерів та списків контактів, а також систем документації.  

•  Допомагати з основними фінансовими завданнями, такими як обробка рахунків-фактур, звітів про витрати та бюджетування. Співпраця з фінансовим відділом для забезпечення точного ведення обліку.  

•  Допомагати іншим відділам у реалізації проектів та надавати адміністративну підтримку.  

•  Робота з конфіденційною інформацією та забезпечення її конфіденційності. Забезпечення дотримання внутрішніх політик та процедур організації.  

•  Співпрацювати з іншими членами команди та відділами для забезпечення ефективної комунікації та координації.  

•  Інші відповідні адміністративні обов'язки на вимогу керівника. 

Про Вас 

Для успішного виконання цієї ролі ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 1 рік відповідного досвіду роботи на аналогічній посаді або в аналогічній сфері. Крім того, ми також очікуємо на наступне:    

• Вища освіта  

• Досвід роботи в неприбуткових гуманітарних організаціях буде перевагою.  

• Знання англійської мови на рівні не нижче  Intermediate. 

• Комп’ютерна грамотність: впевнений користувач in MS Word, Excel, PowerPoint and Outlook. 

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів. 

• Співпраця: Залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку. 

• Вміння взяти на себе ініціативу: Взяття на себе відповідальності та ініціативи з одночасним прагненням до інновацій. 

• Спілкування: Слухати і говорити ефективно і чесно. 

• Демонструвати доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, зловживань та домагань. 

Ми пропонуємо: 

• Тривалість контракту: Річний контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну. 

• Місце роботи: Харків, робота в офісі. 

• Дата початку: жовтень 2024 року. 

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців. 

Процес подачі резюме: 

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. 

Резюме, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін подання заявок: 20 вересня 2024 року